Первичные и сводные документы представляют собой категории бухгалтерской документации, различающиеся по степени обобщения информации. Сводные документы формируются на основе первичных документов путем их группировки и систематизации.
Первичные документы фиксируют отдельные хозяйственные операции, в то время как сводные систематизируют и обобщают данные, содержащиеся в массиве первичных документов.
Первичные учётные документы служат подтверждением фактов хозяйственной жизни организации и составляются в момент совершения операции. К ним относятся приходные кассовые ордера, товарные накладные, акты выполненных работ, авансовые отчеты и платежные ведомости. Законодательством установлены обязательные требования к оформлению первичных документов, включающие наличие наименования, даты составления, реквизитов организации, содержания операции, измерителей операции в натуральном и денежном выражении, а также подписей ответственных лиц.
Типичными примерами сводных документов являются кассовые отчеты, отчеты о расходе материалов и иные аналогичные документы. Особенностью сводных документов является их составление по итогам определенного периода — еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. Они играют ключевую роль при подготовке бухгалтерской отчётности, обеспечивая агрегирование данных о финансово— хозяйственной деятельности организации.
