Как установить, изменить лимит остатка денег в кассе

Как установить, изменить лимит остатка денег в кассе

Оглавление:

1. Как установить лимит кассы

2. Как изменить установленный лимит кассы

3. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений

4. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач

5. Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе

6. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе вновь созданной организации

7. Как установить лимит кассы обособленного подразделения

8. В каких случаях допускается превышение лимита остатка наличных денег в кассе

9. Какой штраф установлен за превышение лимита кассы (излишки в кассе)

1. Как установить лимит кассы

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, вам нужно определить его самостоятельно, исходя из характера деятельности организации (п. 2 Указания N 3210-У).

Если ваша организация регулярно получает наличную выручку в кассу, рассчитайте лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений.

Если ваша организация не имеет регулярных поступлений наличной выручки в кассу, но часто оплачивает наличными товары (работы, услуги и др.), рассчитайте лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач.

Лимит, полученный в результате расчета, нужно установить приказом (распоряжением) руководителя организации (п. 2 Указания N 3210-У). Согласовывать лимит с банком не нужно.

Период, на который должен быть установлен лимит, законодательно не регламентирован. Как правило, период, на который вводится лимит остатка в кассе, в приказе (распоряжении) руководителя не указывают. Он действует до вступления в силу приказа (распоряжения), устанавливающего новый лимит кассы.

Если в организации лимит кассы не установлен, но есть движение наличных денег, ответственность за это законодательством не предусмотрена. Однако отсутствие лимита расценивается налоговыми органами как лимит, равный нулю. Это означает, что в кассе на конец рабочего дня не должно оставаться денег. Организация должна сдавать все наличные деньги в банк.

2. Как изменить установленный лимит кассы

Организация может изменить лимит кассы в случаях изменения объемов поступлений или выдач наличных денег, а также периодичности сдачи наличных денег в банк или их получения в банке. Для этого нужно рассчитать новый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений или с учетом объемов выдач.

Новый лимит остатка наличных денег в кассе также должен быть установлен приказом (распоряжением) руководителя организации.

3. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений

Лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений рассчитывают организации, регулярно получающие наличную выручку в кассу.

Формула для расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений наличных денег выглядит следующим образом (п. 1 Приложения к Указанию N 3210-У):

Обратите внимание:

• Расчетный период (в рабочих днях организации), за который учитывается объем поступлений наличных денег, не может быть более 92 рабочих дней. В качестве расчетного можно принять любой период, в том числе имевший место в прошлых годах.

• Период между днями сдачи наличной выручки в банк (в рабочих днях организации) не должен быть больше 7 рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

4. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач

Лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач рассчитывают организации, не имеющие регулярных поступлений наличной выручки в кассу, но часто оплачивающие наличными товары (работы, услуги и др.).

Формула для расчета лимита кассы с учетом объемов выдач наличных денег выглядит следующим образом (п. 2 Приложения к Указанию N 3210-У):

Обратите внимание:

• В объем выдач наличных денег за расчетный период не включаются суммы заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

• Расчетный период (в рабочих днях организации), за который учитывается объем выдач наличных денег, не может быть больше 92 рабочих дней. В качестве расчетного можно принять любой период, в том числе имевший место в прошлых годах.

• Период между днями получения наличных в банке (в рабочих днях организации) не должен быть больше 7 рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

5. Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе

5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений

Наличная выручка ООО "Рассвет" от продажи товаров за расчетный период с 01.05.2025 по 31.07.2025 (60 рабочих дней) составила 2 390 100 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).

Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.

В этом случае лимит кассы равен:

2 390 100 руб. / 60 раб. дн. x 1 раб. дн. = 39 835 руб.

5.2. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов выдач

В ООО "Календула" сумма выплат наличных денег за расчетный период с 01.07.2025 по 30.09.2025 (66 рабочих дней) составила 166 000 руб., из них сумма выплаченной заработной платы - 100 000 руб.

Периодичность получения в банке наличных денег по чеку на расходы - один раз в пять рабочих дней.

Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач воспользуйтесь формулой.

В этом случае лимит кассы равен:

(166 000 руб. - 100 000 руб.) / 66 раб. дн. x 5 раб. дн. = 5 000 руб.

6. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе вновь созданной организации

Вновь созданные организации рассчитывают лимит кассы исходя из ожидаемых объемов поступлений (выдач) наличных денег (п. п. 1, 2 Приложения к Указанию N 3210-У).

7. Как установить лимит кассы обособленного подразделения

Чтобы установить лимит кассы обособленного подразделения, вам надо учесть следующие особенности:

• если обособленное подразделение сдает наличные деньги в банк, то лимит кассы для него должен быть установлен в порядке, определенном для организаций (п. 2 Указания N 3210-У). То есть и для организации (без учета обособленного подразделения), и для обособленного подразделения приказом руководителя должны быть установлены отдельные лимиты кассы исходя из ее (его) поступлений или платежей, а также с учетом периодичности сдачи наличных в банк или получения наличных в банке;

• если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу организации, то лимит остатка кассы должен быть рассчитан для организации в целом. Лимит для обособленного подразделения должен быть установлен приказом руководителя в пределах лимита, определенного для организации (п. 2 Указания N 3210-У).

Экземпляр приказа об установлении лимита остатка кассы для обособленного подразделения должен быть передан в обособленное подразделение (п. 2 Указания N 3210-У).

8. В каких случаях допускается превышение лимита остатка наличных денег в кассе

Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита допустимо (п. 2 Указания N 3210-У):

• в дни выдачи зарплаты, стипендий и других выплат, включая день получения денег с банковского счета;

• в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

9. Какой штраф установлен за превышение лимита кассы (излишки в кассе)

За накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита предусмотрены следующие штрафы (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для должностного лица организации - от 4 000 до 5 000 руб.;

• для организации - от 40 000 до 50 000 руб.

Должностным лицом, на которое может быть наложен штраф, кассир не является, поскольку он не выполняет организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций. Штраф может быть наложен, например, на главного бухгалтера или руководителя организации (примечание к ст. 2.4 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за совершение данного правонарушения - 60 календарных дней со дня его совершения (ч. 1, 1.1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Административный штраф заменяется предупреждением, если правонарушение совершено впервые и соблюдены иные необходимые условия замены (ч. 2, 3 ст. 3.4, ч. 1 ст. 4.1.1 КоАП РФ). Нарушение считается совершенным впервые, если на момент его совершения прошел годичный срок со дня исполнения постановления за совершение предыдущего однородного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3, ст. 4.6 КоАП РФ, Письмо ФНС России от 08.12.2016 N ОА-4-17/23483@).

Существует и другая позиция: при рассмотрении вопроса о возможности такой замены должны учитываться совершенные ранее иные административные правонарушения, в том числе не являющиеся однородными (п. 43 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 4 (2018)).

Дела, связанные с нарушением лимита остатка наличных денег в кассе, рассматривают налоговые органы (ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ).