Как и для чего проводить адаптацию нового сотрудника в компании?
12.05.2011
Татьяна Манакова,
старший бизнес-тренер ЗАО «ТЛС-ГРУП»
Какие существуют виды адаптации сотрудников в компании? Помогает ли адаптации наличие профессионального опыта у сотрудника? Что важно помнить при построении системы адаптации сотрудника в компании?
К сожалению, можно констатировать, что сегодня только часть руководителей среднего и крупного бизнеса осознает роль персонала в достижении успеха компании и отводит вопросу его адаптации должное внимание.
Это подтверждается результатами опроса, проведенного интернет-порталом Superjob.ru в 2010 году, согласно которому только 49% отечественных компаний придают большое значение организации процесса адаптации персонала.
За последние 10—20 лет в России стала формироваться новая система работы с персоналом. Если в начале 90-х годов HR-технологии во многом развивались за счет апробации западных аналогов, то сейчас у нас появились свои собственные методы работы с персоналом.
Один из актуальных вопросов — целесообразность адаптации новых сотрудников в коллективе. Его можно рассмотреть с трех позиций: руководителя, специалиста по работе с персоналом и непосредственного сотрудника.
Руководителю компании/подразделения имеет смысл вкладывать усилия, время и прочие ресурсы в адаптацию новых сотрудников: начальный этап автономной работы такого сотрудника при организованной и контролируемой системе адаптации занимает около 3–6 месяцев, тогда как при стихийной адаптации это может занимать до 1,5 лет без возможности прогнозирования.
Специалисту по работе с персоналом выгодно вкладывать усилия в организацию системной адаптации, потому что это позволяет разделить ответственность за персонал с руководителем, уменьшить объем рутинной работы, сделать результаты работы специалиста более прогнозируемыми.
Что касается самого нового работника, правильно организованный процесс адаптации снимает первоначальные тревогу и напряжение, позволяет быстрее достичь высоких показателей. В некоторых компаниях считают, что целесообразно заниматься адаптацией специалистов «штучных позиций», тогда как линейный персонал эффективнее менять.
Позвольте не согласиться с последним тезисом. Внедрение системы адаптации для линейного персонала позволит уменьшить «текучесть» такого персонала, что снизит затраты на его подбор и обучение. Сэкономленные средства можно будет перенаправить на другие нужды компании (например, продвижение продукта, повышение квалификации сотрудников).
Важно помнить, что система адаптации нового сотрудника — это комплекс мер, отражающих политику компании в отношении нового персонала, направленных на обустройство работника в новом коллективе и на новом рабочем месте как в организационном и социальном, так и в профессиональном плане. В этот комплекс мер входит не только освоение работником своей должностной инструкции, знакомство с коллективом, но и ряд других значимых моментов.
Выделяют различные виды адаптации. Остановимся на той классификации, которая показывает содержательную наполненность процесса адаптации и помогает в практической работе. Согласно этой классификации можно обозначить 3 вида адаптации: организационную, профессиональную и социально-психологическую.
Организационная адаптация направлена на знакомство нового сотрудника с организацией как с социальной системой: с историей компании, системой внутренних и внешних коммуникаций, с правилами внутреннего распорядка, корпоративной культурой, целями и этическими ценностями компании. Важно, чтобы новый сотрудник компании не только познакомился, но и принял эту систему ценностей, усвоил цели и проникся миссией компании.
Чтобы раскрыть значение вида адаптации, уместно будет сослаться на пирамиду логических уровней. Если нарисовать эту пирамиду, то на самом верху будет миссия компании, далее вниз: роль, ценности и убеждения, способности, поведение, окружение.
Применительно к этой пирамиде действует общий закон, сформулированный Б. Расселом для определения взаимоотношения между классами информации различных логических уровней: «Изменение, происходящее на более низком логическом уровне, почти никогда не приводит к изменениям на более высоком логическом уровне; а изменение, происходящее на более высоком логическом уровне, почти всегда приводит к изменениям на более низких логических уровнях». Таким образом, если в процессе адаптации цели, ценности нового сотрудника согласованы с целями, ценностями и миссиями компании, то вероятность успешной адаптации нового сотрудника значительно повышается.
Задача организационной адаптации может решаться за счет использования следующих методов:
Задача профессиональной адаптации может быть решена следующими методами:
Социально-психологическая адаптация нового сотрудника может быть облегчена и ускорена за счет следующих мер:
У некоторых специалистов по работе с персоналом все еще существует убеждение в том, что профессиональный опыт сотрудника является решающим для успешной адаптации. По результатам исследования Всероссийского кадрового портала kadrovik.ru ключевую роль в конечном успехе, да и в длительности периода адаптации, играет наличие собственно программы адаптации на предприятии, выработка и функционирование системы адаптационных мер, назначение наставника для новых сотрудников (62%), тогда как личный профессиональный опыт влияет на успех не так сильно (30%), помощь коллег еще менее продуктивна (19%), а индивидуальные качества работника вообще мало что могут изменить (11%).
Для того чтобы адаптация новых сотрудников проходила достаточно быстро с минимальными усилиями и была достаточно гибкой, необходимо выстроить системную работу с новыми сотрудниками.
Для иллюстрации системного подхода рассмотрим практический пример построения системы адаптации новых сотрудников в сервисной компании (см. приложение 1).
Сфера деятельности: оказание информационных услуг.
Структура компании: отдел телемаркетинга, отдел продаж, отдел по работе с постоянными клиентами, а также отделы, составляющие back-office.
В каждом подразделении внедрена и функционирует технология адаптации.
В нашем примере мы рассмотрели систему адаптации специалистов отдела по работе с постоянными клиентами, как ключевого и самого многочисленного подразделения компании.
Безусловно, каждая компания находит свои решения в построении работы с новыми сотрудниками. Но как бы вы ни решали выстраивать работу по адаптации в компании, необходимо учесть следующие рекомендации:
Практический пример построения системы адаптации новых сотрудников в сервисной компании.
Приложение 1.
старший бизнес-тренер ЗАО «ТЛС-ГРУП»
Какие существуют виды адаптации сотрудников в компании? Помогает ли адаптации наличие профессионального опыта у сотрудника? Что важно помнить при построении системы адаптации сотрудника в компании?
К сожалению, можно констатировать, что сегодня только часть руководителей среднего и крупного бизнеса осознает роль персонала в достижении успеха компании и отводит вопросу его адаптации должное внимание.
Это подтверждается результатами опроса, проведенного интернет-порталом Superjob.ru в 2010 году, согласно которому только 49% отечественных компаний придают большое значение организации процесса адаптации персонала.
За последние 10—20 лет в России стала формироваться новая система работы с персоналом. Если в начале 90-х годов HR-технологии во многом развивались за счет апробации западных аналогов, то сейчас у нас появились свои собственные методы работы с персоналом.
Один из актуальных вопросов — целесообразность адаптации новых сотрудников в коллективе. Его можно рассмотреть с трех позиций: руководителя, специалиста по работе с персоналом и непосредственного сотрудника.
Руководителю компании/подразделения имеет смысл вкладывать усилия, время и прочие ресурсы в адаптацию новых сотрудников: начальный этап автономной работы такого сотрудника при организованной и контролируемой системе адаптации занимает около 3–6 месяцев, тогда как при стихийной адаптации это может занимать до 1,5 лет без возможности прогнозирования.
Специалисту по работе с персоналом выгодно вкладывать усилия в организацию системной адаптации, потому что это позволяет разделить ответственность за персонал с руководителем, уменьшить объем рутинной работы, сделать результаты работы специалиста более прогнозируемыми.
Что касается самого нового работника, правильно организованный процесс адаптации снимает первоначальные тревогу и напряжение, позволяет быстрее достичь высоких показателей. В некоторых компаниях считают, что целесообразно заниматься адаптацией специалистов «штучных позиций», тогда как линейный персонал эффективнее менять.
Позвольте не согласиться с последним тезисом. Внедрение системы адаптации для линейного персонала позволит уменьшить «текучесть» такого персонала, что снизит затраты на его подбор и обучение. Сэкономленные средства можно будет перенаправить на другие нужды компании (например, продвижение продукта, повышение квалификации сотрудников).
Важно помнить, что система адаптации нового сотрудника — это комплекс мер, отражающих политику компании в отношении нового персонала, направленных на обустройство работника в новом коллективе и на новом рабочем месте как в организационном и социальном, так и в профессиональном плане. В этот комплекс мер входит не только освоение работником своей должностной инструкции, знакомство с коллективом, но и ряд других значимых моментов.
Выделяют различные виды адаптации. Остановимся на той классификации, которая показывает содержательную наполненность процесса адаптации и помогает в практической работе. Согласно этой классификации можно обозначить 3 вида адаптации: организационную, профессиональную и социально-психологическую.
Организационная адаптация направлена на знакомство нового сотрудника с организацией как с социальной системой: с историей компании, системой внутренних и внешних коммуникаций, с правилами внутреннего распорядка, корпоративной культурой, целями и этическими ценностями компании. Важно, чтобы новый сотрудник компании не только познакомился, но и принял эту систему ценностей, усвоил цели и проникся миссией компании.
Чтобы раскрыть значение вида адаптации, уместно будет сослаться на пирамиду логических уровней. Если нарисовать эту пирамиду, то на самом верху будет миссия компании, далее вниз: роль, ценности и убеждения, способности, поведение, окружение.
Применительно к этой пирамиде действует общий закон, сформулированный Б. Расселом для определения взаимоотношения между классами информации различных логических уровней: «Изменение, происходящее на более низком логическом уровне, почти никогда не приводит к изменениям на более высоком логическом уровне; а изменение, происходящее на более высоком логическом уровне, почти всегда приводит к изменениям на более низких логических уровнях». Таким образом, если в процессе адаптации цели, ценности нового сотрудника согласованы с целями, ценностями и миссиями компании, то вероятность успешной адаптации нового сотрудника значительно повышается.
Задача организационной адаптации может решаться за счет использования следующих методов:
- первичное обучение;
- просмотр фильма с трансляцией миссии, технологий компании, знакомство с материалами о компании;
- экскурсия по компании;
- выдача материалов по внутреннему распорядку, целям и миссии компании;
- наставничество;
- беседа.
Задача профессиональной адаптации может быть решена следующими методами:
- первичное обучение (тренинги, лекции, деловые игры);
- наставничество (наблюдение за наставником, работа под наблюдением наставника, обратная связь и корректировка);
- беседы с руководителем, специалистом по работе с персоналом;
- план на испытательный срок;
- аттестация по итогам испытательного срока;
- материалы «Руководство для новичка» или «Памятка стажера»;
- «Информационный портал для новичков», на котором хранятся необходимые материалы (регламенты, ПВТР, цели и миссия компании, пр.).
Социально-психологическая адаптация нового сотрудника может быть облегчена и ускорена за счет следующих мер:
- корпоративные мероприятия, где представляют новых сотрудников (например, «День новичка»);
- рассылки по внутренней почте с информацией о новом сотруднике, его опыте и функциональных обязанностях, публикация материалов о новичках в корпоративных изданиях.
У некоторых специалистов по работе с персоналом все еще существует убеждение в том, что профессиональный опыт сотрудника является решающим для успешной адаптации. По результатам исследования Всероссийского кадрового портала kadrovik.ru ключевую роль в конечном успехе, да и в длительности периода адаптации, играет наличие собственно программы адаптации на предприятии, выработка и функционирование системы адаптационных мер, назначение наставника для новых сотрудников (62%), тогда как личный профессиональный опыт влияет на успех не так сильно (30%), помощь коллег еще менее продуктивна (19%), а индивидуальные качества работника вообще мало что могут изменить (11%).
Для того чтобы адаптация новых сотрудников проходила достаточно быстро с минимальными усилиями и была достаточно гибкой, необходимо выстроить системную работу с новыми сотрудниками.
Для иллюстрации системного подхода рассмотрим практический пример построения системы адаптации новых сотрудников в сервисной компании (см. приложение 1).
Сфера деятельности: оказание информационных услуг.
Структура компании: отдел телемаркетинга, отдел продаж, отдел по работе с постоянными клиентами, а также отделы, составляющие back-office.
В каждом подразделении внедрена и функционирует технология адаптации.
В нашем примере мы рассмотрели систему адаптации специалистов отдела по работе с постоянными клиентами, как ключевого и самого многочисленного подразделения компании.
Безусловно, каждая компания находит свои решения в построении работы с новыми сотрудниками. Но как бы вы ни решали выстраивать работу по адаптации в компании, необходимо учесть следующие рекомендации:
- важно согласовать и утвердить в установленном порядке систему адаптации (технологию);
- необходимо распределить зоны ответственности участников процесса адаптации (специалистов по обучению,
- руководителей и всех заинтересованных лиц);
- следует обязательно обозначить точки контроля успехов адаптации нового сотрудника и способы коррекции прохождения адаптации;
- назначить ответственного сотрудника, который будет контролировать и обеспечивать соблюдение технологии адаптации всеми участниками, а при необходимости сможет принять меры в связи с этим.
Практический пример построения системы адаптации новых сотрудников в сервисной компании.
Приложение 1.