Порядок запроса СФР документов при выездной проверке взносов на травматизм

Порядок запроса СФР документов при выездной проверке взносов на травматизм

Оглавление:

1. Какие документы Фонд может запросить при выездной проверке взносов на травматизм

2. За какой период Фонд может запросить документы при выездной проверке взносов на травматизм

3. Порядок направления Фондом требования о представлении документов

4. Как представить документы по требованию Фонда

5. Как известить Фонд о невозможности представить документы в установленный срок

1. Какие документы Фонд может запросить при выездной проверке взносов на травматизм

Конкретный перечень документов, которые может запросить СФР во время выездной проверки взносов на травматизм, законом не установлен. Главное, чтобы они были связаны с предметом проверки и проверяемым периодом.

Проверяющие могут запросить (п. 2 ст. 26.14, п. 21 ст. 26.16 Закона N 125-ФЗ):

• документы, которые имеют отношение к выплатам работникам, например:

  • штатное расписание;

  • приказы о выплате зарплаты, материальной помощи и других вознаграждений;

  • трудовые договоры, а также договоры гражданско-правового характера;

  • положения о премировании, иных вознаграждениях и др.;

• первичные и сводные документы для того, чтобы выяснить, на все ли выплаты работникам начислены взносы на травматизм, например:

  • расчетно-платежные ведомости;

  • лицевые счета;

  • табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

• документы, которые подтверждают право на пониженный тариф, например:

  • списки работающих в организации инвалидов с указанием группы инвалидности;

  • копии пенсионных удостоверений;

  • удостоверения об установлении инвалидности;

• документы, которые обосновывают выплату страховщиком обеспечения по страхованию. С 2021 г. обеспечение по страхованию выплачивают не страхователи, а органы СФР (до 31.12.2022 включительно - ФСС РФ) на основании представляемых страхователем сведений и документов (п. 1 ст. 15 Закона N 125-ФЗ, п. 9 Положения об особенностях назначения и выплаты в 2021 году пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием);

		См. также: Какие сведения (документы) подаются в СФР

• документы, которые подтверждают основной вид экономической деятельности, например:

  • бухгалтерскую отчетность за предыдущий год;

  • документы, подтверждающие фактическое осуществление заявленного вида деятельности;

• документы, которые подтверждают право на скидку к страховому тарифу, например:

  • документы, подтверждающие основной вид деятельности;

  • материалы специальной оценки условий труда;

  • баланс за прошлый год;

• документы для обоснования финансирования предупредительных мер по сокращению несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, например:

  • документы, подтверждающие расходы на медосмотры работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;

  • документы, подтверждающие расходы на санаторно-курортное лечение вышеуказанных категорий работников;

  • перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по итогам спецоценки условий труда;

  • соглашения по охране труда.

		См. также: Как представить документы в части обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по требованию СФР

Нужно ли предоставлять документы, если Фонд при выездной проверке требует их повторно Если вы не хотите споров с проверяющими, то, по нашему мнению, лучше повторно представить запрошенные документы. Ведь закон не запрещает Фонду повторно запрашивать их у вас (п. 1 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). А если документы не представить, Фонд может вас оштрафовать. См. также: Как представить документы в части обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по требованию СФР

2. За какой период Фонд может запросить документы при выездной проверке взносов на травматизм

В Законе N 125-ФЗ не говорится о том, за какой именно период могут быть затребованы документы. По нашему мнению, Фонд может истребовать документы независимо от даты их составления, если они связаны с предметом проверки и относятся к периоду, который она охватывает.

Проверяемый период не может превышать трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки (п. п. 7, 20, 25 ст. 26.16 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, если документы, которые запрашивает Фонд, составлены до проверяемого периода, но имеют отношение к нему, вы не можете отказать в их предоставлении, ссылаясь только на дату их составления.

3. Порядок направления Фондом требования о представлении документов

Требование может быть (п. 1 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ):

• вручено лично под расписку руководителю или уполномоченному представителю организации на вашей территории (в помещении) либо в отделении СФР. Это зависит от места проведения выездной проверки (п. 1 ст. 26.16 Закона N 125-ФЗ);

• направлено по почте заказным письмом. Проверяющие не будут направлять вам заказное письмо с уведомлением и проверять дату вручения вам. Поэтому важно вовремя уведомлять СФР об актуальном почтовом адресе и регулярно проверять почту;

• передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Требований о предоставлении документов может быть много - их количество не ограничено.

Обратите внимание: в требовании должны быть перечислены истребуемые документы. Из него должно быть четко ясно, какие именно документы запрашивают проверяющие. Вас не могут оштрафовать за непредставление документов или пропуск срока, если из требования непонятно, что запрашивают проверяющие. В подобных спорах суды поддерживают страхователей (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.12.2019 N Ф09-7823/19).

Если вы будете уклоняться от получения требования, то Фонд может оштрафовать вас за непредставление документов.

Однако если вы не получили требование о представлении документов по независящим от вас причинам, то при обжаловании штрафа суд может занять вашу сторону и отменить его. Есть судебная практика в пользу страхователя (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27.02.2019 N Ф01-4/2019).

4. Как представить документы по требованию Фонда

Вы можете представить документы в бумажном или электронном виде (п. п. 2, 3 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ).

В бумажном виде вы можете подать:

• лично (через представителя);

• направить по почте заказным письмом. Подтверждением получения будут квитанция об отправке, опись вложения и уведомление о вручении.

Документы представьте в виде заверенных вами копий, нотариальное удостоверение не требуется (п. п. 3, 4 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ).

		См. также: Как представить документы по требованию СФР в бумажном виде

С подлинниками документов проверяющие могут ознакомиться только на вашей территории (в помещении). Исключение - если проверка проходит по месту нахождения территориального органа СФР (п. 5 ст. 26.18, п. 22 ст. 26.16 Закона N 125-ФЗ).

Рекомендуем представлять вместе с документами на бумаге сопроводительное письмо.

Составьте его в произвольной форме. В нем укажите номер и дату требования, а также перечислите документы с их реквизитами, которые вы направляете, и количество листов. Так вы сможете доказать, что передали именно эти документы.

Если подаете документы прямо в отделение СФР, попросите его сотрудника проставить отметку о приеме на вашем экземпляре сопроводительного письма.

		Образец сопроводительного письма о представлении в СФР документов по камеральной проверке взносов на травматизм

В электронном виде направляйте документы по телекоммуникационным каналам связи, в том числе вы это можете сделать через Единый портал госуслуг (www.gosuslugi.ru) (пп. 19 п. 2 ст. 17, п. п. 2, 3 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ).

Подпишите их усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ).

		См. также: Что делать, если запрашиваемые документы не являются обязательными и у вас их нет Что будет, если уклониться от получения требования представить документы в СФР

5. Как известить Фонд о невозможности представить документы в установленный срок

Срок представления документов - 10 рабочих дней со дня получения требования. Если вы не укладываетесь в срок, письменно уведомите об этом СФР (п. п. 6, 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). Форма уведомления не утверждена. Составляйте его в произвольном порядке.

В нем укажите:

• причины, по которым не можете представить документы в указанный срок. Они должны быть обоснованы и подтверждены доказательствами. В противном случае вам могут отказать. Например, запрошено большое количество документов, а поскольку в организации один копировальный аппарат с определенной пропускной способностью, то требуется больше времени на изготовление их копий (приложите приблизительный расчет технической возможности изготовления копий);

• сроки, в которые вы сможете представить документы.

Направьте такое уведомление в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения требования.

В течение двух рабочих дней после этого СФР примет и направит вам решение о продлении срока либо об отказе в его продлении. Продление срока - это право проверяющих. Они могут отказать без объяснения причин.

Поэтому, несмотря на то что вы направили уведомление, рекомендуем готовить запрошенные документы сразу после получения требования, не рассчитывая на отсрочку. Чем больше документов вы успеете представить в срок, тем ниже будет штраф за их несвоевременное представление, если в продлении срока вам будет отказано (ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ).

		Образец уведомления о невозможности представить в установленный срок документы в СФР

		См. также: Ответственность за непредставление документов по требованию СФР