Сроки хранения электронной кадровой отчетности

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ КАДРОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Говорим о сроках хранения отчетов по формам СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались в ПФР и ФСС России ранее, и формам КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 01.01.2023 в ФНС России и СФР. В нормативных актах установлены разные сроки хранения для одних и тех же форм. Рассказываем, как решить этот вопрос, какой срок хранения нужно отразить в номенклатуре дел, а также в каком случае сроки можно существенно сократить. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Куда: kadry@delo-press.ru

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Существует сложность с определением сроков хранения отчетности, передаваемой в фонды в электронном виде. Разные разделы законодательства и трактующие его эксперты определяют абсолютно разные сроки хранения.

Пытаюсь правильно определить сроки хранения следующей отчетности в электронном виде:

- до 2023 года:

отчеты в ПФР: формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;

отчет в ФСС: форма N 4-ФСС;

- начиная с 2023 года:

отчет в СФР: ЕФС-1 (со всеми разделами);

отчет в ИФНС: персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162.

Выявлены следующие противоречия:

1. Отчеты в ПФР:

В типовом Перечне 2019 года есть статья 624, где как раз фигурирует отчетность по персонифицированному учету. Примечание (1) про 75 лет в электронном виде относится только к ПФР или и к страхователю тоже?

Если к страхователю это примечание не относится, то как быть тогда со статьей 450 типового Перечня 2019 года, где четко прописано про сведения о трудовом стаже, ведь СЗВ-СТАЖ как раз эту информацию и содержит?

Есть еще и третий вариант срока хранения - 6 лет по подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

Каков в итоге корректный срок хранения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в электронном виде?

2. Отчет в ФСС по форме N 4-ФСС:

Принятый отчет формы N 4-ФСС должен храниться не менее 5 лет с момента принятия Фондом в соответствии с п. 6.3 Приказа ФСС РФ от 12.02.2010 N 19.

Но вместе с тем в типовом Перечне 2019 года есть статья 308, где обозначен срок хранения 50 лет. Форма 4-ФСС называется "РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам...", то есть по своему названию и сути этот отчет подходит под ст. 308.

Каков в итоге правильный срок хранения отчета 4-ФСС в электронном виде?

3. Появился новый отчет в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (или Социальный фонд России, СФР) - форма ЕФС-1.

По данному отчету вообще нет никакой информации о сроках хранения плюс он содержит разные разделы. Так как один из разделов фактически содержит отчет СЗВ-ТД, который однозначно хранится 50 лет, то, скорее всего, и весь ЕФС-1 полностью также будет иметь срок хранения 50 лет? Или разные разделы ЕФС-1 имеют разные сроки хранения?

4. Отчеты в ИФНС:

С 2023 года утверждены следующие формы отчетов в ИФНС:

- расчет по страховым взносам - форма по КНД 1151111, однозначно определен срок хранения - 50 лет по статье 308 типового Перечня 2019 года;

- новый отчет "Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц" по форме КНД 1151162, который заменил форму СЗВ-М.

Какой статьей руководствоваться при определении срока хранения данного отчета в электронном виде по форме КНД 1151162: ст. 308 или ст. 624 типового Перечня 2019 года либо вообще ст. 23 НК РФ?

Плюс в 2022 году произошло объединение ПФР и ФСС, образован новый фонд - СФР, а в типовой Перечень в связи с этим изменения не были внесены. Новый отчет ЕФС-1, который вобрал в себя 4 предыдущих отчета и стал единым, необходимо составлять по разделам, и его разделы имеют разные сроки сдачи и места формирования (что-то должна сдавать бухгалтерия, а что-то - отдел кадров).

Сначала вспомним немного теории и практики экспертизы ценности документов. Ваш вопрос актуален, поскольку при определении сроков хранения отчетности в настоящее время необходимо учитывать не только критерий содержания отчетных форм, включая новые и старые, т.е. их суть, но и повторяемость информации и даже структуру (таблично-анкетную машинно ориентированную унифицированную форму) и форму представления, а также технологию и способы приема-передачи отчетности и возможности хранения принятых форм документов в налоговых органах и фондах. Относительно недавно появилась реестровая форма хранения данных, что тоже накладывает свой отпечаток.

Примечание. См. статью "Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать" в N 11, 2016, на с. 42.

Организации-страхователи имеют право передавать отчетность из системы в систему (личные кабинеты на порталах ФНС России как оператора приема отчетности в ФСС России и ПФР до недавнего времени) на внешних электронных носителях и даже в бумажной форме. А в центрах обработки данных (ЦОД) ФНС России принятая отчетность в настоящее время хранится в реестровой форме в базовых информационных ресурсах, что обеспечивает аутентичность электронных документов в доверенной среде, в которой поддерживается надежность и достоверность отчетных сведений для нужд государственного управления. В этой ситуации с технологической точки зрения постоянное или долговременное хранение первичной отчетности по месту ее создания у авторов-налогоплательщиков и страхователей становится избыточным и экономически неоправданным. В такой интересной технологической ситуации вопросы экспертизы ценности приобретают особую актуальность.

Необходимо вспомнить и некоторую приоритетность в регламентации сроков хранения документов. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) устанавливает эту приоритетность, говоря, что сроки хранения документов могут быть закреплены:

- федеральными законами,

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,

- а также перечнями документов со сроками хранения (подразумеваются типовые и ведомственные перечни), в которых регламентируется состав и нормативные сроки хранения отдельных категорий и видов документов.

Примечание. См. статью "Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров" в N 12, 2015, на с. 41.

Если оперативные изменения в действующей нормативной правовой базе напрямую устанавливают срок хранения отчетности, то этот срок должен соблюдаться в преимущественном порядке (обычно он фигурирует в федеральном законе или нормативном правовом акте профильного ведомства, куда подается эта отчетность). В номенклатуре дел в подобной ситуации делается прямая ссылка на пункт и подпункт нормативного правового акта. Обратите внимание, что на заседании экспертной комиссии вашей организации данный вопрос можно рассмотреть в таком же оперативном порядке с привлечением бухгалтерии.

Перечни документов со сроками хранения разрабатываются на основе требований законодательства и иных нормативных правовых актов в результате сложной аналитической работы по изучению значимости отдельных категорий и видов документов, которые образуются в процессе реализации однотипных управленческих функций. Сроки хранения, установленные законодательством и нормативными правовыми актами, и сроки хранения, закрепленные статьями Перечня 2019 года <1>, как правило, не противоречат друг другу.

--------------------------------

<1> Здесь и далее имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Также обратите внимание, что перечни действуют и являются актуальными в течение примерно 10 лет, практика внесения в них оперативных изменений отсутствует. Кроме того, типовые перечни устанавливают нормативные сроки хранения категорий и видов, а не конкретных разновидностей документов, поэтому они могут быть действующими в течение длительного времени.

Для начала процитируем те статьи Перечня 2019 года, к которым мы будем обращаться (чтобы иметь их перед глазами), а потом начнем скрупулезно рассматривать каждый упомянутый документ.

Фрагмент документа. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)

Полагаем, что до 1 января 2023 года по ст. 624 а) Перечня 2019 года в номенклатуре дел организации-страхователя вы верно определяли и закрепляли 5-летний срок хранения следующих форм отчетности:

Таблица 1

Примечание (1) в ст. 624 относится к пункту "б" и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов/записей в реестрах.

Долговременный срок хранения - 50 лет - вы могли определять:

по ст. 308 Перечня 2019 года:

- для формы "Расчет по страховым взносам" (форма РСВ);

- для формы N 4-ФСС "Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам...",

а по ст. 450 Перечня 2019 года:

- для годовой формы СЗВ-СТАЖ "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц".

В номенклатуре дел необходимо было закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел. Если данные отчетные формы долговременного срока хранения формировались в информационной системе вашей организации в электронном виде, то они распечатываются, прошиваются, удостоверяются и передаются на архивное хранение в бумажной форме вместе с электронными подлинниками (пока долгожданный законопроект N 1173189-7 (https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7) еще не принят).

Примечание. См. статью "Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов" в N 12, 2016, на с. 28.

С 1 января 2023 года необходимо отразить в номенклатуре дел изменения в отчетности, которая подлежит сдаче в налоговую службу и в новый Социальный фонд России в связи с объединением ПФР и ФСС России.

Таблица 2. Отчеты в налоговую службу

В связи с развитием технологий приема-передачи и хранения налоговой отчетности (применение ЦОДов и хранение в реестрах обязывают учитывать технологический принцип экспертизы ценности) полагаем, что срок хранения документов в организациях-налогоплательщиках по Перечню 2019 года в дальнейшем будет пересмотрен в сторону снижения. А в настоящее время при условии сдачи отчетности исключительно в электронном виде вы можете закрепить решением ЭК срок ее хранения в соответствии со ст. 23 НК РФ - 6 лет: поскольку долговременное хранение полученной отчетности обеспечивает сама налоговая служба.

Но будьте осторожны! Во-первых, речь идет не о любой отчетности:

- подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ с 5-летним сроком хранения "документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов" нам не подойдет в принципе,

- а подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ с 6-летним сроком хранения "документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов" подойдет, но не для любых отчетов. Под это понятие подпадают только те отчеты с 50/75-летним сроком хранения по Перечню 2019 года, которые мы отметили "!" в таблицах 2 и 3.

Во-вторых, отметим, какие организации должны хранить "свежие" (начиная с 2003 г.) кадровые документы 50 лет, а какие - 75 лет, если в Перечне 2019 года написан срок "50/75 лет". Это регулируется статьей 22.1 "Сроки хранения документов по личному составу" Закона N 125-ФЗ. Подавляющее большинство хранит их 50 лет, поэтому в статье мы этот срок и упоминаем (организации, у которых есть кадровые документы с 75-летним сроком, это знают).

Примечание. См. статью "Каких ошибок стоит избегать с работниками-пенсионерами" в N 11, 2018, на с. 18. Читайте, что делать работнику, если в ПФР нет данных о его трудовом стаже, которые отражены в трудовой книжке, в N 3, 2021, на с. 87.

В-третьих, вы можете обосновать срок хранения положениями более весомого нормативного правового акта (каковым несомненно является НК РФ по сравнению с Перечнем 2019 года) и это существенно сократит срок хранения документов: с 50 до 6 лет. А правда жизни сейчас такова, что многие пенсионеры бывают неприятно удивлены тем, что части данных об их работе нет в ПФР, им приходится самим разыскивать подтверждающие документы и часто их найти не удается, т.к. работодателя больше нет и в государственный либо муниципальный архив его документы приняты не были. Крайним становится пенсионер, правды найти ему не удается, и без того скромная пенсия дополнительно несправедливо сокращается. Цифровизация этого процесса в госуправлении, персонифицированный учет как раз призваны решить проблему. Но как оно будет на практике, когда нынешним работникам потребуется подтвердить стаж и заработок для получения полагающейся пенсии, мы узнаем потом. Поэтому, исходя из социальной ответственности перед своими коллегами, рекомендуем оставить более длительный 50-летний срок хранения по Перечню 2019 года.

Фрагмент документа. Статья 23 Налогового кодекса РФ "Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)"

1. Налогоплательщики обязаны:

...8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом...

3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:

...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Примечание. См. статью "7 ответов на вопросы о подаче и заполнении ЕФС-1" в N 8, 2024, на с. 38.

Теперь разберем отчеты в единый Социальный фонд России, который формирует новый отдельный портал приема-передачи отчетности и развивает свои базовые ресурсы с учетом унаследованных реестров ПФР и ФСС России. Единая форма ЕФС-1 фактически поглощает информацию ранее действовавших форм отчетности, названия ее разделов и подразделов практически соответствуют названиям ранее применявшихся самостоятельных отчетных форм. Для отдельных разделов и подразделов установлены свои сроки сдачи, их могут формировать разные подразделения, рекомендуем установить для них и разные сроки хранения (пока нет нормативного акта, определяющего срок хранения для всего отчета по форме ЕФС-1 или его разделов).

Таблица 3. Отчеты в СФР

Социальный фонд России наряду с налоговой службой развивает свою инфраструктуру для приема, обработки и хранения отчетности исключительно в электронном виде. Если ваша организация зарегистрировалась на портале СФР как страхователь и сдает отчетность в электронной форме по технологии из системы в систему, то по решению ЭК вы можете руководствоваться Приказом СФР от 06.07.2023 N 1319 "О защищенном обмене документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования" (пришел на смену Приказу ФСС РФ от 12.02.2010 N 19 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования", который вы упоминаете в вашем вопросе). Срок хранения принятого через портал расчета - не менее 5 лет с момента получения фондом (согласно п. 5.2 нового Приказа СФР и п. 6.2 старого Приказа ФСС РФ). Даже при недостаточной четкости формулировки 5-летний срок хранения вполне может быть отнесен и к автору отчета - организации-страхователю, поскольку далее п. 5.3 нового Приказа СФР и п. 6.3 старого Приказа ФСС РФ устанавливают, что срок хранения страхователем квитанции о получении фондом соответствующего расчета или квитанции о получении расчета с ошибками - не менее 5 лет после завершения процедуры электронного документооборота.

Однако и тут, преследуя интересы соцобеспечения своих коллег, возможно, вы пока оставите те сроки хранения, которые указаны в таблице 3.

Таким образом, технологический критерий в современных условиях в значительной степени определяет значимость электронных документов для государства и организаций, которая устанавливается в процессе экспертизы их ценности. И его учет фактически позволяет существенно снижать нормативные сроки хранения в организациях - авторах документов при соблюдении долговременных сроков их хранения в базовых государственных информационных ресурсах и реестрах фондов.

В. Иритикова

Профессиональный управляющий документами,

документовед,

приглашенный лектор

Российской академии народного хозяйства

и государственной службы при Президенте РФ

Подписано в печать

23.07.2024