Как учесть поступившие товары/работы/услуги без подтверждающих документов.

"Главная книга", 2025, N 18

КАК УЧЕСТЬ ПОСТУПИВШИЕ ТОВАРЫ/РАБОТЫ/УСЛУГИ

БЕЗ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Бывает так, что на склад от поставщика поступили товарно-материальные ценности, а сопроводительной документации на них нет. Или работа подрядчиком выполнена, услуга исполнителем оказана без документального подтверждения. Можно ли отразить в бухгалтерском и налоговом учете фактически полученные товары/работы/услуги без первички? Как оформить их поступление/принятие? Ответы на эти вопросы упростят жизнь бухгалтеру.

Поступили товары без документов: как оформить

Поступление товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от конкретного поставщика без товаросопроводительной документации (без товарной, транспортной накладных, УПД, акта) называется неотфактурованной поставкой. В соответствии с законодательством каждая хозоперация должна быть подтверждена документом. И если первички на поставку нет, то бухгалтер не сможет вовремя принять ТМЦ к учету и отразить их в отчетности <1>. Вместе с тем запасы надо признать в бухучете при соблюдении следующих условий <2>:

- затраты на приобретение ТМЦ понесены с целью получить экономические выгоды (например, доход от дальнейшей продажи);

- сумма затрат на приобретение ТМЦ определена (например, установлена договором).

А значит, при переходе права собственности на ТМЦ в момент получения от поставщика (если договором не закреплен особый порядок перехода прав собственности) их придется признать в бухучете на эту дату даже при отсутствии сопроводительной документации <3>. Вот только на основании каких документов и по какой стоимости?

Поскольку особый порядок для учета и оформления неотфактурованных поставок ФСБУ 5/2019 не предусмотрен, руководствоваться надо общими правилами учета и оформления запасов.

Для оформления поступивших ТМЦ можно воспользоваться унифицированными формами актов N М-7, ТОРГ-4 или разработать и утвердить собственную форму <4>.

Составить и подписать акт по неотфактурованной поставке должна специально назначенная комиссия. Члены комиссии, в том числе материально ответственное лицо и представитель бухгалтерии, должны осмотреть ТМЦ, принять их по массе и количеству, проверить на сохранность и целостность. Желательно, чтобы при приемке присутствовал и представитель поставщика.

В акте нужно указать фактически поступившее количество ТМЦ и их цену, указанную в договоре с поставщиком, или цену, по которой вы уже покупали аналогичные ценности. Если есть возможность, попросите поставщика выслать вам сканы документов (по электронной почте или через мессенджеры). Это позволит составить акт и принять ТМЦ к учету по реальным ценам, а также поможет в дальнейшем избежать корректировок на счетах бухучета. Выписывается акт в трех экземплярах, из них:

- один экземпляр передается в бухгалтерию;

- второй - материально ответственному лицу (для складского учета);

- третий направляется поставщику, с запросом на получение первички.

--------------------------------

<1> ч. 1, 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

<2> п. 5 ФСБУ 5/2019.

<3> ст. 223 ГК РФ.

<4> Постановления Госкомстата от 25.12.1998 N 132, от 30.10.1997 N 71а.

Как учесть неотфактурованную поставку

Бухучет. Если сопроводительных документов на момент получения ТМЦ нет, но впоследствии они будут, то отразить хозоперацию надо первоначально в оценочном значении, которое затем при необходимости следует уточнить на дату поступления документов.

Сделать проводку бухгалтер должен на основании составленного акта по дебету счетов учета ТМЦ 10 "Материалы"/41 "Товары" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Принять к бухучету неотфактурованные ТМЦ надо:

- или по рыночной стоимости (например, по договорной цене, если она известна);

- или по учетным ценам, если они установлены в организации.

Расходы по ТМЦ, поступившим без документов, в бухучете признают в общем порядке. То есть если ТМЦ до поступления документов от поставщика направлены в производство или проданы, то стоимость, по которой они приняты к учету, списывается на счета затрат (20/26) или в расходы на продажу (44) на дату выбытия.

Внимание! Если на дату поступления неотфактурованные ТМЦ не отражены в бухучете, то отражение их стоимости на дату получения документов будет считаться исправлением ошибки. Поскольку факт поступления ТМЦ в бухучете должен быть отражен вовремя. Отсутствие/неполнота комплекта сопроводительных документов влияет только на количественные параметры хозоперации, но не на сам факт ее совершения <5>.

Налог на прибыль и УСН. В налоговых целях учитывать стоимость неотфактурованных ТМЦ до поступления документов от поставщика рискованно <6>. Документальное подтверждение понесенных затрат является обязательным условием их учета в "прибыльных" и "упрощенных" расходах <7>. Документы должны быть оформлены с учетом всех необходимых реквизитов. В том числе в них должны быть подписи ответственных лиц со стороны поставщика. Таким образом, учесть эти расходы можно будет только после получения подтверждающих документов от контрагента.

Если документы от поставщика поступят после окончания года, в котором расходы должны быть отражены в налоговом учете, налоговую базу придется скорректировать в обычном порядке - внести исправления, как и в ситуации, когда расходы ошибочно не были отражены вовремя <8>.

НДС. Входной НДС по неотфактурованной поставке можно определить расчетным путем и отразить по счету 19 "НДС по приобретенным ценностям" на дату принятия ТМЦ к учету. При условии что поставщик является плательщиком НДС и ваша организация имеет право на вычет.

Но к вычету НДС получится принять только после того, как поставщик передаст вам счет-фактуру/УПД <9>.

--------------------------------

<5> пп. 2, 3 Рекомендации Фонда "НРБУ "БМЦ" от 25.02.2011 N Р-18/2011 КпР.

<6> Постановление АС ПО от 21.06.2021 N Ф06-5501/2021.

<7> п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

<8> п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ.

<9> п. 1 ст. 169 НК РФ; Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.

Получены работы/услуги без документов:

как оформить и учесть

Если подрядчик выполнил для организации работы (например, отремонтировал оборудование) или исполнитель оказал услуги (к примеру, разместил в СМИ рекламную информацию об организации и ее продукции), а закрывающие документы контрагент не предоставил, в бухучете такие расходы по рыночной стоимости (например, по договорной цене) можно учесть на основании одностороннего внутреннего акта, составленного по установленной в организации форме за подписью членов специально назначенной комиссии. Например, в нее можно включить сотрудников инженерно-строительных и технических служб, представителя бухгалтерии <10>. Специалисты оценят объемы и виды работ/услуг, их стоимость.

К акту желательно приложить документы, свидетельствующие о том, что работы/услуги были действительно выполнены/оказаны. Это могут быть дефектная ведомость, составленная до ремонта, и фотографии отремонтированного оборудования, документально зафиксированное размещение рекламных материалов в СМИ, отчеты и фотографии о результатах рекламных мероприятий. Акт может выглядеть так.

Бухучет. На основании одностороннего внутреннего акта в бухучете можно сразу отразить расход по дебету счетов учета затрат (20/26/44) и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Если очевидно, что документов на оказанные услуги/выполненные работы от исполнителя/подрядчика не будет, то их стоимость можно сразу списать на прочие расходы проводкой по дебету счета 91-2 "Прочие расходы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Налог на прибыль и УСН. Для налоговых целей учесть расходы по выполненным работам/оказанным услугам без акта, подписанного представителем подрядчика/исполнителя, нельзя <11>.

При поступлении документов после окончания года, в котором расходы должны быть отражены, нужно скорректировать налоговую базу.

НДС. Входной НДС, определенный расчетным способом, отразите по счету 19 "НДС по полученным работам, услугам" на дату одностороннего внутреннего акта, если подрядчик/исполнитель является плательщиком НДС, а вы имеете право на вычет. После получения счета-фактуры/УПД налог можно принять к вычету в сумме, указанной в нем <12>.

--------------------------------

<10> п. 12 ПБУ 9/99; п. 4 ст. 753 ГК РФ.

<11> п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

<12> п. 1 ст. 169 НК РФ; Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.

Как скорректировать бухучет после получения документов

Если после получения сопроводительной документации станет ясно, что стоимость ТМЦ/работ/услуг отличается от той стоимости, по которой организация отразила их в бухучете на дату принятия, бухгалтерские данные нужно будет скорректировать. Такие корректировки не считаются исправлением ошибки. Они связаны с появлением новой информации о хозоперации и признаются в учете как изменение оценочных значений <13>.

Корректировку надо делать в периоде получения документов перспективно путем включения в доходы/расходы <14>. А порядок корректировки зависит от того, когда получены документы.

Ситуация 1. Сопроводительные документы получены до списания ТМЦ в производство или в связи с продажей. Стоимость ТМЦ в этом случае корректируется прямой или сторнировочной записью в зависимости от того, отрицательная или положительная разница между стоимостью ТМЦ при принятии к учету и их стоимостью по поступившим документам. Проводки будут, например, такими.

Ситуация 2. Сопроводительные документы получены до окончания года, в котором ТМЦ списаны с учета/отражена в расходах стоимость работ/услуг. Разницу в стоимости нужно отнести на те же расходы, в которых учитывается стоимость выбывших ТМЦ/принятых работ/услуг. Корректировки вносятся прямой или сторнировочной записью в зависимости от величины разницы между стоимостью в момент принятия к учету и стоимостью по поступившим документам. Также надо скорректировать задолженность перед поставщиком/ подрядчиком/исполнителем и сумму входного НДС. Например, так.

Ситуация 3. Сопроводительные документы получены после окончания года, в котором ТМЦ/работы/услуги отражены в расходах. В этом случае на дату получения документов при необходимости уточнения расчетов с поставщиком/подрядчиком/исполнителем в бухучете надо признать прибыль/убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году. И отнести разницу между стоимостью ТМЦ/работ/услуг (без НДС), по которой отражены расходы, и их стоимостью (без НДС) по документам:

- или на прочие доходы, если стоимость уменьшается;

- или на прочие расходы, если стоимость увеличивается.

Проводки надо сделать следующие.

* * *

При отсутствии первички, срок хранения которой еще не истек, проверяющие могут:

- отказать в признании расходов и в вычете входного НДС, доначислить налоги, пени и штрафы;

- начислить налоговые обязательства расчетным путем <15>;

- привлечь организацию к налоговой, а должностное лицо - к административной ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения <16>;

- оштрафовать организацию и должностное лицо за непредставление документов при запросе в ходе проверки <17>.

Поэтому так важно обеспечить своевременное получение первички. Об этом мы писали в ГК, 2020, N 17, с. 74.

--------------------------------

<13> п. 1 Рекомендации Фонда "НРБУ "БМЦ" от 25.02.2011 N Р-18/2011 КпР.

<14> п. 4 ПБУ 21/2008.

<15> подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

<16> ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ.

<17> ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Н.Н. Катаева

Ведущий эксперт

Подписано в печать

05.09.2025