Какие правила делопроизводства применяются при оформлении трудового договора

Какие правила делопроизводства применяются при оформлении трудового договора

Оглавление:

1. Какие требования к оформлению нужно учитывать при подготовке проекта трудового договора

2. Какие нужно учитывать требования, касающиеся оформления подписей сторон в трудовом договоре

3. Что нужно учитывать при проставлении печати на трудовом договоре

4. Нужно ли сшивать трудовой договор

5. Какие возможны риски в случае нарушения правил делопроизводства при оформлении трудового договора

1. Какие требования к оформлению нужно учитывать при подготовке проекта трудового договора

Трудовой договор нужно составить в письменной форме. При этом по общему правилу вам потребуется сделать два экземпляра трудового договора, поскольку после того, как стороны подпишут каждый из них, один экземпляр должен быть передан работнику, а другой хранится у вас. Большее количество экземпляров может понадобиться в исключительных случаях (ч. 1, 3 ст. 67 ТК РФ).

В некоторых случаях необходимо учитывать особые нормативно установленные требования по оформлению трудового договора. В частности, трудовой договор составляется на основе специальной типовой формы, если работодатель - микропредприятие или некоммерческая организация, отвечающая условиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ, и принял решение полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, и включить в трудовой договор все условия, которые эти акты должны регламентировать (ч. 1, 2 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

Вы можете предусмотреть дополнительные требования к оформлению трудового договора, в частности, в локальном нормативном акте. Например, это могут быть общие требования к созданию документа, касающиеся в том числе размера шрифта, межстрочного интервала, используемых при подготовке проекта трудового договора, а также правила расположения реквизитов документа. При разработке таких требований можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению. Он применяется на добровольной основе и распространяется в том числе на договоры (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 1.5 Методических рекомендаций по его применению).

Также отметим, что если вы применяете электронный документооборот, то при соблюдении всех необходимых условий трудовой договор можно оформить в особом порядке - через информационную систему (ч. 1 - 4, 6 ст. 22.1, ст. ст. 22.2, 22.3 ТК РФ).

		См. также: Как заключить трудовой договор при приеме на работу Какие обязательные условия должны быть включены в трудовой договор

1.1. Существуют ли требования к размеру и типу шрифта, которым печатается трудовой договор

Нет, трудовым законодательством не предусмотрены требования к размеру и типу шрифта, которым печатается трудовой договор. Вы можете определить такие требования сами, в частности, в локальном нормативном акте - тогда вы обязаны будете их выполнять (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Устанавливая такие требования, можете ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, применяемый на добровольной основе, и Методические рекомендации по его применению. Так, в них предусмотрено, что для создания документов используются свободно распространяемые бесплатные шрифты по выбору организации. Рекомендуется использовать для оформления документов размеры шрифтов N N 12, 13, 14. Шрифты меньших размеров можно использовать при составлении таблиц (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, п. п. 1, 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. п. 1.5, 3.3 Методических рекомендаций по его применению).

Так, можете предусмотреть, что непосредственно текст трудового договора нужно печатать, используя, например, размер шрифта N 12. А при добавлении таблицы (в частности, при оформлении в приложении к трудовому договору листа ознакомления работника с локальными нормативными актами) используется, к примеру, размер шрифта N 10.

1.2. Можно ли выносить реквизиты трудового договора на отдельную страницу

Да, как правило, можно, но бывают исключения. Рассмотрим это подробнее.

Трудовым законодательством, а также ГОСТ Р 7.0.97-2016, который применяется на добровольной основе, этот вопрос не урегулирован, в том числе нет положений, прямо запрещающих выносить реквизиты трудового договора на отдельную страницу. Поэтому выносить их таким способом допускается, и это, как правило, не влечет каких-либо рисков для работодателя. Но могут быть исключения.

Так, если вы относитесь к тем работодателям, для кого установлены особые требования по оформлению трудового договора (об этом рассказывали выше), убедитесь, что перенос его реквизитов на отдельную страницу не нарушит эти требования. В частности, полагаем, рискованно выносить такие реквизиты, как, например, наименование вида документа, его дату и место составления, если вы обязаны использовать специальную типовую форму трудового договора. А именно, если у вас микропредприятие или некоммерческая организация, отвечающая условиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ, и вы приняли решение полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Перечисленные реквизиты предусмотрены в упомянутой типовой форме не на отдельной странице, а непосредственно над основным текстом трудового договора. Поэтому перенос их на отдельную страницу может быть расценен контролирующими органами как нарушение ст. 309.2 ТК РФ. В этом случае у вас возможны риски.

Кроме того, специальные требования по оформлению реквизитов трудового договора могут быть установлены у вас, в частности, в локальном нормативном акте. Например, в нем может быть предусмотрено, что такие реквизиты трудового договора, как, в частности, наименование вида документа, его дата, регистрационный номер и место составления располагаются на первой странице трудового договора непосредственно над основным текстом договора. В этом случае руководствуйтесь установленными у вас правилами оформления (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Если же вы не относитесь к тем, кто должен соблюдать особые требования по оформлению реквизитов трудового договора, и вынесли их на отдельную страницу, рекомендуем вам прошить все листы трудового договора, в частности, во избежание утери листов, включая страницы с реквизитами договора.

1.3. Можно ли распечатывать трудовые договоры по две страницы на листе

Да, как правило, можно. Нормативно не предусмотрено запретов или ограничений для этого. Но они могут быть установлены у вас, в частности, в локальном нормативном акте, например в положении по кадровому делопроизводству. Тогда руководствуйтесь им (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Если же таких запретов или ограничений у вас нет, то при распечатывании трудовых договоров таким способом (по две страницы на листе) можете ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, применяемый на добровольной основе, и Методические рекомендации по его применению. В них прямо предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа, а также сказано, что при двустороннем создании (печатании) документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, п. п. 1, 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. п. 1.5, 3.2 Методических рекомендаций по его применению). Полагаем, при таком оформлении полей на обеих страницах вам будет удобнее читать текст трудового договора, в том числе если вы сошьете его листы.

2. Какие нужно учитывать требования, касающиеся оформления подписей сторон в трудовом договоре

Каждый экземпляр трудового договора должен быть подписан сторонами. Напомним, что таких экземпляров должно быть, как правило, два - один для вас, а второй для работника (больше экземпляров может понадобиться в исключительных случаях). Кроме того, работник должен поставить на вашем экземпляре трудового договора подпись в подтверждение того, что он получил свой экземпляр договора (ч. 1, 3 ст. 67 ТК РФ). Поэтому на практике на экземпляре работодателя могут предусматривать специальную строку для такой подписи работника.

Подписи должны быть, как правило, собственноручными, в частности нельзя использовать факсимильную подпись, законом это не предусмотрено. Если же вы заключаете электронный трудовой договор, в том числе с дистанционным работником, то учтите особенности подписания (ч. 1, 2, 4, 6, 7 ст. 22.3, ч. 1 ст. 67, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 15.03.2023 N 14-6/ООГ-1863).

При подписании трудового договора руководителем организации или иным должностным лицом, которое от имени работодателя уполномочено на это, можно руководствоваться п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, применяемым на добровольной основе. Так, согласно его положениям, в частности, подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) (ч. 4, 6 ст. 20, ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ, ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, п. 1.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Вы можете предусмотреть дополнительные правила, касающиеся оформления подписей сторон в трудовом договоре, в частности в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ), например порядок оформления подписи от имени работодателя в трудовом договоре лицом, временно исполняющим обязанности руководителя. При этом можете ориентироваться также на п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

На практике нередко возникают вопросы по оформлению подписей в трудовом договоре, например, есть ли требования к цвету используемых при его подписании чернил, нужно ли подписывать каждую страницу договора. Рассмотрим это подробно далее.

		См. также: Как подписать трудовой договор

2.1. Есть ли требования к цвету чернил, используемых при подписании трудового договора

Нет, такие требования нормативно не предусмотрены. На практике применяют чернила черного, синего или фиолетового цвета. Такие же рекомендуется использовать, например, при оформлении трудовой книжки (п. 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). При выборе чернил обычно учитывают их устойчивость, чтобы они были надежными с точки зрения хранения информации, в частности не выгорали, не смазывались, то есть были световодостойкими.

Вы можете установить специальные требования к чернилам, используемым для подписания кадровых документов, в том числе трудового договора, в частности, в локальном нормативном акте. При этом помимо рекомендуемого цвета чернил можете установить требования к их виду (паста, гель, краска). Тогда руководствуйтесь установленными у вас требованиями (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

2.2. Нужно ли подписывать каждую страницу трудового договора

Законом такое требование не предусмотрено. Но на практике нередко при подписании трудового договора проставляют подпись на каждой его странице. Это может пригодиться, чтобы в случае спора подтвердить, в частности, что не было подмены страниц трудового договора, а при его заключении работник был ознакомлен со всеми условиями договора и согласен с ними.

3. Что нужно учитывать при проставлении печати на трудовом договоре

Законом не предусмотрено обязательное проставление на трудовом договоре печати работодателя. Но на практике печать нередко проставляют на трудовом договоре, что не является нарушением трудового законодательства. Вы можете предусмотреть требование об использовании печати при оформлении трудового договора, в частности, в локальном нормативном акте - тогда руководствуйтесь им (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Если при заключении трудового договора вы используете печать организации, убедитесь, что она соответствует общим требованиям, которые установлены к таким печатям.

Также, определяя место для проставления печати в трудовом договоре, рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016, применяемым на добровольной основе. В частности, учтите, что, поскольку основное назначение печати - заверять подлинность подписи должностного лица на документах, печать проставляется, не захватывая его собственноручную подпись, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати") (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ, п. п. 1, 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. п. 1.5, 4.24 Методических рекомендаций по его применению).

		См. также: Нужна ли на трудовом договоре печать организации

3.1. Можно ли ставить в трудовом договоре печать отдела кадров

Да, как правило, можно. Законом не предусмотрены требования к виду печати, используемой при заключении трудового договора, как и необходимость ее проставления на данном документе, о чем рассказывали выше. Исключение - если особые требования установлены, в частности, в вашем локальном нормативном акте. Например, в нем может быть определено, что на трудовом договоре необходимо проставлять печать "Для документов", а не печать отдела кадров. Тогда руководствуйтесь установленными у вас правилами (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Отметим, что на практике нередко для оптимизации работы с кадровой документацией при оформлении трудовых договоров, иных кадровых документов принимают решение использовать печать отдела кадров. Например, это может быть круглая печать с указанием фирменного наименования организации и указанием посередине поля слов "отдел кадров". Если вы приняли решение проставлять печать на трудовых договорах, то рекомендуем закрепить конкретные правила ее использования, в частности, в локальном нормативном акте. Например, определить вид или виды используемых для этого печатей, порядок размещения печати на документе (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

		См. также: Какие требования установлены к печати организации

3.2. Можно ли ставить в трудовом договоре печать "Для документов"

Да, как правило, можно, поскольку нормативно это не запрещено и не является нарушением трудового законодательства. Исключение - если вашими внутренними документами, в частности, локальным нормативным актом, предусмотрена необходимость проставления другой печати на трудовом договоре, например печати отдела кадров. Тогда руководствуйтесь установленными у вас правилами (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Как мы отмечали ранее, основное назначение любой печати в том, чтобы заверять подпись уполномоченного лица на документе. Это следует, в частности, из п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существует мнение, что печать "Для документов" также может служить доказательством подлинности подписи должностных лиц на документах, так как, находясь в ведении конкретного юридического лица, в ограниченном доступе, также является средством его индивидуализации. Это общее правило, которое, полагаем, можно применять и в трудовых отношениях при оформлении трудового договора. Но во избежание сомнений в правомерности использования на трудовых договорах печати "Для документов" рекомендуем закрепить возможность ее использования, например, в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

3.3. Можно ли ставить печать филиала, или нужно ставить печать головной организации на трудовых договорах работников филиала

Вы можете ставить печать филиала на трудовых договорах, заключаемых с работниками филиала, если иное не предусмотрено вашими внутренними документами. Поясним подробнее.

Законом не установлены требования, касающиеся проставления печати на трудовых договорах, в том числе заключаемых с работниками филиала организации. Также не предусмотрена необходимость использования печати при оформлении таких договоров. На практике ведение кадрового делопроизводства в филиале организации обычно поручают кадровой службе данного филиала. При этом, если принято решение проставлять печать на трудовых договорах, заключаемых с работниками филиала, как правило, используют печать филиала. Это не является нарушением трудового законодательства. Но могут быть исключения.

Так, если, в частности, в локальном нормативном акте предусмотрена возможность проставления на трудовых договорах работников организации, включая работников филиала, только печати головной организации, использовать печать филиала для этих целей нельзя. Дело в том, что филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами и не считаются работодателями. Это обособленные структурные подразделения юридического лица, расположенные вне места его нахождения. В связи с этим в данном случае вы должны руководствоваться правилами, установленными в вашем локальном нормативном акте, и использовать печать головной организации. Это следует из п. п. 2, 3 ст. 55 ГК РФ, ч. 1 ст. 8, ч. 4 ст. 20, ч. 1, 2 ст. 22, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, абз. 3 п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2.

Дополнительно о том, что нужно учитывать при проставлении печати на трудовом договоре, рассказывали выше.

4. Нужно ли сшивать трудовой договор

Законом такое требование не предусмотрено. Но если трудовой договор многостраничный (из двух и более страниц), то на практике его прошивают, чтобы избежать, в частности, подмены или утери листов, а также возможных споров с работником.

Так, в случае судебного спора с работником суд может не рассмотреть в качестве доказательства многостраничный трудовой договор, если он не прошит, потому что велик риск подмены его листов. Например, при разрешении трудового спора суд не принял во внимание условия трудового договора в части оплаты труда, поскольку он был не прошит, не пронумерован и заверен подписью только истца на каждой странице (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 24.06.2019 по делу N 33-10782/2019).

Сшивать листы трудового договора целесообразно и в случае, если, например, в организации разработаны должностные инструкции и принято трудовой договор и должностную инструкцию оформлять единым документом. Это может помочь избежать разногласий в вопросе ознакомления работника с трудовым договором и должностной инструкцией, являющейся приложением к нему.

На практике, если принято решение сшивать листы трудового договора, их сначала нумеруют, а потом уже сшивают и на обороте последнего листа делают запись о количестве пронумерованных и сшитых листов, заверяют подписями обеих сторон договора и скрепляют печатью организации (при наличии). Вы можете закрепить конкретные случаи, когда требуется сшивать трудовой договор, и соответствующий порядок действий, в частности, в локальном нормативном акте - тогда руководствуйтесь им (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

5. Какие возможны риски в случае нарушения правил делопроизводства при оформлении трудового договора

В этом случае возможно, в частности, привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если при оформлении трудового договора не использована специальная типовая форма, в то время как работодатель относится к категории тех, для кого установлены особые требования по оформлению трудового договора (об этом рассказывали выше). Или, например, если трудовой договор не подписан работодателем в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Кроме того, работника, виновного в оформлении трудового договора с нарушением требований, установленных законом или локальным нормативным актом, с которым он был ознакомлен под подпись, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение должностных обязанностей с учетом, в частности, ст. 193 ТК РФ.