Неподтвержденный подотчет представляет собой ситуацию, при которой у сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие расходование выданных под отчет денежных средств.
В случае утери подтверждающих документов списание неподтвержденных сумм на расходы организации невозможно. Однако существуют законные способы решения данной проблемы. Можно попытаться восстановить копии документов, прямо или косвенно подтверждающих произведенные затраты. Другим вариантом является удержание суммы подотчета из заработной платы сотрудника на основании приказа, изданного в течение месячного срока после истечения установленного срока возврата средств. Также возможно оформление материальной помощи или денежного подарка в пределах 4 000 рублей в год на одного сотрудника, что не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Важно отметить, что, если с момента, когда сотрудник должен был отчитаться по подотчётным суммам, прошло более трёх лет (срок исковой давности), организация обязана исчислить НДФЛ и страховые взносы с невозвращённой суммы.
