Заверение кадровых документов печатью

"Кадровик-практик", 2024, N 9

ЗАВЕРЕНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЕЧАТЬЮ

В кадровом делопроизводстве оформляется и издается множество документов: приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и прочее. Но не все документы заверяются печатью организации или ее структурного подразделения - кадровой службы. Попробуем разобраться, на каких кадровых документах должна (или может) стоять печать, а на каких нет. Сразу следует оговориться, что в законодательстве нет готового четко определенного перечня, на который мы могли бы опираться для решения поставленной задачи. Упоминания о наличии печати на кадровых документах содержатся в различных нормативных правовых актах.

Для чего вообще ставится печать на документах? Ответ на этот вопрос мы находим в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее по тексту - ГОСТ Р 7.0.97-2016):

"5.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации...".

Таким образом, печать организации - печать, которую использует организация в своей деятельности для заверения подлинности подписей ее должностных лиц.

Какие работодатели обязаны, а какие вправе иметь печать?

На сегодняшний день наличие печати в коммерческих организациях - это обычно их право, а не обязанность. Это касается прежде всего обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ.

В п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" предусмотрено:

"5. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества".

То же самое мы видим и в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах":

"7. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества".

До недавнего времени некоммерческие организации обязаны были иметь печать. Однако с 1 июня 2024 года для них это стало лишь правом, а не обязанностью (за исключением государственных и муниципальных учреждений). Государственные и муниципальные учреждения такую печать иметь обязаны. Это предусмотрено Федеральным законом от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях":

"4. Некоммерческая организация вправе иметь печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке, штампы и бланки со своим наименованием. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность некоммерческой организации использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе некоммерческой организации" (п. 4 ст. 3).

"1.2. Государственные, муниципальные учреждения имеют печать с полным наименованием соответствующего государственного, муниципального учреждения на русском языке. Федеральными законами могут быть установлены иные требования к печатям государственных, муниципальных учреждений" (п. 1.2 ст. 9.1).

Унитарные предприятия тоже обязаны иметь печать. Это предусмотрено п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях":

"3. Унитарное предприятие должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия. Печать унитарного предприятия может содержать также его фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранном языке".

Что касается индивидуальных предпринимателей, то требование о наличии у последних печатей в законодательстве отсутствует. Поэтому индивидуальные предприниматели используют печать по своему желанию.

Таким образом, организация использует печать в своей деятельности, если это предусмотрено ее уставом или требованиями действующего законодательства. Индивидуальный предприниматель применяет печать по своему усмотрению.

Виды печатей

В приведенных Законах говорится о печати, причем в единственном числе. В очень небольших организациях вполне может существовать одна печать. Но при сложной структуре и большой численности сотрудников, при обилии документов пользоваться единственной печатью становится затруднительно. Поэтому на практике организации создают отдельные печати для структурных подразделений или для отдельных видов документов, что и указывают на самой печати.

Главную печать в обиходе называют печатью организации (основной), а другие печати - вспомогательными.

Если в организации, у индивидуального предпринимателя есть отдел кадров или кадровая служба, то дополнительно к печати организации может изготавливаться печать кадровой службы. Обычно это печать с такими надписями на штампе, как "Отдел кадров", "Для кадровых документов" и др.

По поводу условного разделения печатей на основные и вспомогательные существует две точки зрения.

Первая точка зрения

Многие кадровые специалисты и юристы считают, что, по сути, печать структурного подразделения является печатью организации, так как отдел - это не самостоятельное юридическое лицо, а лишь его составная часть.

В подтверждение такой позиции приводятся решения арбитражных судов по разрешению экономических споров и решения судов общей юрисдикции по спорам, возникающим из гражданско-правовых отношений <1>, изложенное в них мнение по поводу печатей можно применить и к сфере трудовых отношений. Доводы судов следующие.

--------------------------------

<1> В них вопросы о печати рассматриваются часто, а в трудовых спорах достаточная судебная практика не наработана.

Пример. "...Согласно пункту 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и общество вправе иметь печать. Указанным Федеральным законом, а также иными нормативными правовыми актами не ограничивается количество экземпляров печати общества. Это касается как "основной" печати, так и вспомогательных, используемых в узкоспециальных случаях хозяйственной жизни общества ("для документов", "для справок" и т.д.). Количество печатей, которые могут иметься у юридического лица, их назначение, возможность нанесения на печать дополнительной информации законодательством не ограничиваются, следовательно, все печати общества имеют одинаковую силу.

Юридическое лицо вправе иметь и использовать несколько печатей, в том числе различных. Порядок изготовления, использования в хозяйственной деятельности организаций печатей правовыми актами не урегулирован. Поэтому если печать соответствует требованиям законодательства к печати общества, то такая печать может использоваться для скрепления любых документов независимо от наличия у организации других печатей и независимо от наличия на печати дополнительной информации..." (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда N 09АП-47759/2024 от 09.09.2024, аналогичная позиция - в Апелляционном определении Владимирского областного суда по делу N 33-4152/2021 от 10.11.2021).

Исходя из вышеизложенного, делается вывод о тождественности печати кадровой службы и печати организации.

Допускают применение любой печати в трудовых книжках и специалисты портала Роструда:

"Наличие в трудовой книжке любой печати работодателя, содержащей информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя, по нашему мнению, не является ошибкой и не должно влечь за собой нарушение прав работников. Соответственно, если данная печать содержит информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, то вносить исправление в трудовую книжку не нужно" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 16805 от 26.08.2014).

Вторая точка зрения

Сторонники второй точки зрения придерживаются мнения, что печать организации и печать кадровой службы - печати, предназначенные для разных документов. Отмечается, что в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее по тексту - Порядок ведения и хранения трудовых книжек), речь идет об обеих указанных печатях, а не только о печати организации, а следовательно, они могут быть нетождественны по своему функционалу. Допущение же наличия любой печати в трудовой книжке Рострудом, о котором говорилось выше, является скорее исключением, чем правилом, и применяется лишь с целью защиты интересов работника. Таким образом, печать отдела кадров применяется в работе с кадровыми документами и может не подходить для заверения любых документов организации. Сторонниками данной точки зрения также отмечается, что вряд ли можно встретить на практике, чтобы налоговая отчетность или банковская карточка организации заверялись печатью, на которой было бы указано структурное подразделение, например "Отдел кадров" или "Склад", а значит, печати структурных подразделений, хотя и являются в широком смысле печатями организации, имеют специальное назначение.

В законодательстве на этот счет на сегодняшний день нет четкого ответа.

Какие же обязательные сведения

должны быть указаны на клише печати?

В Законах об обществах с ограниченной ответственностью, акционерных обществах и некоммерческих организациях в настоящее время предусматривается лишь одно условие - указание на полное наименование организации, а для унитарных предприятий - полное фирменное наименование на русском языке и местонахождение (ссылки на Законы см. выше). Каких-то других требований к содержанию информации на печати таких организаций закон не предъявляет.

Регламентированы на сегодняшний день только реквизиты гербовой печати, о которой речь пойдет позже. Так, ГОСТ Р 51511-2001 "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст) предусматривает одними из основных реквизитов гербовых печатей наименование юридического лица, ИНН, ОГРН:

"3.4. Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1 - 0,1 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН XXXXXXXXXX), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО XXXXXXXX) и т.п...

3.5. Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН XXXXXXXXXXXXX) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного наименования...".

Несмотря на то что данные требования относятся лишь к гербовой печати, тем не менее их можно взять в качестве ориентира при изготовлении печати обычной организации (не имеющей права на использование гербовой печати), что часто и происходит. По сложившейся практике простая (негербовая) печать организации включает в себя, как правило, следующую информацию:

1. Полное наименование организации.

2. Местонахождение (населенный пункт).

3. ИНН организации.

4. ОГРН организации.

И хотя не все указанные реквизиты обязательны для рядовых компаний, включение их в текст печати желательно, так как это позволяет более точно идентифицировать организацию. Присутствие таких реквизитов на печати подразделения в случае спора повышает шансы доказать в суде, что печать подразделения является печатью организации.

Кадровые документы,

которые заверяются и не заверяются печатью

Трудовая книжка

Трудовая книжка - главный кадровый документ, который подтверждает трудовую деятельность работника. Порядок ведения и хранения трудовых книжек требует использования печати (при ее наличии):

1) на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее. Напомним, что по общему правилу с 01.01.2021 впервые поступающим на работу трудовые книжки не оформляются <2>. Но заполнять бланки трудовых книжек приходится и по другим поводам, например при выдаче дубликата. Правила заполнения титульного листа урегулированы в п. 28 Порядка:

"28... д) первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка...".

--------------------------------

<2> В них вопросы о печати рассматриваются часто, а в трудовых спорах достаточная судебная практика не наработана.

Аналогично заверяется печатью и титульный лист вкладыша, так как он оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 32 Порядка);

2) при внесении изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения (п. 7 Порядка):

"7. ...Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати)";

3) при выдаче трудовой книжки по заявлению работника в связи с переходом на электронную трудовую книжку (п. 35 Порядка):

"35. ...При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей)";

4) при увольнении (п. 36 Порядка):

"36. При увольнении работника (прекращении трудового договора) записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей)...".

Следует обратить внимание, что при ведении трудовых книжек заверение подписей должностных лиц допускается как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Если организация не имеет печатей, то они в трудовую книжку не ставятся. Это же касается и индивидуальных предпринимателей.

Книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки

и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек также заверяются печатью книги (журналы) учета:

"40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек... Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)...".

Копии документов, связанных с работой

Статья 62 Трудового кодекса РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, а также приводит примерный перечень таких документов:

- копия приказа о приеме на работу;

- копии приказов о переводах на другую работу;

- копия приказа об увольнении с работы;

- выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Данный список не является исчерпывающим. При этом согласно той же статье 62 ТК РФ копии документов должны быть заверены надлежащим образом.

Согласно подп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Порядок заверения копии документа описан в ГОСТ Р 7.0.97-2016, Методических рекомендациях к ГОСТ Р 7.0.97-2016 <3>, а также в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан", действующем по сегодняшний день.

--------------------------------

<3> Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (разработаны ВНИИДАД). Далее - Методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Указ предусматривает:

"1. ...Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью...".

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает (п. 5.26):

"...Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации".

В пункте 4.26 Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 дается уточнение:

"...Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии)...".

Вывод: на копиях кадровых документов, представляемых в другие организации, ставится печать организации (при ее наличии).

Здесь снова мнения разделяются. Одни специалисты считают, что копии документов могут быть заверены любой печатью организации (как основной, так и печатью отдела кадров), по мнению других - должна применяться только основная печать организации, а печать отдела кадров в данном случае не следует использовать.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Основным документом, регулирующим оформление трудового договора, является Трудовой кодекс РФ. Этому посвящены несколько статей:

"Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами" (ч. 1 ст. 67).

"Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором..." (ч. 1 ст. 61).

В ч. 1 ст. 57 ТК РФ перечислены также основные сведения, включаемые в трудовой договор:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

Об обязательности печати нигде не сказано.

На портале Роструда есть следующее разъяснение:

"Трудовой кодекс РФ не содержит норм, которые указывают на необходимость проставления печати работодателя на трудовом договоре... Правовое обоснование: Статья 57 ТК РФ, определяющая содержание трудового договора, а также ст. 67 ТК РФ, устанавливающая его форму, не предусматривают такого реквизита договора, как печать работодателя..." (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 67299 от 19.02.2016).

Но на практике встречаются случаи подделки подписей на трудовых договорах или подмены отдельных листов, и такие договоры становятся предметом спора, а порой и вообще не принимаются судами в качестве доказательств.

Пример. Б. обратился с иском к ООО "***" о взыскании задолженности по заработной плате. Б. представил суду экземпляр трудового договора, согласно которому работнику устанавливался должностной оклад в размере 200 000 руб.

Ответчиком в ходе рассмотрения дела был представлен экземпляр трудового договора, которым оклад работника устанавливался в размере 30 000 руб.

Суд решил, что "поскольку представленные сторонами экземпляры трудового договора имеют различное содержание в части указания размера заработной платы истца, установить достоверность представленных экземпляров трудового договора не представляется возможность, поскольку они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены печатью, что фактически делает возможным свободную замену одного листа текста трудового договора, при наличии между сторонами спора о размере заработной платы суд пришел к выводу, что ни один из представленных сторонами экземпляров трудового договора не может быть признан надлежащим доказательством и положен в основу решения суда" (Определение Третьего кассационного суда N 88-8209/2024 от 17.04.2024).

Поэтому, если организация имеет печать, настоятельно рекомендуем заверять ею трудовые договоры. Это может стать дополнительной защитой от подмены листов в договорах, других действий недобросовестных работников, поможет избежать лишних судебных споров, связанных с заключением и содержанием трудовых договоров.

Штатное расписание и график отпусков

Нередко среди кадровых специалистов поднимаются вопросы о печати на штатном расписании и графике отпусков.

Штатное расписание - это внутренний документ, отражающий штатный состав сотрудников, их численность и размер заработной платы. Требования о заверении штатного расписания печатью трудовое законодательство не содержит. Не предусмотрен такой реквизит, как место печати, и в унифицированной форме штатного расписания (форма N Т-3), утвержденной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, которая не является обязательной на сегодняшний день, но тем не менее часто используется работодателями. В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" печать не относится и к обязательным реквизитам первичного документа. Поэтому печать ставится в штатном расписании лишь в случае, если это предусмотрено внутренними документами работодателя.

"Законодательством не установлена обязанность работодателя проставлять печать организации при утверждении штатного расписания, поэтому данный вопрос решается работодателем самостоятельно (проставление печати также не будет ошибкой)" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 66961 от 15.02.2016).

Тот же вывод можно сделать и в отношении графика отпусков, который также является внутренним документом организации и относится к первичным документам по учету кадров.

Приказы и распоряжения

При разработке приказов и распоряжений организациям рекомендуется руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В указанных документах перечислены реквизиты, которые должны содержаться в том числе в приказах и распоряжениях. Ни в ГОСТе, ни в Законе не указано на необходимость наличия в данных документах печати. Кроме того, в Приложении N 4 к п. 5.5 Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведен образец оформления приказа, в котором также отсутствует такой реквизит документа, как печать. Поэтому по общему правилу печать на приказах и распоряжениях не ставится. Однако при разработке своих форм приказов и распоряжений организация может по желанию включить печать в качестве обязательного реквизита этих документов.

Такой же позиции придерживаются специалисты портала Роструда:

"Обязательно ли ставить печать организации на приказах?..

Ответ: 1. При отсутствии в локальных нормативных актах работодателя требования о проставлении печати организации на приказах по личному составу такого проставления не требуется..." (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 76890 от 02.09.2016).

Другие внутренние кадровые документы

Есть и иные кадровые документы. В данном случае речь идет о кадровых документах для внутреннего пользования, к которым можно отнести:

- табели учета рабочего времени;

- личные карточки работников;

- локальные нормативные акты (положения, правила, графики и т.д.).

Законодательством не предусмотрено проставление печати на данных документах. Однако заверение печатью каких-то из них может быть предусмотрено внутренними нормативными актами организации. Нарушением законодательства это являться не будет.

Выше мы упоминали Методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97-2016. В Приложении N 3 к данному документу содержится примерный перечень документов, на которые ставится печать организации. В нем упоминаются и некоторые другие документы, помимо рассмотренных выше. Обращаем ваше внимание, что этот перечень именно примерный, носит не обязательный, а рекомендательный характер. Процитируем и прокомментируем данный документ.

Итак, Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации (Приложение N 3 Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016), называет следующие документы:

"1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. Архивные справки.

3. Документы налоговой отчетности.

4. Заключения и отзывы на авторефераты.

5. Заявления (об аккредитиве; об отказе от акцепта и т.д.).

6. Исполнительные листы.

7. Нормы расхода.

8. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. Соглашения.

15. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Титульные списки.

18. Удостоверения".

Кадровая служба сталкивается лишь с некоторыми документами из этого Перечня. Рассмотрим их.

Архивные справки

В соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Таким образом, в случае хранения архива кадровых документов самой организацией выдача архивной справки осуществляется работодателем.

Справки (о начисленной и причитающейся зарплате и т.п.)

Данный документ хотя и не является кадровым, но непосредственно связан с трудовой деятельностью работника, а значит, и с работой кадровой службы.

Сюда же, думается, можно отнести и другие виды справок:

- справки о трудовой деятельности; в Порядке заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" (Приложение N 3 к Приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.11.2022 N 713н "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации и порядка их заполнения") предусмотрено заверение справки печатью организации:

"12. Форма СТД-Р на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью";

- справки с места работы;

- иные виды справок, связанные с трудовой деятельностью работника.

Такие справки заверяют печатью организации.

Соглашения

В вышеприведенном перечне упоминаются соглашения. По сути, трудовые договоры являются соглашениями <4>. Также в кадровой работе встречаются дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной материальной ответственности, соглашения о расторжении трудовых договоров и прочие соглашения с работниками. Если следовать рекомендациям к ГОСТ Р 7.0.97-2016, то на всех этих документах тоже нужно ставить печати.

--------------------------------

<4> Согласно ч. 1 ст. 56 ТК РФ "трудовой договор - соглашение между работодателем и работником...".

Однако, напомним, Методические рекомендации - это не императивный нормативный акт, а лишь рекомендации. Они не строго обязательны к применению.

Акты, ходатайства, заявления

Акты и заявления тоже упоминаются в Примерном перечне документов (прилагающемся к Методическим рекомендациям к ГОСТ Р 7.0.97-2016), на которые ставится печать организации, но в пояснениях к этим документам (в скобках) перечисляются заявления и акты, совсем не имеющие отношения к кадровому делопроизводству:

"1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

...5. Заявления (об аккредитиве; об отказе от акцепта и т.д.)".

На практике в актах и заявлениях, ходатайствах о премиях, оформляемых в рамках кадрового делопроизводства, обычно печать не ставят. Редко можно встретить печать на акте об отсутствии работника на рабочем месте или акте об отказе работника ознакомиться с приказом. На актах печать ставят в основном в случаях, когда это предусмотрено локальным нормативным актом работодателя. А заявления в кадрах подаются работниками, а не работодателем. У работников же печать, что очевидно, отсутствует. И напомним, рассматриваемый документ (Перечень) носит рекомендательный характер.

Гербовая печать

Несколько слов хотелось бы сказать о гербовой печати. Гербовая печать - это печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Государственный герб РФ помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния (ч. 2 ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"). Использование гербовой печати в работе кадровой службы имеет особый порядок в каждом учреждении, организации или органе власти, которые ее применяют. И такой порядок, как правило, регламентируется ведомственными нормативными актами. Так, Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденная Приказом ФСИН России от 10.08.2011 N 463, содержит перечень документов, в том числе и кадровых, которые заверяются гербовой печатью:

"322. В учреждении или органе УИС гербовой печатью заверяются подписи руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах:

- индивидуальный контракт сотрудника о службе в уголовно-исполнительной системе, трудовой договор...

- ...характеристики работников;

- ...трудовые книжки;

- ...справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и др.;

- ...другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

...В учреждении или органе УИС могут изготавливаться мастичные печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений без государственной символики.

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью".

Использование же гербовой печати иными (коммерческими) организациями чревато привлечением к административной ответственности в соответствии со ст. 17.10 КоАП РФ:

"Нарушение порядка официального использования Государственного флага Российской Федерации, Государственного герба Российской Федерации или Государственного гимна Российской Федерации -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от пяти тысяч до семи тысяч рублей; на юридические лица - от ста тысяч до ста пятидесяти тысяч рублей".

В заключение подведем итоги:

1. Не все кадровые документы заверяются печатью.

2. Работодатель вправе локальным нормативным актом утвердить дополнительный перечень документов, которые должны заверяться печатью.

3. Печать используется для заверения кадровых документов при ее наличии. Если в допускаемых законодательством случаях у работодателя отсутствует печать, кадровые документы заверяются только подписью должностного лица.

4. Нормативно отличия между основными и вспомогательными печатями не определены, как и отсутствует указание на их тождественность при ведении кадрового документооборота в организации, а следовательно, на практике могут возникать судебные споры.

М.А. Семенова

Юрист

по трудовому праву

Подписано в печать

22.11.2024