Затраты на ремонт ОС учитывайте по актам выполненных работ, а при ремонте своими силами — по требованиям—накладным, бухгалтерским справкам.
Если ремонтами в компании занимается специальное подразделение, передачу ОС в ремонт можно оформить накладной ОС-2, а при возврате составить акт ОС-3. Перед началом любого ремонта составьте дефектную ведомость или акт осмотра ОС с указанием повреждений или недостатков объекта. Эти документы обосновывают необходимость ремонта и подтверждают, что проведенные работы не относятся к модернизации или реконструкции.
В налоговом учете все затраты на капитальный и текущий ремонт ОС, включая стоимость израсходованных запчастей и других материалов, по окончании работ сразу включайте в прочие расходы. Другой вариант — создать резерв на ремонт ОС. Тогда в расходах вы будете признавать отчисления в резерв, а фактические затраты списывать за счет резерва (ст. 260 НК РФ).
В бухучете резерв на ремонт ОС не создают. Затраты на плановый капитальный ремонт, проводимый реже, чем раз в год, капитализируют — принимают к учету как отдельный объект ОС и амортизируют в течение СПИ, равного межремонтному периоду. Затраты на текущий ремонт и техобслуживание оборудования и других ОС учитывают в отчетном периоде (п. 16 ФСБУ 26/2020).
Запчасти и другие материалы, приобретенные для текущего ремонта и техобслуживания, учитывают на счете 10, для капитального ремонта — на счете 08. В бухгалтерских программах затраты на любой ремонт можно сначала собирать на субсчете 23.05 "Выполнение ремонтов основных средств", а затем списывать: текущий ремонт — на счета учета затрат, капитальный — на счет 08 (п. 5 ФСБУ 26/2020).
