Как оформить увольнение в связи со смертью работника

Как оформить увольнение в связи со смертью работника

Оглавление:

1. На основании каких документов можно оформить увольнение в связи со смертью работника

2. Какую дату считать датой увольнения в связи со смертью работника

3. Как оформить приказ об увольнении в связи со смертью работника и составить записку-расчет

4. Как отразить день увольнения в табеле учета рабочего времени на умершего работника

5. Что делать с трудовой книжкой (сведениями о трудовой деятельности) умершего работника

6. Как заполнить личную карточку при увольнении в связи со смертью работника

7. Что делать с суммами, которые причитались умершему работнику

8. Каков порядок увольнения в связи со смертью, если сотрудник умер на больничном

9. Как произвести увольнение генерального директора в связи со смертью

10. Риски при нарушении порядка увольнения в связи со смертью работника

1. На основании каких документов можно оформить увольнение в связи со смертью работника

Перечень документов, которые являются основанием для прекращения трудового договора в связи со смертью, нормативно не определен. Одним из основных таких документов является свидетельство о смерти. Такие выводы следуют из п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1552-6.

Уволить умершего работника, если нет свидетельства о смерти, но, например, есть решение суда о признании его умершим, можно на основании такого решения. Если же у вас нет свидетельства о смерти, в том числе из-за того, что его не предоставили вам родственники умершего работника, и нет иного документа о его смерти - вы можете сами получить повторное свидетельство о смерти работника. Данные выводы следуют из п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, п. 1 ст. 45 ГК РФ, абз. 3 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1552-6.

Если у вас есть документ, подтверждающий факт смерти работника, оформляйте прекращение трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ в порядке, описанном в настоящем материале. При этом, в частности, обратите внимание на отличия в оформлении приказа об увольнении, трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) в случаях, когда работник умер и признан судом умершим.

1.1. Обязательно ли составлять акт о получении документа о смерти работника от родственников (иных лиц)

Нет, но его желательно составить, чтобы зафиксировать дату получения документа о смерти работника. Датой получения таких документов рекомендуем оформить все необходимые документы о прекращении трудового договора.

Оформите такой акт в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. В нем укажите, в частности: Ф.И.О. лица, предъявившего вам документ о смерти работника, наименование, дату и номер документа о смерти работника, а также дату его получения. Акт составьте в присутствии не менее чем двух свидетелей.

Если у вас ведется журнал входящей корреспонденции и документов, вы также можете зафиксировать получение этих документов в таком журнале.

1.2. Как получить повторное свидетельство о смерти работника

Для этого вам нужно обратиться в орган ЗАГС. При личном обращении повторное свидетельство вам выдадут в день обращения, если информация есть в едином госреестре. В противном случае документ выдадут после проверки бумажных носителей. Если вы направите запрос по почте или оформите его, например, на портале госуслуг, повторное свидетельство выдаст орган ЗАГС, указанный в запросе. Подать его в письменной форме и получить повторное свидетельство можно также через МФЦ. Это следует из п. 1, абз. 1, 3, 4 п. 4, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ.

У вас должны быть следующие документы:

• доверенность на работника, который подает документы (получает свидетельство);

• заявление по форме N 30, заполненное указанным работником. Дополнительно рекомендуем составить на бланке организации в произвольной форме запрос о получении повторного свидетельства, чтобы оформить прекращение трудового договора с умершим работником;

• трудовой договор с умершим работником;

• подтверждение уплаты госпошлины (например, квитанция).

Это следует из п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, абз. 1, 6, 10 п. 5 Перечня документов, утвержденного Приказом Минюста России от 19.08.2016 N 194.

Внимание! Доверенность вашему представителю на получение повторного свидетельства о смерти работника обязательно должна быть нотариально удостоверена. Это следует из п. 2 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, п. 8 Перечня документов, утвержденного Приказом Минюста России от 19.08.2016 N 194.

Обратите внимание, что работник, представляющий вас при оформлении повторного свидетельства, должен иметь при себе паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), что следует из п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, п. 1 Перечня документов, утвержденного Приказом Минюста России от 19.08.2016 N 194.

2. Какую дату считать датой увольнения в связи со смертью работника

Датой прекращения трудового договора в этом случае считается дата смерти работника, поскольку именно с этим фактом связано прекращение трудовых отношений в силу п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Датой смерти в этом случае является:

1. дата, указанная в свидетельстве о смерти (ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ);

2. дата вступления в силу решения суда об объявлении работника умершим, если в нем не указан день предполагаемой гибели. Если он указан, то датой смерти будет день предполагаемой гибели, указанный в решении (п. 3 ст. 45 ГК РФ).

Вместе с тем документы о прекращении трудового договора (в частности, приказ), трудовую книжку (в случае ее ведения), а также сведения о трудовой деятельности оформите после получения документа, подтверждающего, что работник умер.

3. Как оформить приказ об увольнении в связи со смертью работника и составить записку-расчет

Оформите приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью так же, как и при увольнении по другим основаниям. Особенность будет только в дате издания приказа и дате прекращения трудового договора, ведь, как правило, о смерти работника работодатель узнает не сразу. Поэтому дата издания и дата прекращения трудового договора в приказе различаются. Об этом расскажем ниже.

Как правило, для оформления прекращения трудового договора в связи со смертью работника используется форма приказа N Т-8. Но можете также использовать собственную форму приказа.

Поскольку с приказом ознакомить работника под подпись невозможно, то внизу приказа сделайте соответствующую запись об этом - "с приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника" (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Помимо приказа об увольнении составьте записку-расчет.

Рассмотрим подробнее, как заполнить приказ по унифицированной форме N Т-8. Учитывайте эти рекомендации, если используете собственную форму приказа.

		Образец заполнения записки-расчета при увольнении в связи со смертью работника (форма N Т-61)

3.1. Как заполнить приказ об увольнении по форме N Т-8 в связи со смертью работника

При оформлении приказа по форме N Т-8 вы можете воспользоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом учтите следующее.

В строке "уволить" укажите дату смерти работника (о чем говорили выше).

В строке "Дата составления" рекомендуем указать день получения документа, на основании которого оформляете приказ. Такую дату, как мы уже говорили выше, вы можете зафиксировать актом либо в журнале входящей корреспонденции.

В строке "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" приведите формулировку, как в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Она будет зависеть от документа-основания.

В строке "Основание (документ, номер, дата)" укажите реквизиты документа, на основании которого издаете приказ о прекращении трудового договора. Как правило, это свидетельство о смерти работника или решение суда о признании работника умершим.

		Образец заполнения приказа об увольнении в связи со смертью работника

4. Как отразить день увольнения в табеле учета рабочего времени на умершего работника

Условное обозначение для отражения в табеле учета рабочего времени дня увольнения умершего работника нормативно не установлено. Вы можете предусмотреть свой код, издав, например, приказ (абз. 3 Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации). Это может быть буквенное обозначение отсутствия работника по уважительной причине: "ОУ", "УП".

		См. также: Как заполнить табель учета рабочего времени по форме N Т-12 Как заполнить табель учета рабочего времени по форме N Т-13

5. Что делать с трудовой книжкой (сведениями о трудовой деятельности) умершего работника

Сначала в трудовую книжку работника (в случае ее ведения) внесите запись о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Заполненную трудовую книжку (если она ведется) выдайте одному из членов семьи работника, если он за ней обратился. Для этого запросите у него документы, подтверждающие родство с умершим работником (например, свидетельство о браке), и свидетельство о смерти работника. Если родственник умершего желает получить трудовую книжку по почте, он должен написать вам заявление с указанием такого способа получения. Если же он решил забрать трудовую книжку лично, то пусть напишет вам расписку. Это следует из п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Форма расписки произвольная, так как нормативно утвержденной нет.

Если трудовую книжку (в случае ее ведения) выдать невозможно (например, никто из родственников не обратился за ней), храните ее до востребования (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказался от продолжения ведения трудовой книжки, полагаем, родственникам по их обращению можно выдать сведения о трудовой деятельности. Это вытекает из смысла положений ст. 1, ч. 3 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1, абз. 4 ст. 234 ТК РФ.

5.1. Как внести в трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) запись об увольнении в связи со смертью работника

Запись о прекращении трудового договора с работником в связи со смертью внесите в трудовую книжку, если она ведется (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Сделайте это по тем же правилам, по которым вносятся и другие записи об увольнении. Главное, укажите формулировку основания прекращения трудового договора, как в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, и дату прекращения трудового договора.

При этом формулировка записи будет различаться в зависимости от документа-основания.

Информацию о прекращении трудового договора с работником в связи со смертью внесите также в сведения о трудовой деятельности. Укажите причину и основание увольнения в точном соответствии с формулировкой п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дав ссылку на эту норму. Сведения о трудовой деятельности представьте в органы СФР (ч. 1 - 2 ст. 66.1, ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Сведения о трудовой деятельности работника внесите в подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 единой формы ЕФС-1. При ее заполнении руководствуйтесь Порядком, утвержденным Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281.

		См. также: Как представить в СФР сведения об увольнении

		Образец записи в трудовой книжке об увольнении в связи со смертью работника

5.1.1. Какой датой нужно оформить запись в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности) об увольнении в связи со смертью работника

Дата оформления в трудовой книжке (если она ведется) записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника - дата смерти работника (об этом мы говорили выше). Укажите ее в графе 2 раздела "Сведения о работе". Это следует из п. п. 9, 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

А вот внести запись рекомендуем в день, когда вы получили документ о смерти работника (например, свидетельство о смерти). Выше мы рекомендовали зафиксировать получение такого документа актом.

Аналогичным образом рекомендуем внести информацию в сведения о трудовой деятельности (ч. 1 - 2 ст. 66.1 ТК РФ).

6. Как заполнить личную карточку при увольнении в связи со смертью работника

Если вы ведете личные карточки для кадрового учета, внесите информацию об увольнении в связи со смертью работника в личную карточку в той же формулировке, которую указали в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности) работника.

		Образец записи в личной карточке при увольнении в связи со смертью работника

7. Что делать с суммами, которые причитались умершему работнику

Зарплату и иные суммы, которые причитались умершему работнику, выплатите члену его семьи или лицу, находящемуся на иждивении работника на день его смерти. Иждивенец может получить все выплаты независимо от того, проживал ли он с умершим. Член семьи имеет право на выплаты (за исключением зарплаты), только если проживал совместно с умершим (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ).

Правила о наследовании, установленные п. 1 ст. 1183 ГК РФ в отношении нетрудоспособных лиц, распространяются также на женщин и мужчин, достигших 55-летнего и 60-летнего возраста соответственно (ст. 8.2 Федерального закона от 26.11.2001 N 147-ФЗ).

Выплаты произведите в течение недели со дня предъявления вам необходимых документов (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ, абз. 1 п. 68 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 N 9).

О том, какие суммы и при каких условиях нужно выплатить, расскажем ниже.

		См. также: Как произвести окончательный расчет с работником при увольнении

7.1. Какие суммы выплачиваются членам семьи (иждивенцам) умершего работника

Обратившемуся выплачиваются все причитающиеся работнику на дату смерти суммы, в том числе зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, если соблюдены определенные условия. Это следует из п. 6 ч. 1 ст. 83, ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 140, ст. 141 ТК РФ. Производить удержание за неотработанные дни отпуска нельзя.

		См. также: Как оплачивается больничный лист в случае смерти работника

Дополнительно может потребоваться выплатить материальную помощь, если она предусмотрена в локальном нормативном акте, например в Положении о материальной помощи работникам. Это следует из ч. 1 ст. 8 ТК РФ.

7.2. При каких условиях суммы, причитающиеся умершему работнику, выплачиваются членам его семьи (иждивенцам)

Суммы, о которых мы говорили выше, выплатите при соблюдении следующих условий:

1. за выплатой обратились не позднее четырех месяцев с момента смерти работника (п. 1 ст. 1114, п. 2 ст. 1183 ГК РФ). Суммы, за которыми не обратились в течение четырех месяцев с момента смерти работника, наследуются на общих основаниях. После истечения указанного срока рекомендуем внести их в депозит нотариуса (ст. 141 ТК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 327, п. 1 ст. 1114, п. п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ, абз. 1 п. 68 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2012 N 9);

2. вам представлены документы, подтверждающие право обратившегося лица на получение выплат (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ). Перечень таких документов нормативно не определен. Полагаем, что обратившийся гражданин должен предъявить вам паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), документ, свидетельствующий о том, что он является членом семьи умершего или состоял на иждивении умершего, а также заявление в произвольной форме, которое зафиксирует дату и факт обращения за выплатами. Члены семьи при обращении за выплатами (кроме зарплаты) должны подтвердить факт совместного проживания с умершим.

Вы вправе выплатить соответствующие суммы первому обратившемуся за ними лицу (если выполнены перечисленные выше условия), так как законодательством не предусмотрено специального порядка. Если же к вам одновременно обратились несколько родственников, предложите им самостоятельно решить вопрос, кому и в каком размере полагается выплата (о чем они должны предоставить вам совместное заявление), либо обратиться в суд.

7.3. Как облагается НДФЛ и страховыми взносами выплата зарплаты умершего работника

Работодателю не нужно удерживать НДФЛ с зарплаты умершего работника, выплачиваемой его родственникам. Обязанности налогового агента в такой ситуации не возникает (пп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217, п. 4 ст. 226 НК РФ). Необходимость платить страховые взносы зависит от того, когда начислена зарплата, выплачиваемая родственникам, - до или после смерти работника.

7.4. Нужно ли удерживать алименты с заработной платы умершего работника

Полагаем, что алименты нужно удержать с заработной платы, начисленной ко дню смерти работника. Это объясняется следующим.

Ежемесячно вы обязаны удерживать алименты из зарплаты работника. Но алиментные обязательства, установленные соглашением об уплате алиментов или взыскиваемые в судебном порядке, смертью работника прекращаются (ст. ст. 109, 120 СК РФ).

Смертью работника прекращается и трудовой договор. При этом остается обязанность работодателя выдать заработную плату, не полученную ко дню смерти работника, членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (п. 6 ч. 1 ст. 83, ст. 141 ТК РФ).

Таким образом, со смертью обязанность работника платить алименты прекращается на будущее время, но до момента смерти она существовала. Поэтому из той зарплаты, на которую работник имел право при жизни и которую работодатель обязан был ему выплатить, но теперь выплатит членам его семьи или лицу, находившемуся на его иждивении, алименты надо удерживать.

8. Каков порядок увольнения в связи со смертью, если сотрудник умер на больничном

Порядок увольнения в целом такой же, как обычно при прекращении трудового договора в связи со смертью работника. На основании документа о смерти, в частности, издайте приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью, внесите соответствующую запись в трудовую книжку в бумажной форме (если она ведется), а также в сведения о трудовой деятельности. Помните, что дата увольнения - это дата смерти работника. Особенность в том, что полагается оплатить больничный лист по день смерти работника включительно. Выплаты по больничному, которые вы должны произвести за свой счет, произведите обратившемуся члену семьи или иждивенцу умершего работника, передайте в территориальный орган СФР документы (сведения), необходимые для оплаты больничного за счет средств его бюджета (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, п. 6 ч. 1 ст. 83, ч. 1, 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ, ч. 1, п. 1 ч. 2 ст. 3, ч. 7 ст. 15 Закона N 255-ФЗ, п. 7 Правил получения СФР сведений).

В табеле учета рабочего времени отразите период нахождения умершего работника на больничном с назначением пособия по временной нетрудоспособности, включая дату увольнения, то есть дату смерти, буквенным кодом "Б" или цифровым "19". При желании можете отметить дополнительно день увольнения в связи со смертью применяемым у вас кодом. Нормативно этот вопрос не урегулирован.

		См. также: Как рассчитать и выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности Как работнику оплачивается больничный лист Как оплачивается больничный лист работнику при производственной травме Можно ли уволить работника по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, во время болезни или отпуска

9. Как произвести увольнение генерального директора в связи со смертью

Порядок в целом такой же, как при прекращении трудового договора в связи со смертью рядового работника. Издайте приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью на основании документа о смерти, внесите запись, в частности, в сведения о трудовой деятельности, выплатите причитающиеся суммы обратившемуся члену семьи или иждивенцу умершего генерального директора. Учтите нюансы при оформлении некоторых из указанных документов, например, касающиеся их подписания (подробнее расскажем ниже). Кроме того, вам может понадобиться провести корпоративные процедуры, в частности зафиксировать причину прекращения полномочий руководителя в решении об образовании нового единоличного исполнительного органа, если у вас ООО или АО (ч. 1, 2 ст. 66.1, п. 6 ч. 1 ст. 83, ч. 1, 5 ст. 84.1, ст. ст. 141, 273 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ, пп. 2 п. 2.1 ст. 32, пп. 4 п. 2 ст. 33 Закона об ООО, пп. 8 п. 1 ст. 48, пп. 9 п. 1 ст. 65 Закона об АО).

При окончательном расчете учтите, что есть ограничения по совокупному размеру выплат при увольнении руководителей ряда организаций, в частности акционерных обществ, более 50 процентов акций которых находится в государственной собственности (ч. 1, 4 ст. 349.3 ТК РФ).

Если генеральный директор умер, находясь на больничном, учтите, в частности, что полагается оплатить больничный по день его смерти включительно с учетом ч. 7 ст. 15 Закона N 255-ФЗ.

9.1. Какие особенности учесть при оформлении документов по увольнению генерального директора в связи со смертью

Особенность, в частности, в том, что в приказе об увольнении в качестве основания его издания наряду с документами о смерти обычно указывают реквизиты документа, содержащего решение о прекращении полномочий генерального директора, например протокола. Также реквизиты такого решения указывают в графе 4 трудовой книжки в бумажной форме (если она ведется) - как документа, на основании которого внесена запись об увольнении. Вместе с тем не будет нарушением, если в этой графе привести реквизиты приказа об увольнении (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 2 ст. 181.1, п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, п. п. 9, 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Также особенности есть при подписании документов. Законом не определено, кто подписывает приказ об увольнении генерального директора в связи со смертью, заверяет запись об увольнении в его трудовой книжке (если она ведется). Полагаем, что это может быть лицо, уполномоченное выступать от имени работодателя по отношению к генеральному директору. Например, в ООО это может быть председатель общего собрания участников общества или совета директоров. Или он может выдать доверенность на право подписи, например, директору по персоналу. Запись в трудовой книжке также вправе заверить работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Это следует из ч. 1, 4, 6 ст. 20 ТК РФ, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, пп. 2 п. 2.1 ст. 32, пп. 4 п. 2 ст. 33, абз. 3 п. 1 ст. 40 Закона об ООО, п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

		См. также: Как уволить руководителя (генерального директора) организации Какие выплаты полагаются руководителю организации (генеральному директору) при увольнении Как уволить директора ООО

10. Риски при нарушении порядка увольнения в связи со смертью работника

В этом случае возможны, в частности, следующие риски:

1. административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за различные нарушения процедуры увольнения. Например, это возможно, если неправильно оформите трудовую книжку (в случае ее ведения) при прекращении трудового договора;

2. административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения трудовой книжки умершего работника (если она ведется), не полученной его родственниками, в соответствии с п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек;

3. административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ и материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ за невыплату или неполную выплату положенных умершему работнику сумм (если ваши действия не содержат уголовно наказуемого деяния). Например, такое возможно, если не выплатите родственникам суммы, причитающиеся работнику на день смерти.

Внимание! Есть мнение, что родственники умершего при обращении в суд для взыскания причитающихся сумм смогут взыскать лишь зарплату, не полученную работником за три месяца, предшествовавших дню его смерти. Это не так. Взыскать они смогут и иные суммы, причитающиеся работнику на день прекращения трудового договора, и не за три месяца, а за год, предшествующий этому дню. Обусловлено это сроком обращения в суд с учетом ч. 2 ст. 392 ТК РФ.