Оформление выписки из трудового договора

Как оформить выписку из трудового договора?

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, при этом заверив их надлежащим образом (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Перечень документов, которые связаны с работой и подлежат выдаче работнику по его заявлению, не является исчерпывающим, в связи с чем работодатель не вправе отказать работнику в выдаче ему выписки из трудового договора, если от работника поступит соответствующее заявление.

Некоторые случаи предоставления выписок из трудовых договоров установлены нормативно (например, п. 4 Порядка выдачи свидетельств на право ведения работ в области использования атомной энергии, утв. Приказом Госкорпорации "Росатом" от 30.03.2016 N 1/5-НПА). В иных случаях документы подобного типа, как правило, могут предоставляться для предъявления в различные государственные органы и иные организации, а также контрагентам, например, для подтверждения полномочий руководителя. При этом выписка из трудового договора может служить цели установления подлинности персональных сведений о работнике, опыте выполнения той или иной работы и т.п.

Если говорить об оформлении выписок из трудового договора, то это, как правило, относится к тем случаям, когда трудовой договор оформлен в бумажном виде, а не в электронной форме. Далее рассматриваем именно этот случай.

В части порядка выдачи копий документов, связанных с работой, см., например, вопрос "Каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой?".

При оформлении и выдаче работнику выписки из трудового договора на бумажном носителе, по нашему мнению, следует руководствоваться положениями п. 27 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденного Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, согласно которому выписка из документа представляет собой копию части документа, заверенную в установленном порядке.

Таким образом, выписка из трудового договора является кратким отражением необходимого раздела трудового договора или его части. При этом выписка из трудового договора может быть использована и в качестве замены копии трудового договора, которая выполняется в соответствии с п. 86 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2025: заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.

Верность копии документа на бумажном носителе свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Отметка о заверении копии - реквизит копии документа, используемый для придания ей правового статуса копии (п. 85 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии на бумажном носителе проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации (при наличии).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

По нашему мнению, при оформлении выписок из трудового договора выполняются следующие действия: копируется необходимая часть текста документа, поскольку именно в этом состоит цель создания выписки, полностью повторяются все реквизиты заголовочной части основного документа. Сам документ необходимо назвать "выписка из трудового договора".

Выписка из трудового договора должна содержать: наименование работодателя (например, организации); Ф.И.О. (отчество - при наличии) работника и его персональные данные; дату составления выписки. Также в выписку включаются пункты трудового договора, которые требуется представить работнику. Выписка на бумажном носителе должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии).

Таким образом, выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя.

Подготовлено на основе материала

Р.А. Исмаилова

Министерство труда и

социальной защиты

Российской Федерации

См. также: В каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки?