Расчет 6-НДФЛ. Как правильно заполнить в 2024 году

"Нормативные акты для бухгалтера", 2024, N 3

РАСЧЕТ 6-НДФЛ: КАК ПРАВИЛЬНО ЗАПОЛНИТЬ В 2024 ГОДУ

В прошлом году ФНС России обновляла форму расчета 6-НДФЛ несколько раз. Чтобы вы не запутались, мы сделали для вас шпаргалку, как правильно заполнить и сдать расчет за 2023 год и как правильно сдавать его за налоговые периоды в 2024 году.

Отчет 6-НДФЛ по итогам 2023 года должен быть сдан до 25 февраля 2024 года. Если компания провела выплаты более чем 10 работникам, отчитаться можно только в электронном формате. Если работников было меньше 10, расчет по форме 6-НДФЛ можно сдать на бумаге.

Форма 6-НДФЛ для годового отчета

Для годового отчета нужно применять форму, которая утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. То есть применять нужно старую форму.

Новая форма введена для отчета 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

6-НДФЛ состоит:

- из титульного листа;

- раздела 1 "Данные об обязательствах налогового агента";

- раздела 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ";

- Приложения N 1 "Справка о доходах и суммах налогов физлица".

Обратите внимание, что в годовой отчет, в отличие от квартальных, входят справки о доходах по работникам.

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ за 2023 год

Если выплат работникам в отчетном периоде не было, то нужно сдать нулевой отчет 6-НДФЛ, в котором отражаются начисления за предыдущие периоды. Например, если работодатель выплачивал доход работникам только в I квартале 2023 года, то расчет сдается за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за 2023 год.

Обратите внимание, что расчет нужно сдать, если хотя бы в одном месяце налоговый агент выплачивал заработную плату.

Если же с начала года компания не выплачивает работникам никаких доходов, сдавать 6-НДФЛ не нужно.

Как заполнить 6-НДФЛ за 2023 год

Если отчет первичный, на титульном листе в поле "Номер корректировки" указывается "0--".

В отчете 6-НДФЛ за 2023 год нужно проставить код отчетного периода "34". Если в компании реорганизация или ликвидация, код периода будет другим - "90".

В поле "По месту нахождения (учета)":

- организации указывают код "214";

- ИП - "120".

В наименовании компании можно указать сокращенное название, только если оно закреплено в уставе.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за 2023 год отражают данные только за октябрь, ноябрь и декабрь текущего года. Если вы удерживали с работников НДФЛ по разным ставкам, то первых разделов в расчете 6-НДФЛ должно быть столько, сколько ставок вы применили.

По строке 010 укажите КБК для НДФЛ.

В строки 021 - 024 впишите суммы НДФЛ, сгруппированные в соответствии с наименованиями строк и со сроками, в которые они должны быть направлены в бюджет.

По строке 020 укажите общую сумму НДФЛ по строкам 021 - 024.

Если вы возвращали налог во II квартале 2023 года:

- в строке 031 нужно указать дату возврата средств;

- в строке 032 - возвращенную сумму НДФЛ.

Общая сумма возвращенного НДФЛ вносится в строку 030 раздела 1.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ

Если вы удерживали с работников НДФЛ по разным ставкам, у них разные КБК. Поэтому вторых разделов в расчете 6-НДФЛ за 2023 год может быть несколько. В разделе 2 отражают данные нарастающим итогом. Все суммы по строкам 110 - 190 включают показатели с января по декабрь включительно.

Приложение N 1 "Справка о доходах

и суммах налога физического лица"

Приложение N 1 - это отчет (справка), содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных, и о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

В какой отчет попадает декабрьская зарплата:

в 6-НДФЛ за 2023 год или I квартал 2024 года

Из-за новых правил уплаты НДФЛ бухгалтеров волнует вопрос, в какой отчет 6-НДФЛ попадает декабрьская зарплата - в годовой отчет или в отчет за I квартал 2024 года. И в какую справку о доходах физлица попадает такая зарплата, если часть декабрьской зарплаты выплачена в январе 2024 года.

у большинства работодателей часть зарплаты за декабрь выплачена в декабре, а вторая часть - в январе 2024 года. От того, когда выплачена зарплата, зависит, в какой расчет 6-НДФЛ включать декабрьскую зарплату, так как доход относится к тому отчетному периоду, в котором он выплачен.

6-НДФЛ, если зарплата за декабрь 2023 года

полностью выплачена в конце 2023 года

Если зарплата работникам выплачена в конце декабря 2023 года, значит, НДФЛ должен быть уплачен до 29.12.2023. Такая зарплата должна была попасть у вас в расчет 6-НДФЛ за 2023 год.

НДФЛ, удержанный с дохода за период с 23 по 31 декабря, нужно было заплатить 29.12.2023.

Поэтому выплаченную работникам в декабре 2023 года зарплату за первую и вторую половину декабря 2023 года и НДФЛ с нее нужно отразить:

- в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год;

- в Приложении N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к расчету 6-НДФЛ за 2023 год.

Отчет 6-НДФЛ за 2023 год нужно сдать до 25 февраля 2024 года.

6-НДФЛ, если зарплата за декабрь 2023 года

выплачена в январе 2024 года

Если зарплата за вторую половину декабря 2023 года работникам выплачена в январе 2024 года, то такой доход относится к доходам 2024 года. Поэтому эта часть декабрьской зарплаты попадает в расчет 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

Первая часть зарплаты за декабрь, выплаченная в декабре, попадает в годовой отчет 6-НДФЛ.

Например, зарплата работникам за первую половину декабря 2023 года выплачена 29.12.2023, а за вторую половину декабря выплачена 12.01.2024. НДФЛ удержан при фактической выплате зарплаты - 12.01.2024. Срок перечисления исчисленного и удержанного НДФЛ за вторую часть - не позднее 29.01.2024.

Первая часть зарплаты и НДФЛ с нее попадают в годовой отчет 6-НДФЛ за 2023 год. А вторая часть декабрьской зарплаты относится к доходам 2024 года, и отражать ее нужно в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

Обратите внимание: для отчета за I квартал 2024 года введена новая форма 6-НДФЛ. Она утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.

Какие поля в 6-НДФЛ за 2023 год можно не заполнять

В расчете 6-НДФЛ за 2023 год, а именно в справках о доходах за 2023 год, поля с суммами перечисленного налога не заполняются.

Расчет 6-НДФЛ сдают все компании и ИП, которые выплачивают работникам зарплату и (или) иные вознаграждения по трудовым либо гражданско-правовым договорам.

6-НДФЛ за 2023 года сдается по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ (в ред. Приказа ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/881@).

В составе расчета 6-НДФЛ подаются в налоговую сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период с суммами НДФЛ, исчисленного и удержанного за этот период по каждому работнику (справка о доходах). Подача в ИФНС сведений об НДФЛ касается всех работников и всех данных, кроме тех сведений, которые составляют государственную тайну. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, приведен в статье 5 Закона РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 04.08.2023).

Ранее эти сведения о доходах работника формировались в виде справки по форме 2-НДФЛ, которую многие бухгалтеры еще помнят.

В конце 2022 года Федеральным законом от 28.12.2022 N 565-ФЗ были внесены изменения в пункт 2 статьи 230 НК РФ, которые привели к тому, что изменилось содержание справки о доходах. Из нее исключены сведения о суммах налога, перечисленных в бюджет. Это следствие введения ЕНП: деньги сначала попадают на ЕНС, затем, уже налоговиками, распределяются в пользу уплаты того или иного налога на основании уведомлений.

В итоге в расчете 6-НДФЛ за 2023 год, а именно в справках о доходах, показатели перечисленного налога вы вправе не заполнять:

- поле "Сумма налога перечисленная" раздела 2 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода" Приложения N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к расчету по форме 6-НДФЛ за 2023 год;

- поле "Сумма налога перечисленная" раздела 5 "Общие суммы дохода и налога" Приложения N 4 "Справка о доходах и суммах налога физического лица", утвержденного Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.

Когда платить НДФЛ с доходов по ценным бумагам

за 2023 год и как отражать в 6-НДФЛ

С 1 января 2024 года изменены сроки уплаты НДФЛ. Но НДФЛ по операциям с ценными бумагами за 2023 год в январе 2024 года нужно платить по старым правилам.

Если физлица получают доходы по операциям с ценными бумагами и финансовыми инструментами, то они обязаны заплатить НДФЛ. Налог удерживает и перечисляет налоговый агент.

Статья 214.9 Налогового кодекса устанавливает, что исчисление налога в отношении доходов по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете (ИИС), производится налоговым агентом в следующих случаях:

- на дату выплаты дохода (в том числе в натуральной форме) не на ИИС - исходя из суммы произведенной выплаты;

- на дату прекращения договора на ведение индивидуального инвестиционного счета.

Срок уплаты - не позднее 28-го числа месяца, следующего за датой, на которую была исчислена сумма налога.

Когда платить НДФЛ с доходов

по ценным бумагам за 2023 год

НДФЛ, удержанный с доходов по ценным бумагам за 2023 год, нужно заплатить в такие сроки:

- налог, удержанный за период с 1 по 22 января 2024 года, - не позднее 29 января 2024 года (т.к. 28 января - воскресенье);

- налог, удержанный за период с 23 января по 31 января 2024 года, - не позднее 28 февраля 2024 года.

Как отражать в расчете 6-НДФЛ за 2023 год

Доходы по операциям с ценными бумагами за 2023 год и НДФЛ, исчисленный и удержанный с таких доходов налоговым агентом по окончании 2023 года, нужно отразить:

- в полях 110, 130, 140 и 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год;

- в Приложении N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к расчету 6-НДФЛ за 2023 год.

Кроме того, сумма налога с таких доходов указывается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

Подаем уведомление об исчисленном НДФЛ

Суммы НДФЛ, удержанные за период с 1 по 22 января 2024 года, нужно включить в уведомление, представляемое не позднее 25 января 2024 года. А НДФЛ за период с 23 января по 31 января 2024 года - в уведомление, представляемое не позднее 26 февраля 2024 года.

Пример заполнения расчета 6-НДФЛ за 2023 год. В ООО "Альфа" работают 10 сотрудников. Зарплата выплачивается 5-го и 20-го числа месяца. За IV квартал были выплачены следующие суммы:

Сумма выплат за IV квартал 2023 года составила 1 340 000 руб. НДФЛ с этих доходов удержан в размере 174 200 руб. Налоговые вычеты работникам не предоставлялись. Всего за 2023 год работникам было выплачено 3 540 000 руб., НДФЛ - 460 200 руб.

Сидоров А.А. - один из работников компании. Зарплата установлена в размере 35 000 руб. Налоговые вычеты работникам не предоставлялись. Вот как должен быть заполнен расчет 6-НДФЛ за 2023 год.

Форма корректировочного 6-НДФЛ за 2023 год

Корректировочный расчет 6-НДФЛ сдается по той же форме, по которой вы сдали первичный отчет. Для отчетности за 2023 год применяется форма, утвержденная Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@, с изменениями, которые внесены в нее Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/881@. Ориентируйтесь на последний Приказ, так будет проще.

НДФЛ по новой форме в 2024 году

Эту декларацию мы уже будем подавать начиная с I квартала 2024 года.

Сроки подачи декларации 6-НДФЛ:

На что обратить внимание

в новой форме 6-НДФЛ с 2024 года

Состав формы 6-НДФЛ не видоизменили. Отчет по-прежнему включает в себя:

- титульный лист;

- раздел 1 "Сведения об обязательствах налогового агента";

- раздел 2 "Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц";

- Приложение N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица".

В разделе 1 "Сведения об обязательствах налогового агента" должны быть отражены суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

А в разделе 2 отражают обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.

Но заполнять раздел 1 и раздел 2 теперь нужно по-новому, так как с 1 января введены два срока уплаты НДФЛ и два срока подачи уведомлений. А именно:

- по доходам, полученным физлицами с 1-го по 22-е число каждого месяца, уведомления нужно сдать не позднее 25-го числа, а налог перечислить на ЕНС не позднее 28-го числа того же месяца;

- по доходам, полученным физлицами с 23-го числа по последнее число каждого месяца, уведомление нужно сдать не позднее 3-го числа, а налог перечислить не позднее 5-го числа следующего месяца.

Строки 020 и 160 новой 6-НДФЛ в 2024 году

Из-за этих кардинальных изменений по НДФЛ раздел 1 формы 6-НДФЛ имеет шесть сроков перечисления (по два на каждый месяц квартала). Это строки 021 - 026. А строка 020 - общая удержанная сумма НДФЛ. В ней сумму налога нужно отразить с начала налогового периода, обобщенную по всем физическим лицам:

- за I квартал - удержанная сумма налога в период с 1 января по 31 марта включительно;

- за полугодие - удержанная сумма налога в период с 1 января по 30 июня включительно;

- за девять месяцев - удержанная сумма налога в период с 1 января по 30 сентября включительно;

- за год - удержанная сумма налога в период с 1 января по 31 декабря включительно.

Должно выполняться такое равенство: строка 020 раздела 1 (по каждому кварталу) = строки 021 + 022 + 023 + 024 + 025 + 026.

Отметим также, что к строке 030 тоже добавили шесть строк по возвращенному НДФЛ по срокам. Новые строки 031 и 036.

Строка 160

В разделе 2 новой формы 6-НДФЛ строка 160 (общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом с начала года) тоже детализируется на шесть строк. Это строки 161 - 166, т.е. в каждом месяце квартала по два удержания НДФЛ:

- общая сумма налога, удержанная в период с 1-го по 22-е число;

- общая сумма налога, удержанная в период с 23-го числа первого месяца по последнее число месяца.

Для строки 160 установлены такие контрольные соотношения:

- строка 160 раздела 2 по соответствующей ставке налога (за I квартал) = строки 161 + 162 + 163 + 164 + 165 + 166;

- строка 160 за полугодие = строка 160 за I квартал + (за полугодие: строки 161 + 162 + 163 + 164 + 165 + 166);

- строка 160 за 9 месяцев = строка 160 за полугодие + (за девять месяцев: строки 161 + + 162 + 163 + 164 + 165 + 166);

- строка 160 за 2024 год = строка 160 за 9 месяцев + (за год: строки 161 + 162 + 163 + + 164 + 165 + 166).

В Контрольных соотношениях для новой 6-НДФЛ в 2024 году, которые направлены Письмом ФНС России от 20.12.2023 N БС-4-11/15922@, нет соотношений, устанавливающих связь между строкой 160 раздела 2 и строкой 020 раздела 1. Поэтому показатели строк могут не совпадать.

Нулевой 6-НДФЛ в 2024 году

Если выплат работникам в отчетном периоде не было, нужно сдать нулевой отчет 6-НДФЛ. Конечно, такого требования в НК РФ нет. Но, если не уведомить налоговую о том, что вы не проводили никаких расчетов с персоналом, могут возникнуть проблемы. Избежать их можно, подав "нулевку" или письмо в ИФНС.

Если в вашей компании есть работники, вы должны платить им зарплату. Если в какой-то период вы приостановили деятельность, но работников не уволили, налоговая об этом не знает. Не получив очередной расчет 6-НДФЛ, налоговики могут посчитать, что вы просто забыли об отчетности. Последствия могут разными: от требования представить пояснения до блокировки счета.

Кроме того, если вы хотя бы один раз в год выплатили работникам зарплату и сдали 6-НДФЛ, например, за I квартал, сдавать отчет нужно до конца года. Даже при отсутствии выплат в пользу работников. Так как расчетный период по НДФЛ - год.

Как заполнить

В нулевом 6-НДФЛ полностью заполняется титульный лист. А в остальных графах, где должны быть цифры, проставляются прочерки.

Корректировочный расчет 6-НДФЛ в 2024 году

Ошибки и неточности в 6-НДФЛ приводят к штрафам. Любые недостоверные данные нужно исправлять. Корректировочный расчет 6-НДФЛ заполняется в зависимости от типа ошибки.

Не сдавать 6-НДФЛ можно только в том случае, если у компании вообще нет работников. Что практически невозможно. Один работник - директор - всегда есть. Конечно, с директором может не быть трудового или иного договора, он может не получать зарплату, но это редкий случай.

Итак, компания с нулевыми показателями по выплате доходов в пользу работников имеет право не сдавать 6-НДФЛ. Но, как написано выше, это может привести к ненужным проблемам, если ИФНС не будет знать, по какой причине при наличии персонала у вас нет выплат по зарплате. Правильнее предупредить налоговиков. Сделать это можно двумя способами: направив в свою ИФНС письмо или сдав нулевой 6-НДФЛ.

Как сдавать 6-НДФЛ, если выплаты были только

в одном отчетном периоде

Нулевой 6-НДФЛ сдаем, если в штате есть работники. Если компания новая и первые несколько месяцев занимается оргвопросами, персонал не набран, расчет по НДФЛ сдавать не нужно.

Действующая компания, которая приостановила деятельность, но работников не уволила, а, например, отправила в отпуск за свой счет, вызовет подозрения, если не сдаст 6-НДФЛ.

Ошибки в 6-НДФЛ могут быть вызваны техническим сбоем ПО, неточностью расчетов, невнимательностью при внесении данных и т.д. Например, неверно указали КПП или ОКТМО, реквизиты; неправильно подсчитали сумму доходов, ошиблись в сроках перечисления налога и т.д.

Корректировку 6-НДФЛ нужно сдать в любом случае, если вы нашли в отчете ошибку после того, как он сдан в налоговую. За недостоверные сведения компанию оштрафуют по статье 126.1 НК РФ не менее чем на 500 рублей. Штрафа можно избежать, если новый уточненный расчет сдан до того, как налоговики сами выявили ошибку.

С отчета за I квартал 2024 года отчет 6-НДФЛ нужно сдавать по форме, которая приведена в Письме ФНС России от 04.12.2023 N БС-4-11/15166.

В какой срок сдавать корректировочный 6-НДФЛ

Сроков для сдачи корректировочных расчетов по форме 6-НДФЛ нет. Исходите из того, что новый расчет нужно сдать как можно скорее после обнаружения ошибки. Если ее выявят налоговики, штрафа не избежать. Хотя сначала из ИФНС вам придет требование о представлении пояснений и необходимости внести исправления.

Какие поля в корректировочном 6-НДФЛ заполнять

Исправление ошибки зависит от того, в каких данных вы ошиблись. Если ошибки технические, например в КПП и ОКТМО, исправляется расчет за этот период. Если ошибки допущены при расчете доходов работника или НДФЛ, сдавать уточненки придется за тот период, в котором была допущена ошибка, и последующие. Например, ошибку допустили в январе, а выявили ее только после того, как сдали 6-НДФЛ за полугодие. В этом случае придется сдать корректирующий 6-НДФЛ и за I квартал, и за полугодие.

Ошибка в КПП или ОКТМО

В этом случае в налоговую нужно сразу два расчета: первичный и корректировочный. Расчет с ошибочным КПП или ОКТМО сначала нужно аннулировать.

Составьте уточненный расчет с кодом корректировки "001". КПП, ОКТМО или другой искаженный реквизит заполните так же, как в исходном отчете, то есть с ошибкой. Во всех цифровых показателях проставьте нули. На основании этого расчета налоговая уберет с лицевого счета ошибочные начисления. То есть вы проведете аннулирование.

Одновременно с этим составьте корректирующий 6-НДФЛ с правильными КПП и ОКТМО. В нем заполните все показатели расчета с правильными цифрами. Это будет исправление.

Завысили доходы работника

Корректирующий 6-НДФЛ нужно сдать за тот период, в котором допущена ошибка, и все последующие, так как расчетный период по НДФЛ - год.

В корректировочных расчетах 6-НДФЛ укажите:

- в полях 020 - 024 - удержанные суммы НДФЛ (как есть);

- в полях 110, 112 и 115 - исправленную сумму начисленного дохода (с учетом пересчета);

- в полях 140, 142 - исправленную сумму исчисленного НДФЛ (с учетом пересчета);

- в поле 160 - удержанный НДФЛ как есть, без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;

- в поле 180 - сумму излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчетного периода.

НДФЛ, который возвращаете, укажите в полях 030 - 032 раздела 1 и в поле 190 раздела 2 за период, в котором налог вернули.

В разделе 2 в поле 180 укажите сумму с учетом корректировки на сумму возвращенного налога.

НДФЛ удержали не полностью

Если бухгалтер забыл удержать НДФЛ в день выплаты работнику зарплаты или иного дохода, налог нужно удержать при следующей, ближайшей выплате.

В уточненном 6-НДФЛ доход укажите в полях 110 - 115 за период, к которому он относится.

Сумму НДФЛ укажите в разделе 1 и в поле 160 раздела 2 в периоде, когда налог должны были удержать.

Ошибка при предоставлении стандартного вычета

В случае такой ошибки, когда вычет предоставили дважды, в уточненном 6-НДФЛ корректируются разделы 1 и 2.

В корректирующем 6-НДФЛ в разделе 1 и полях 110 - 115, 130, 140 и 160 укажите правильные суммы с учетом пересчета, как будто ошибки не было.

Е. Натырова

Эксперт "НА"

Подписано в печать

02.02.2024