"Кадровик-практик", 2025, N 1
ВОЗМЕЩЕНИЕ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ
В наши дни все больше работодателей переходит на электронный документооборот, а для этого требуется наличие у работника электронной подписи.
Трудовой кодекс РФ устанавливает в ст. 22.2:
"...Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись".
Расскажем, что важно знать кадровику о возмещении работнику расходов на электронную подпись.
1
Порядок возмещения расходов на электронную подпись Трудовым кодексом РФ не регламентирован. На практике используются, как правило, два варианта "несения расходов" работодателем:
- работодатель самостоятельно оплачивает получение работником подписи;
- работник оплачивает получение подписи, а затем работодатель возмещает ему данные расходы.
Конкретный вариант определяют стороны трудовых отношений.
2
Закон не называет документы, в которых сторонам следует устанавливать вариант возмещения расходов на получение и использование электронной подписи.
Если в компанию устраивается новичок, то вариант может быть указан в трудовом договоре (ч. 4 ст. 57).
Если кадровый электронный документооборот вводится для старых работников, то порядок оплаты электронных подписей может быть определен работодателем в дополнительных соглашениях к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ).
Иногда работникам предлагается самим определить вариант - написать заявление о его выборе.
Нередко вариант возмещения расходов определяется в локальном нормативном акте работодателя, посвященном кадровому электронному документообороту.
Важный вопрос, который должен быть определен у работодателя, - это срок возмещения расходов в случаях, когда работник сам оплачивает подпись. Также надо решить, какими документами работник подтверждает эти расходы.
3
На практике случается немало споров, связанных с тем, что работодатель неоперативно возмещает расходы работника на подпись, порой затягивая процесс на месяцы и объясняя тем, что конкретный срок возмещения не установлен законом. В документах такие сроки работодатель тоже не прописывает, а работник не требует их установления при подписании соглашения.
Полагаем, расходы возмещать работнику следует в разумные сроки, можно даже не дожидаясь даты выплаты зарплаты.
Если недовольный работник обратится в Гострудинспекцию с жалобой на то, что расходы ему не возмещены, то при проверке будет установлен факт невозмещения. Объяснения работодателя о том, что он планировал возместить позже, могут не помочь. Факт невозмещения будет присутствовать, и к ответственности работодатель может быть привлечен.
4
Если в трудовом договоре (соглашении) с работником не установлена обязанность работодателя возместить работнику расходы на получение электронной подписи в целях ведения электронного документооборота у работодателя, то это не значит, что данная обязанность снимается с работодателя. Такая обязанность установлена в ст. 22.2 Трудового кодекса РФ, и действует она независимо от того, описал ли ее работодатель еще в каком-то документе или нет.
Условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством:
"Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению" (ч. 2 ст. 9 ТК РФ).
Аналогично стоит расценивать и ситуацию, когда с работника берут заявление об отказе от возмещения расходов или заявление о том, что он обязуется за свой счет оформить электронную подпись (например, так часто делают, когда работник просит позволить ему работать дистанционно, а не в офисе, а работодатель идет ему навстречу). Работодатель в любом случае обязан возместить понесенные работником расходы в силу ст. 22.2 ТК РФ. Никакими заявлениями действие нормы данной статьи не отменяется.
5
Может ли работник рассчитывать на возмещение расходов на получение электронной подписи от работодателя, если он оформил ее по собственной инициативе еще до трудоустройства к данному работодателю?
Из буквального толкования ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ следует, что работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи только в случае ее отсутствия у работника. Если работник ее получил самостоятельно до трудоустройства, в своих интересах, то, полагаем, работодатель не обязан возмещать расходы на ее получение, но обязан нести расходы на ее использование.
6
Часто на практике возникает вопрос: вправе ли работодатель прописать в соглашении с работником, что в случае увольнения до истечения срока действия электронной подписи работник возвращает работодателю сумму расходов, которую тот понес на ее оформление, либо работодатель удерживает эту сумму из последней зарплаты работника?
Однозначно нет. Такой вариант законодательством не установлен. В ст. 137 ТК РФ определены случаи, когда удержания из зарплаты возможны. Среди этих случаев нет рассматриваемого.
На это указано и на портале Роструда:
"Правомерно ли удержание стоимости электронной подписи при увольнении сотрудника, если сотрудник выразил согласие (инициативу) на такое удержание?
Ответ: Нет, это неправомерно" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 180727 от 16.05.2023).
7
Если срок действия подписи истекает, то расходы за изготовление новой подписи в силу ст. 22.2 ТК РФ тоже ложатся на работодателя.
А как быть, если вдруг работник потерял флешку с электронной подписью и просит работодателя оплатить повторное изготовление подписи? Обязан ли работодатель это делать?
Поскольку исключений для таких случаев законом не установлено, следуя буквальному пониманию нормы ст. 22.2 ТК РФ о возмещении расходов, полагаем, отказывать работнику в его просьбе не стоит.
На это указано и на портале Роструда:
"Обязан ли работодатель повторно компенсировать расходы на получение работником электронной подписи в случае потери/утраты/компрометации ключа ЭП со стороны сотрудника?
Ответ: Полагаем, да. Работодатель обязан за свой счет обеспечить получение работником электронной подписи. Такая обязанность действует на протяжении всего периода работы работника. Вместе с тем работник может быть привлечен к материальной ответственности только в случае виновного причинения ущерба работодателю. Пределы ответственности работника ограничиваются его среднемесячным заработком" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 212705 от 19.12.2024).
С.И. Кожевникова
Эксперт редакции
Подписано в печать
23.01.2025
