Замена лет расчетного периода для назначения пособий: условия и оформление

"Главная книга", 2025, N 7

ЗАМЕНА ЛЕТ РАСЧЕТНОГО ПЕРИОДА ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПОСОБИЙ:

УСЛОВИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ

Пособия работникам, которые в 2025 г. заболели, ушли в декрет или в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, нужно считать исходя из заработка за 2023 - 2024 гг. Но один или оба этих года расчетного периода работник может заменить. Расскажем, при каких условиях это возможно и как работодателю направить сведения для назначения пособия в СФР, чтобы заменить годы расчетного периода.

Условия для замены лет расчетного периода

Расчетный период для назначения больничных, декретных и пособия по уходу за ребенком - 2 календарных года, предшествующие году, в котором наступил страховой случай. И за этот же период берется заработок человека для определения суммы пособия <1>.

Средний заработок за расчетный период, на который попали декретный и детский отпуска, обычно получается невысокий, а может вообще отсутствовать. И чтобы сумма пособия получилась больше, законодатели предусмотрели возможность замены каждого года расчетного периода (или одного из них). При этом учитывается заработок, полученный в том году, который взят на замену.

В Законе N 255-ФЗ про право работника на замену лет сказано следующее: "...если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления страховых случаев, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия".

Из прямого прочтения этой нормы следует, что нужно выполнить два условия.

Условие 1. Заменен может быть календарный год расчетного периода, на который приходится:

- или отпуск по беременности и родам (БиР);

- или отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Если на каждый год расчетного периода приходится такой отпуск (отпуска), то оба года могут быть заменены. Если только на один - то именно этот соответствующий условию год и может быть заменен.

В то же время право на замену календарного года возникает, если в этом году работник был в декретном или детском отпуске хотя бы 1 день.

Например, сотрудница устроилась на работу в 2021 г., забеременела в 2023 г., ушла в отпуск по БиР, а затем сразу в отпуск по уходу за ребенком. Но в январе 2024 г. прервала его и вышла на работу. Заменить можно 2023 г. - потому что в нем работница была и в отпуске по БиР, и в отпуске по уходу за ребенком. И 2024 г. - несмотря на то, что сотрудница в начале года вышла на работу, несколько дней января она была в отпуске по уходу. Поэтому работница может попросить взять для расчетов 2021 и 2022 гг.

Нельзя заменить тот календарный год расчетного периода, в котором человек ни в декретном, ни в детском отпуске не был, но:

- был на больничном, в том числе длительном. Ранее в справке N 182н, а сейчас в ее аналоге по запросу работника наряду с периодами декретного и детского отпусков указывают и периоды временной нетрудоспособности. Время болезни относится к исключаемым периодам в случае расчета пособий по беременности и по уходу за ребенком, но вот права на замену лет не дает;

- вообще не состоял в трудовых отношениях. Причем даже в том случае, если речь идет о родителе ребенка в возрасте до 3 лет. Скажем, в 2022 г. работница была в декрете, а потом ушла в отпуск по уходу за ребенком. В 2023 г. она уволилась, находясь в детском отпуске. В 2024 г. нигде не трудилась, а в 2025 г. устроилась на новую работу. В расчетный период войдут 2023 - 2024 гг. При этом заменить можно будет только 2023 г.;

- получил заработок ниже, чем в году, предшествующем годам расчетного периода.

Отметим нюансы, которые необходимо учитывать, решая вопрос о замене лет, когда работник был в отпуске по уходу за ребенком:

- детский отпуск может взять любой родственник, поэтому на замену лет может рассчитывать и отец ребенка, и его бабушка, если в отпуске были именно они;

- если в период до 2024 г. сотрудник, находясь в детском отпуске, трудился в режиме неполного времени, у него все равно есть право на замену лет;

- с 2024 г. период получения пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет после досрочного прекращения отпуска по уходу за ребенком и выхода на работу на полный или неполный день не дает права на замену лет <2>;

- если родитель (родственник) находится в отпуске по уходу за ребенком без назначения пособия (в том числе и до достижения ребенком возраста 1,5 лет), право на замену лет расчетного периода будет, ведь оно связано не с получением пособия, а с нахождением в отпуске;

- если до 31.12.2023 работник начал трудиться на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по уходу за ребенком и после 01.01.2024 условия такой работы не изменились, то считается, что работник продолжает находиться в отпуске по уходу за ребенком, а значит, у него есть право на замену лет <3>;

- если сотрудник во время нахождения в детском отпуске на одном месте работы трудился у другого работодателя, то при назначении пособия первым работодателем сотрудник может произвести замену лет <4>.

Дату декретного или детского отпуска нового работника можно узнать так.

Основной способ - из следующих документов, полученных сотрудником от предыдущих работодателей:

- справка N 182н, выданная до 01.01.2023;

- копия (дубликат) справки N 182н, оформленной до 31.12.2022;

- справка произвольной формы с необходимой информацией, выданная после 01.01.2023. Это может быть аналог прежней справки N 182н, но уже без указания реквизитов документа, которым была утверждена справка. Основание для получения такой справки - норма ст. 62 ТК РФ, которая обязывает работодателей выдавать, в частности, справки о периодах работы. При этом в своем запросе работнику надо указать, какие именно сведения необходимы: информация о датах больничных, декретных и детских отпусков и всех периодов освобождения работника с сохранением среднего заработка, на который не начислялись взносы.

Альтернативные источники, о возможности использования которых говорят специалисты ОСФР, отвечая на вопросы страхователей <5>:

- выписка из лицевого счета застрахованного, которую работник может заказать через портал госуслуг;

- справка о назначенных и выплаченных пособиях, формируемая в электронном виде по запросу работника в автоматизированном режиме в личном кабинете получателя услуг (либо оформляемая на бумажном носителе при обращении в клиентскую службу СФР);

- выписка из сведений о гражданине, содержащихся в ЕГИССО, которую в электронном виде можно сформировать по запросу на портале госуслуг.

Сразу скажем, что альтернативные источники не столь информативны и удобны для использования. Поэтому объясните, что в интересах самого работника получить справки об исключаемых периодах от прежних работодателей.

Условие 2. Замена лет (года) расчетного периода возможна, только если это приведет к увеличению размера назначаемого пособия. Поэтому, если в заменяемом году был заработок, придется сделать два расчета: с заменой лет и без. Итоги сравнить и взять для расчета тот год, с учетом которого пособие получилось больше.

Очевидно, что для этого необходимо знать доходы работника, с которых были начислены страховые взносы, не только за годы расчетного периода, но и за годы, которые могут быть взяты на замену.

Если все это время человек трудился у того работодателя, который и назначает пособие, сложностей не возникнет. А как быть, если период декрета или детского отпуска приходится на время работы у предыдущих работодателей?

Данные о заработке у предыдущих работодателей вашего сотрудника:

- за годы начиная с 2023 г. - надо запрашивать в СФР. Ведь законодательство предусматривает, что с 2023 г. для расчета пособий используются сведения о заработке, имеющиеся у Фонда <6>. А справка N 182н отменена;

- за годы до 2023 г. - можно, по мнению СФР, брать из выданных до 2023 г. справок N 182н или их дубликатов, выданных после <7>. Но работодатель может и такие сведения запросить в СФР. Правда, специалисты Фонда обращают внимание на то, что глубина лет, сведения о заработке за которые могут быть предоставлены по запросу, ограничена. Скажем, если на замену выбран 2016 г. и более ранний, то у СФР за это время информации нет, поэтому в ответе на запрос Фонд укажет нулевой заработок. Получается, что в этом случае источником сведений может быть только справка N 182н.

Чтобы узнать в СФР данные о заработке человека, полученном до трудоустройства к вам, за те годы, которые могут быть взяты на замену лет расчетного периода, надо направить в СФР по ЭДО сообщение с типом 320 "запрос страхователя о получении от Фонда сведений о заработной плате". А от Фонда придет сообщение с типом 321 "ответ страховщика".

Больничные. Заработок за расчетный период для расчета суммы пособия по временной нетрудоспособности всегда делится на 730 <8>. Поэтому, чтобы выяснить, приведет ли замена лет к увеличению пособия и какие годы лучше взять на замену, можно просто сравнить заработок, полученный в разные годы, и выбрать комбинацию из 2 лет, при которой заработок за расчетный период будет наибольшим.

Декретные и пособие по уходу за ребенком. При расчете этих пособий доход за 2 года делится на количество дней в этих годах, уменьшенное на дни декретного или детского отпуска либо на иные периоды, за которые не платились взносы <9>. Поэтому просто сравнить заработок, полученный в разные годы, мало. Надо рассчитать средний дневной заработок для разных комбинаций лет, которые предшествуют году страхового случая или могут быть взяты на замену. Может оказаться, что выгоднее взять в расчет год с невысоким заработком, но с продолжительным исключаемым периодом.

--------------------------------

<1> ч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ).

<2> Письмо СФР от 20.12.2024 N 14-20/64386.

<3> Письмо СФР от 23.12.2024 N 14-20/64971.

<4> Письмо СФР от 24.06.2024 N 19-02/84476л.

<5> https://t.me/c/2176498347/24/8862, https://t.me/c/2176498347/12/1316 (присоединиться к чату ОСФР можно по ссылке https://t.me/+XWIjIAmahicwZjQy), https://t.me/osfr052/1089/2340.

<6> п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 23.11.2021 N 2010; ч. 4 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ.

<7> Письмо СФР от 21.02.2023 N 19-20/26411; https://sfr.gov.ru/branches/orel/info/~0/9584.

<8> ч. 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ.

<9> ч. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ.

Что потребуется для замены лет

Итак, вы удостоверились, что у работника есть право на замену лет и что это приведет к увеличению пособия. Тогда надо все правильно оформить.

Получить заявление от работника. Прежде всего, нужно получить заявление от работника. Без него никакую замену вы делать не можете, даже если вам очевидна ее целесообразность. Вы можете только подсказать работнику это сделать. Заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде нужно заполнять по форме, утвержденной СФР <10>.

Сотрудник может заполнить заявление:

- или сразу для всех страховых случаев, которые произойдут (произошли) в одном году, указав, какой год (годы) надо взять на замену первого и/или второго года расчетного периода. Скажем, сотрудница, вышедшая из отпуска по уходу за ребенком, может сразу оформить заявление о замене лет на весь текущий год, ведь с маленьким ребенком больничных может быть много. Или если работник хочет пересчитать пособия, назначенные в 2022 - 2024 гг., он может подать одно заявление для всех страховых случаев одного года;

- или в отношении одного страхового случая - больничного, выхода в декретный или детский отпуск.

Внимание! Заявление о замене лет может быть подано и после выплаты пособия. Возможен пересчет пособий, назначенных не более чем за 3 года, предшествующие дню подачи заявления <11>.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ │

│ Первый год расчетного периода с │2│0│2│3│ на │2│0│2│1│ <1>

│ └─┴─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ │

│ │

│ ┌─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ │

│ Второй год расчетного периода с │2│0│2│4│ на │2│0│2│2│ │

│ └─┴─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Замену года (годов) прошу произвести

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ │

│ │ │ по всем страховым случаям в │ │ │ │ │ году <2>

│ └─┘ └─┴─┴─┴─┘ │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ │

│ │V│по страховому случаю, │1│1│-│0│3│ - │2│0│2│5│ в связи <3>

│ └─┘наступившему └─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ с: │

│ │

│ ┌─┐ │

│ │ │ временной нетрудоспособностью │

│ └─┘ │

│ ┌─┐ │

│ │V│ беременностью и родами │

│ └─┘ │

│ ┌─┐ │

│ │ │ осуществлением ухода за ребенком до достижения им возраста│

│ └─┘ полутора лет │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Комментарий

<1> Заменить можно как оба года расчетного периода, так и один из них. Если заменяете только один год, тогда строки второго года оставляете пустыми.

<2> Тут может быть указан как текущий год, так и один из 3 предшествующих лет (для заявлений, подаваемых в 2025 г., это 2022, 2023 или 2024 г.). В первом случае заявление будет распространяться на все случаи болезни, которые произойдут в текущем году. Во втором - работодатель должен будет инициировать пересчет пособий, назначенных СФР в указанном году.

<3> Выбрать можно только один конкретный случай назначения пособия. В примере речь идет о пособии по беременности и родам. Если в 2025 г. по окончании декретного отпуска работница уйдет в отпуск по уходу за ребенком, то для замены лет даже на те же самые годы ей придется подать новое заявление.

Направить в СФР сведения для назначения пособий с учетом замены лет. В запросе СФР в качестве расчетного периода по умолчанию будут указаны 2 предшествующих календарных года. И заработок будет указан именно за эти годы. Чтобы заменить годы расчетного периода, действуйте так.

Шаг 1. В ответе на первоначальный проактивный запрос (сообщение 101) поставьте отметку о замене лет и укажите годы расчетного периода с учетом замены. После этого проактивный процесс будет закрыт. Вы получите из СФР:

- уведомление о закрытии процесса и открытии нового подпроцесса;

- новый проактивный запрос сведений (сообщение 100), где будут указаны годы с учетом замены и соответствующий им заработок.

Шаг 2. Не позднее 3 рабочих дней в ответ на этот новый запрос направьте в СФР сведения, необходимые для назначения выплаты.

При замене лет пришел проактивный запрос с нулевыми доходами. Так происходит, если в заменяемых годах нахождение работника в отпуске по БиР или по уходу за ребенком не подтверждено сведениями персонифицированного учета. Кроме того, нулевые доходы будут указаны в запросе в случае, когда на замену выбран 2016 г. или более ранние годы.

В этой ситуации специалисты ОСФР рекомендуют поступать так <12>:

- отправить сведения для назначения пособия без замены расчетного периода. Это позволит не затягивать с назначением пособия работнице, поскольку решение вопроса может занять некоторое время;

- выяснить, в чем состоит несоответствие, и при необходимости откорректировать сведения персонифицированного учета. Возможно, придется обратиться в свое отделение СФР;

- инициировать перерасчет выплаченного пособия с заменой лет. То есть надо направить информацию о жизненном событии (сообщение 109) с признаком "Перерасчет" и указать идентификатор первоначального реестра, по которому выплачено пособие. Затем ответить на запрос из СФР с признаком "Перерасчет".

Нахождение в детском отпуске может быть не подтверждено сведениями персонифицированного учета, в частности, в ситуации, когда сотрудник был в отпуске и работал в режиме неполного рабочего времени. Ведь в таком случае сведения о стаже были поданы как обычный период работы, без указания кодов "ДЕТИ" (для отпуска родителей по уходу за ребенком до исполнения ему 1,5 лет), "ДЛДЕТИ" (для отпуска родителей по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет) или "ДЕТИПРЛ" (для отпуска иных родственников по уходу за ребенком). Исправлять персонифицированные сведения не требуется. Но чтобы СФР назначил пособие с учетом замены лет, скорее всего, придется в ответе на извещение о несоответствии расписать все периоды нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком со ссылкой на подтверждающие документы: приказы работодателя о предоставлении/прекращении такого отпуска.

* * *

Мы разобрались, когда возможна замена лет расчетного периода, каков порядок направления сведений в случае замены лет. А в статье на с. 69 рассмотрим правила замены лет на конкретных ситуациях.

--------------------------------

<10> приложение N 5 к Приказу СФР от 22.04.2024 N 643.

<11> ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ.

<12> https://t.me/c/2176498347/24/7160 (присоединиться к чату ОСФР можно по ссылке https://t.me/+XWIjIAmahicwZjQy).

Е.О. Калинченко

Ведущий эксперт

Подписано в печать

21.03.2025