Расчет 6-НДФЛ: о чем нужно помнить, заполняя строки 140 и 160

"Практическая бухгалтерия", 2024, N 10

РАСЧЕТ 6-НДФЛ: О ЧЕМ НУЖНО ПОМНИТЬ,

ЗАПОЛНЯЯ СТРОКИ 140 И 160

Правилами заполнения отчета 6-НДФЛ не установлено, что строки 140 и 160 должны быть строго равны. Поэтому важно знать о тех ситуациях, когда удержанный и исчисленный НДФЛ могут не совпадать.

Строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ - важные, они показывают, сколько работодатель исчислил налога с работников и сколько НДФЛ удержал. В общем случае исчисленный и удержанный налог должны быть равны. Но есть ряд ситуаций, когда это правило не работает.

Строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ в 2024 году

Строка 140 - это сумма исчисленного НДФЛ, а строка 160 - сумма удержанного НДФЛ. Эти два показателя находятся в разделе 2 расчета 6-НДФЛ. В строке 140 "Сумма налога исчисленная" отражают обобщенную по всем работникам сумму исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ исчисленный рассчитывают по формуле:

(доход работника - налоговые вычеты) x ставка НДФЛ.

В строке 160 "Сумма налога удержанная" указывают обобщенные по всем работникам данные по удержанному НДФЛ по определенной ставке нарастающим итогом с начала календарного года.

Так, в отчете за девять месяцев 2024 года суммы НДФЛ исчисленного и удержанного должны быть за период с 1 января по 30 сентября 2024 года. Далее в зависимости от периода удержания у строки 160 есть "подстроки" 161 - 166 по каждому месяцу отчетного периода. Для текущего отчетного периода это июль, август, сентябрь.

Когда строки 140 и 160 должны совпадать в отчете 6-НДФЛ

Строки 140 и 160 за соответствующий отчетный период должны совпадать, если речь идет о выплаченной зарплате, поскольку исчислить и удержать НДФЛ с зарплаты нужно в день выплаты (ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, если заработная плата выплачена в сентябре, то НДФЛ будет исчислен и удержан в сентябре. Отражать эти суммы нужно в строках 140 и 160 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев 2024 года. В обеих строках суммы будут совпадать.

Ситуации, когда строки 160 и 140 не совпадают

Строки 140 и 160 будут разными, если даты расчета налога и его удержания разные.

Например, если сотруднику произвели излишнюю выплату, с которой удержали НДФЛ, но до сдачи отчета скорректировали доход. В таком случае сумма исчисленного налога будет меньше суммы удержанного налога. Кроме того, в таком случае излишне удержанная сумма НДФЛ будет отражена по строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Другая причина несовпадения строк 140 и 160 - работнику выдана зарплата в натуральной форме. В таком случае исчисленный НДФЛ должен быть учтен в поле 140 в периоде выдачи зарплаты, а удержанный налог - в поле 160 в периоде, когда выплачен доход в денежной форме (ближайшая выплата).

Также расхождения по строкам 140 и 160 возможны, если командировочные выплачены сверх лимита и нет документов, подтверждающих расход.

Напомним, по возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и окончательно рассчитаться по полученному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны прилагаться:

- документы о фактических расходах на проезд (в том числе страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой;

- документы о найме жилого помещения.

Если проездных документов нет, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения. Если же нет и этих бумаг, работник может представить служебную записку и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей сотрудника стороны о сроке его прибытия к месту командирования (и убытия).

При отсутствии подтверждающих документов на сумму командировочных расходов нужно начислить страховые взносы и НДФЛ. Обратите внимание, в Налоговом кодексе есть норма, позволяющая не начислять налог на часть не подтвержденных документально расходов по найму жилья в командировке. Суммы документально не подтвержденной оплаты жилья освобождаются от налогообложения в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день заграничной командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). На остальные расходы НДФЛ должен быть исчислен в последний день месяца утверждения авансового отчета.

Материал подготовлен

экспертами бератора

"Практическая энциклопедия бухгалтера"

Подписано в печать

11.10.2024