Персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года

"Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 8

ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ СВЕДЕНИЯ О ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦАХ С 2023 ГОДА

С 1 января 2023 года вместо отчета СЗВ-М введена форма "Персонифицированные сведения о физических лицах".

Новый отчет утвержден Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 года N ЕД-7-11/878@:

- форма отчета "Персонифицированные сведения о физических лицах" - Приложением N 2 к Приказу ФНС России от 29 сентября 2022 года N ЕД-7-11/878@;

- Порядок заполнения данного отчета - Приложением N 4 к Приказу ФНС России от 29 сентября 2022 года N ЕД-7-11/878@.

Обратите внимание, что данным Приказом утверждены также форма РСВ и Порядок его заполнения.

Работодатели, у которых более 10 работников, представляют персонифицированные сведения о физических лицах в электронной форме по ТКС.

Куда сдавать отчет

Все работодатели обязаны представлять данный отчет ежемесячно в налоговую инспекцию.

Кто должен сдавать отчет

Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

- организации;

- индивидуальные предприниматели;

- адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;

- главы КФХ;

- физлица без статуса ИП.

Кого включать в отчет

В отчет нужно включить всех работающих граждан, в пользу которых начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров.

Под работающими гражданами понимаются застрахованные лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации", работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ или оказание услуг.

Значит, что в отчет нужно включить работников, на которых вы платите страховые взносы. Это:

- штатные работники;

- исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;

- исполнители по договорам авторского заказа;

- авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности;

- руководители, в т.ч. единственные учредители.

Не включайте в отчет сведения о работниках, за которых вы не платите страховые взносы. Это те, с кем заключены договоры купли-продажи, аренды, мены, найма жилого помещения, займа, дарения.

Нужно ли включать руководителей, которым не выплачивается зарплата?

Руководителей, в том числе и единственных учредителей, нужно включать в отчет независимо от того, есть у них зарплата или нет.

Указанные лица являются застрахованными лицами.

Это правило относится и к руководителям НКО, которым не начисляется зарплата.

Минфин России в Письме от 24 марта 2023 года N 03-15-07/26016 разъясняет, что Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от исполнения обязанности по сдаче персонифицированных сведений о физических лицах в случае отсутствия выплат физическим лицам по договорам, указанным в пункте 1 статьи 420 Налогового кодекса.

Таким образом, в отчет включайте единственных учредителей, руководителей, работающих без зарплаты.

Отметим также, что Письмо ФНС России от 2 марта 2023 года N БС-4-11/2477@, в котором инспекторы указали, что руководителей без зарплат не нужно включать в отчет, отозвано (Письмо ФНС России от 28 марта 2023 года N БС-4-11/3699@).

Мобилизованные работники в отчете

Мобилизованных и служащих по контракту, с которыми приостановлен трудовой договор согласно статье 351.7 ТК РФ, тоже необходимо включить в отчет о персонифицированных сведениях.

В отчете нужно указать только персональные данные.

Строку 070 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица" не заполняйте.

Когда в отчет нужно включить самозанятых

Вообще самозанятых работников на НПД не нужно включать в отчет. Но это только при условии, что самозанятые, работающие с компаний по договору ГПХ, передали чеки об оплате.

Если чеки не получены, у вас нет подтверждения исполнения работ в рамках режима на НПД, тогда выплата считается проведенной в рамках договора ГПХ и облагается страховыми взносами. Соответственно, сведения о таких работниках тоже нужно включить в отчет.

Если самозанятый представит чек позже, нужно будет подать аннулирующие сведения.

Каких иностранных работников нужно включить в отчет

В отчет по персонифицированным сведениям нужно включать и иностранных работников.

Есть важный нюанс - иностранный работник должен быть застрахованным лицом, то есть на него должны уплачиваться страховые взносы.

Напомним, выплаты постоянно и временно проживающим иностранцам, а также временно пребывающим иностранцам облагаются страховыми взносами по единому тарифу страховых взносов в размере 30%.

Исключение - временно пребывающие высококвалифицированные специалисты не из стран ЕАЭС. Они не являются застрахованными лицами, поэтому включать их в отчет не нужно.

Если заполняете сведения на иностранцев, учитывайте, что у него может не быть отчества и ИНН. Соответствующее поле оставьте пустым. Но СНИЛС у него обязательно должен быть.

Нужно ли сдавать отчет, если не было выплат?

Включить работника в отчет нужно, даже если в отчетном периоде у него не было выплат.

В этом случае в строке 070 проставьте прочерк.

Что указывать в отчете на работника

в отпуске по уходу за ребенком

Работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, нужно включать в отчет "Персонифицированные сведения о физлицах".

Так как работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, как правило, работодатель ничего не платит, в отчете нужно указать ноль ("0").

Если вы сдаете отчет в электронной форме, то в строке 070 ничего проставлять не нужно. Оставьте ее пустой. Если же отчет вы сдаете на бумаге, то в строке 070 нужно проставить прочерки.

Обратите внимание, что в бухгалтерских программах нужно проставить таким работникам "0". Затем при распечатке, закрытии или выводе формы в ней автоматически проставится прочерк. Если не поставить "0" программа не даст возможности "закрыть" отчет.

Срок сдачи

Срок сдачи - 25-е число месяца, следующего за отчетным. Первый отчетный месяц по новой форме - январь 2023 года. Итак, отчет сдается каждый месяц 25-го числа за предыдущий месяц. Если 25-е число выпадает на выходной, срок сдачи отчета переносится на первый рабочий день. Вот крайние сроки сдачи персотчета в 2023 году:

- за январь - 27 февраля;

- за февраль - 27 марта;

- за март - 25 апреля;

- за апрель - 25 мая;

- за май - 26 июня;

- за июнь - 25 июля;

- за июль - 25 августа;

- за август - 25 сентября;

- за сентябрь - 25 октября;

- за октябрь - 27 ноября;

- за ноябрь - 25 декабря.

Сроки сдачи РСВ и персонифицированных сведений в 2023 году

Персонифицированные сведения за третий месяц

каждого квартала можно не сдавать

ФНС России Письмом от 28 марта 2023 года N БС-4-11/3700@ сообщает, что персонифицированные сведения о физических лицах можно не сдавать за третий месяц каждого квартала. Данная позиция согласована с Минфином России.

Такое решение ФНС и Минфина связано с тем, что сведения ежемесячного отчета идентичны сведениям, которые подаем в составе РСВ в разделе 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах". Это Ф.И.О., СНИЛС, сумма выплат и иных вознаграждений. Поэтому инспекторы разрешают не сдавать персонифицированные сведения за каждый третий месяц каждого квартала. Его можно сдавать только за первый и второй месяцы из трех месяцев квартала. Сведения за третий месяц будут поданы в разделе 3 формы расчета по страховым взносам.

Состав отчета

Форма состоит из двух разделов:

- титульного листа;

- персональных данных физических лиц и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Как заполнить отчет

Порядок заполнения данного отчета утвержден Приложением N 4 к Приказу ФНС России от 29 сентября 2022 года N ЕД-7-11/878@.

Общие требования

Каждому показателю соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знако-мест. В каждом поле указывается только один показатель. Исключение составляют показатели, значением которых являются дата или десятичная дробь.

Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знако-мест), месяц (поле из двух знако-мест) и год (поле из четырех знако-мест), разделенные знаком "." ("точка").

Все значения стоимостных показателей указываются в рублях и копейках и не должны иметь отрицательные значения.

Что учесть при сдаче отчета на бумаге

Нужно использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета. Поля заполняйте заглавными печатными символами.

Нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства и распечатывать двусторонней печатью на бумажном носителе. Также нельзя скреплять листы так, чтобы это привело к порче бумажного носителя.

В случае отсутствия какого-либо показателя количественные и суммовые показатели заполняются значением "0" ("ноль"), в остальных случаях во всех знако-местах соответствующего поля проставляется прочерк.

Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знако-мест соответствующего поля, в незаполненных знако-местах в правой части поля проставляется прочерк. Например, при указании десятизначного ИНН организации "5024002119" в поле ИНН из двенадцати знако-мест показатель заполняется следующим образом: "5024002119-".

Дробные числовые показатели заполняются аналогично правилам заполнения целых числовых показателей. Например, сумма начисленных выплат составляет 1234356.50 рублей. Данный показатель заполняется по формату: 15 знако-мест для целой части и 2 знако-места для дробной части и, соответственно, в Сведениях указывается как "1234356.50".

При распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знако-мест и прочерков для незаполненных знако-мест. Расположение и размеры показателей не должны изменяться.

Печать знаков должна выполняться шрифтом Courier New высотой 16 - 18 пунктов.

Титульный лист

На титульном листе, как обычно, нужно указать ИНН, КПП, отчетный период, наименование организации, ОГРНИП для предпринимателей, номер телефона, дату и подпись.

Поле "Период, за который представляются сведения (код)" нужно заполнить в соответствии со следующими кодами.

Коды, определяющие период,

за который представляются сведения

В поле "По месту нахождения (учета) (код)" укажите код в соответствии с кодами:

Раздел о персданных

В разделе о персданных физлица по строкам нужно отразить:

- по строке 010 - признак аннулирования сведений о физическом лице (заполняют при аннулировании сведений);

- по строке 020 - ИНН;

- по строке 030 - СНИЛС;

- по строкам 040 - 060 - фамилию, имя и отчество;

- по строке 070 - сведения о сумме выплат физлицу за отчетный период. Строку заполняйте в рублях и копейках.

Обратите внимание: расчетный период - месяц (с первого по последнее число месяца). Не путайте с расчетным периодом по НДФЛ. Заполнять поле 070 нужно за месяц, не нарастающим итогом.

В строку 070 включайте все выплаты работника: как облагаемые, так и не облагаемые страховыми взносами. Сюда не попадают только те выплаты, которые не признаются объектом обложения страховыми взносами в соответствии с пунктами 4 - 8 статьи 420 Налогового кодекса. Это, в частности, выплаты по договорам купли-продажи, аренды, мены, найма жилого помещения, займа, дарения. Так разъяснила УФНС России по Москве в Письме от 7 февраля 2023 года N 27-16/013080@.

Как подать корректирующие персонифицированные сведения

Если в первичном отчете допущена ошибка, сведения можно исправить. Подать нужно корректирующий отчет. Для этого нужно:

- на титульном листе в поле "Номер корректировки" указать номер уточнения. Например, "1-";

- для аннулирования сведений в строке 010 укажите признак аннулирования "1". При этом по строке 070 проставляются прочерки;

- если нужно исправить данные о физлице, то дополнительно заполните раздел с исправленными данными о физическом лице.

Если вам нужно исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.

Материал предоставлен

редакцией сайта berator.ru

Подписано в печать

14.04.2023