Как провести инвентаризацию основных средств и прав пользования активами

Как провести инвентаризацию основных средств и прав пользования активами

Оглавление:

1. В каких случаях и в какие сроки проводят инвентаризацию ОС и ППА

2. В каком порядке проводят инвентаризацию ОС и ППА

3. Какими документами оформить проведение инвентаризации ОС и ППА

1. В каких случаях и в какие сроки проводят инвентаризацию ОС и ППА

Обязательную инвентаризацию ОС и ППА перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, в отличие от других активов, разрешено проводить один раз в три года (пп. "а" п. 15 ФСБУ 28/2023). Такую инвентаризацию называют годовой.

В рамках этой инвентаризации необходимо проверить все имеющиеся ОС и ППА, потому что ее целью является обеспечение достоверности отчетных данных. Но вы можете распределить ОС и ППА по группам, с тем чтобы ежегодно в пределах трехлетнего периода инвентаризировать только часть объектов.

График проведения инвентаризации для различных групп можно утвердить отдельным распорядительным документом.

Причины проведения обязательной инвентаризации ОС и ППА установлены законодательством. Она необходима, в частности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества, смене материально ответственного лица, продаже предприятия как имущественного комплекса или передаче его в аренду. При этом проверяют не все объекты, а только те, которые входят в состав имущественного комплекса, находятся в зоне ответственности увольняющегося материально ответственного лица или в помещении с признаками взлома и т.п.

Добровольную инвентаризацию ОС и ППА (по инициативе организации) вы вправе провести в любое время.

Конкретные сроки проведения инвентаризации ОС и ППА устанавливают в приказе.

		См. также: В каких случаях проводят инвентаризацию С какой периодичностью проводят инвентаризацию В какие сроки проводят инвентаризацию имущества, иных активов и обязательств

		Образец заполнения приказа о проведении инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-22)

2. В каком порядке проводят инвентаризацию ОС и ППА

При проведении инвентаризации ОС и ППА придерживайтесь общего порядка с учетом следующего.

1. Проверьте наличие:

• инвентарных карточек, инвентарных книг или других используемых регистров аналитического учета;

• технической документации на объекты основных средств;

• документов, подтверждающих право собственности на основные средства - объекты недвижимости;

• документов, подтверждающих получение имущества в аренду, - для ППА, а также передачу в аренду собственных ОС. Это могут быть договоры аренды, акты приема-передачи и т.п. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Сопоставьте информацию, содержащуюся в различных документах. При выявлении расхождений инициируйте внесение необходимых исправлений или дополнений в регистры бухгалтерского учета.

2. Фактическое наличие ОС и ППА, которые на момент проведения инвентаризации находятся вне организации или в труднодоступных местах (морские и речные суда в рейсе, железнодорожный подвижной состав и автомобили в пути, переданное в ремонт или находящееся в составе сложных объектов оборудование и др.), по возможности проверяйте до момента их временного выбытия (установки).

Если объекты временно выбыли или установлены до проведения инвентаризации, проводите проверку на основе документов (п. 22 Рекомендации Р-46/2013-ОК Нефтегаз "Насосно-компрессорные трубы").

3. Проверьте и внесите в описи актуальные данные индивидуально по каждому объекту ОС или ППА: наименование, прямое назначение, инвентарный номер и основные характеристики.

Допустимо приводить в описях только наименования с указанием общего количества (количества и массы):

• по однотипным предметам с одинаковой стоимостью (поступившим одновременно в одно структурное подразделение), на которые открыта одна инвентарная карточка группового учета;

• по возрастным и половым группам животных основного стада (за исключением крупного рогатого скота, свиней, племенных животных и рабочего скота), учитываемых групповым порядком.

Указывайте в описях балансовую стоимость каждого объекта или группы объектов ОС, ППА или группы ППА.

Если будет установлено, что работы капитального характера или частичная ликвидация не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по документам определить сумму увеличения или снижения стоимости объекта и привести в описи в составе данных о фактическом наличии сведения об измененной балансовой стоимости или о вновь возникших объектах ОС.

4. Специально выявляйте ОС и ППА, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, а также объекты, длительное время не используемые в производственном процессе или для управленческих нужд. Составляйте на них отдельные описи. Это необходимо для того, чтобы своевременно принять в отношении этих активов решение о списании или продаже (п. 40 ФСБУ 6/2020 "Основные средства", п. 10 ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды").

5. Если выявите ОС или ППА, которые не отражены в учете или по которым нет характеризующих их данных, включите в опись недостающие сведения и технические показатели этих объектов.

Как правило, выявление в результате проведения инвентаризации активов, не учтенных в регистрах бухгалтерского учета, является получением информации о свершившихся ранее фактах хозяйственной жизни. Данная информация свидетельствует об ошибке, заключающейся в неотражении или некорректном отражении таких фактов в бухгалтерском учете. В этом случае при выявлении актива в результате инвентаризации исправьте ошибку в бухгалтерском учете в порядке, предусмотренном ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (п. п. 2, 3 Рекомендации Р-120/2020-КпР "Активы, выявленные в результате инвентаризации"). Если полученная информация несущественна, учтите последствия выявления ошибки исходя из требования рациональности (п. 4 Рекомендации).

Если вы не можете получить сведения, позволяющие учесть существенную информацию о выявленном объекте ОС в порядке исправления ошибки (например, истек срок хранения первичных документов за период, в котором предположительно была совершена ошибка), выберите один из подходов к определению стоимости, по которой можно принять его к бухучету (отразить излишек, выявленный при инвентаризации).

		См. также: Как излишки, выявленные при инвентаризации, оприходовать в бухгалтерском учете

2.1. В каком порядке проводят инвентаризацию недвижимого имущества

Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе ОС или ППА, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других активов этих категорий, но с учетом некоторых особенностей.

Помимо прочего, при инвентаризации недвижимости проверьте наличие документов (свидетельств о государственной регистрации права собственности, зарегистрированных договоров долгосрочной аренды и др.), подтверждающих право собственности или право аренды на эти объекты. Убедитесь, что регистрационный номер (при наличии) указан в инвентарной карточке объекта.

Дополнительно проверьте и укажите в описях основные характеристики объектов недвижимости, например:

• по зданиям - их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки;

• по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов;

• по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры;

• по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна;

• по земельным угодьям в сельскохозяйственных организациях - балансовую стоимость и сумму начисленной амортизации по капитальным вложениям на коренное улучшение земель, а также местонахождение земельных участков и за кем они закреплены (отделение, бригада, другое структурное подразделение) (п. 34 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету инвестиций, осуществляемых в форме капитальных вложений в сельскохозяйственных организациях).

3. Какими документами оформить проведение инвентаризации ОС и ППА

В ходе инвентаризации основных средств оформляют инвентаризационные описи (акты инвентаризации) отдельно по каждому месту нахождения ОС и материально ответственному лицу. Их составляют как минимум в двух экземплярах (п. 23 ФСБУ 28/2023). Один экземпляр передают в бухгалтерию, а второй - материально ответственному лицу.

Для основных средств Госкомстатом России разработана унифицированная форма описи N ИНВ-1. Она позволяет сравнить фактическое наличие с данными бухгалтерского учета и предусматривает одну общую графу для указания наименования, назначения и краткой характеристики объекта ОС. Если вам этого недостаточно, то дополните унифицированную форму отдельными графами для основных характеристик объектов и для указания причин, по которым объекты не эксплуатируются, или разработайте форму самостоятельно.

Машины, оборудование и транспортные средства отражайте в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера и других характеристик.

Если ваша организация занимается сельским хозяйством, при инвентаризации многолетних насаждений можно использовать форму инв. N 21-АПК, а при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных - форму инв. N 20-АПК.

Для ППА обычно используют те же инвентаризационные описи (акты), но их составляют по каждому арендодателю отдельно от собственных ОС. В них дополнительно указывают:

• реквизиты документов, подтверждающих принятие этих объектов в аренду;

• срок аренды. Этот реквизит в унифицированной форме N ИНВ-1 отсутствует, в случае использования этой формы его придется добавить.

Один из экземпляров описи (акта) направляют арендодателю.

Применяемые формы описей (актов) закрепите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для оформления результатов инвентаризации по активам, по которым выявлены отклонения от данных бухучета, составляют сличительные ведомости - отдельно по ОС и по ППА (п. п. 5, 6 ФСБУ 28/2023). Форму составляют в двух экземплярах: один для бухгалтерии, второй - для материально ответственных лиц.

Сличительные ведомости можно составить по форме N ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно. Применяемую форму нужно закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Лица, проводившие инвентаризацию, квалифицируют результаты инвентаризации. Для этого можно использовать форму N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Ведомость можно составить в произвольном виде, если не используете унифицированные формы. Применяемую форму нужно закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Ее вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передайте на рассмотрение руководителю для утверждения квалификации результатов инвентаризации (п. 9 ФСБУ 28/2023).

		Образец заполнения инвентаризационной описи основных средств (форма N ИНВ-1)
		Образец заполнения сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма N ИНВ-18)
		Образец заполнения ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26)