При заполнении формы 6-НДФЛ необходимо соблюдать ряд правил.
Все показатели вносятся слева направо, начиная с первой ячейки. Суммовые показатели отражаются в рублях с копейками, за исключением НДФЛ, который указывается в рублях без копеек, при этом 50 копеек и более округляются до полного рубля. Текст заполняется заглавными буквами. При отсутствии какого-либо показателя в строке указывается «0», а в остальных пустых ячейках ставятся прочерки. Отрицательные значения в расчете не допускаются. На титульном листе указывается код отчетного периода «21» для первого квартала и год. Если отчет подается за обособленные подразделения, то по каждому коду ОКТМО заполняется отдельная форма.
На титульном листе в шапке указываются ИНН и КПП, при этом индивидуальные предприниматели поле КПП не заполняют. В поле «Номер корректировки» проставляется «0» при первичной сдаче отчета или «1», «2» и так далее при повторной подаче. В поле «Отчетный период» указывается код: «21» для первого квартала, «31» для полугодия, «33» за 9 месяцев и «34» для годового отчета. В поле «Представляется в налоговый орган» вносится код инспекции, куда сдается отчет. В поле «По месту нахождения (учета)» проставляется код из соответствующего приказа, например, «120» для ИП, «214» для организации или «220» для обособленного подразделения.
В разделе 1 «Сведения об обязательствах налогового агента» строка 010 предусматривает, что при наличии НДФЛ с разными КБК по каждому из них заполняется отдельный блок. Строка 020 отражает общую сумму удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Строки 021–026 детализируют эту сумму за отчетный квартал, и, начиная с 2024 года, когда НДФЛ удерживается дважды в месяц, таких строк будет шесть. Строка 030 предназначена для общей суммы возвращенного НДФЛ, а строки 031–036 детализируют эти возвраты по кварталам.
В разделе 2 «Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц» строка 110 указывает общее количество физических лиц, получивших доходы. Строка 111 уточняет, сколько из них являются иностранными высококвалифицированными специалистами. Строка 120 содержит общую сумму начисленных доходов, а строка 121 — доходы иностранных высококвалифицированных специалистов. Строка 130 отражает общую сумму вычетов и иных расходов, уменьшающих налоговую базу. Строка 140 показывает общую сумму исчисленного подоходного налога, а строка 141 — налог с доходов иностранных высококвалифицированных специалистов. Строка 150 предназначена для авансов, уменьшающих сумму налога с доходов иностранцев, работающих по патенту. Важно отметить, если в отчетном периоде не было выплат физическим лицам, нулевой расчет по форме 6-НДФЛ не подаётся.
