Отчет 6-НДФЛ. Разбираем проблемные ситуации

"Практическая бухгалтерия", 2024, N 5

РАЗБИРАЕМ ПРОБЛЕМНЫЕ СИТУАЦИИ С ОТЧЕТОМ 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ всегда лидировал в рейтинге отчетности по количеству спорных ситуаций у бухгалтеров в порядке заполнения. Первый квартал 2024 года не исключение, так как с этого отчета форму снова изменили.

Форма 6-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@ в редакции Приказа ФНС России от 09.01.2024 N ЕД-7-11/1@. Изменение формы связано с введением с начала 2024 года новых сроков уплаты НДФЛ дважды в месяц - не позднее 28-го числа текущего месяца и не позднее 5-го числа следующего месяца.

25 апреля было крайним сроком для сдачи налоговой отчетности за первый квартал. У бухгалтеров возникли споры с отражением мартовской зарплаты, отпускных, излишне удержанного НДФЛ и т.д.

Важные моменты перед заполнением отчета

В отчете 6-НДФЛ за I квартал два раздела:

- разд. 1 - суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года;

- разд. 2 - обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

В разд. 1 суммы НДФЛ распределены именно по сроку перечисления налога. Общая строка 020 - это сумма всего перечисленного НДФЛ нарастающим итогом. Строки 021 - 026 нужно заполнять по срокам перечисления.

Напомним, в 2024 году сроки перечисления НДФЛ для всех выплат одинаковые:

- 28-го числа текущего месяца - НДФЛ, который исчислен и удержан с 1-го по 22-е число текущего месяца;

- 5-го числа следующего месяца - НДФЛ, который исчислен и удержан с 23-го по 30/31-е число текущего месяца.

Мартовская зарплата в 6-НДФЛ

Зарплата, выплаченная на "стыке" кварталов, всегда вызывала много вопросов в отчете 6-НДФЛ.

Так, зарплата за отработанный месяц может быть выплачена в конце этого же месяца либо в начале следующего месяца. Конкретные сроки устанавливают в трудовом договоре или коллективном договоре либо в локальном акте работодателя (ст. 136 ТК РФ).

От установленных сроков выплаты зарплаты зависит, в какой отчет попадает мартовская зарплата.

Сразу отметим, что зарплата за март 2024 года, выплаченная в апреле, в отчет 6-НДФЛ за первый квартал вообще не попадает. Такую зарплату нужно отражать уже в отчете 6-НДФЛ за полугодие.

Как в 6-НДФЛ отразить зарплату,

выплаченную в конце марта 2024 года

Зарплата за март 2024 года, выплаченная в конце марта, полностью должна быть отражена в отчете 6-НДФЛ за I квартал. Причем независимо от того, что срок уплаты НДФЛ приходится на 5 апреля.

Так, если часть зарплаты работникам выплачивается с 23-го по 30-е (31-е) число месяца, то при заполнении расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года нужно учесть следующее.

1. По зарплате за март 2024 года, выплаченной 29 марта (в последний рабочий день марта), НДФЛ должен быть перечислен до 5 апреля. Несмотря на это, данный НДФЛ попадает в разд. 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2024 года. А именно в строку 026.

Согласно порядку заполнения в строке 026 отражают НДФЛ, удержанный с 23 по 31 марта, по которому срок сдачи уведомления - 3 апреля, а срок уплаты - 5 апреля.

2. В разд. 2 учитывайте, что зарплата за март попадает в поля 120 и 131, а НДФЛ с нее - в поля 140 и 160. Строки 161 - 166 - сумма НДФЛ, удержанного по срокам перечисления.

Обратите внимание, что в разд. 2 расчета 6-НДФЛ отражаются зарплата или авансы, выплаченные в отчетном периоде, независимо от того, за какой месяц она выплачивается.

Отпускные в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 года

Отпускные - это доход работника по трудовому договору. Поэтому они обязательно должны попасть в отчет 6-НДФЛ.

НДФЛ с отпускных нужно удержать в день выплаты, а перечислить в общие установленные сроки (п. 1 ст. 223 НК РФ).

В разд. 1 нюансов заполнения у отпускных нет. Строка 020 - общий НДФЛ, 021 - 026 - по срокам перечисления.

В разд. 2 сумма отпускных и НДФЛ с них попадают в следующие строки:

- строка 120 - это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом. Сюда попадают сами отпускные;

- строка 140 - общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;

- строка 160 - общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;

- строки 161 - 166 - НДФЛ по срокам перечисления.

Премии в отчете 6-НДФЛ в 2024 году

В отчет 6-НДФЛ должны попасть все премии, с которых удержан НДФЛ, т.к. премии - такой же доход, как и зарплата, отпускные и т.д.

Датой получения дохода в премии считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В день выплаты премии бухгалтер должен исчислить и удержать НДФЛ. Перечислить НДФЛ с премии нужно в общие сроки.

Дата выплаты премии важна, так как от нее зависит, в какой отчет 6-НДФЛ попадает выплаченная премия. Премию нужно отражать в отчете за тот период, когда ее фактически выплатили.

Если премия за 2023 год выплачена в январе 2024 года, ее нужно включить в отчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. Обратите внимание на то, что неважно, за какой период ее начисляют.

В разд. 1 НДФЛ с премий отражают в общем порядке:

- строка 020 - налог, подлежащий перечислению нарастающим итогом с начала текущего года;

- строки 021 - 026 - налог, подлежащий перечислению к определенному сроку.

В разд. 2 попадает сумма премии, а также величина рассчитанного и удержанного налога:

- 120 - сумма начисленной премии;

- 131 - налоговая база по НДФЛ;

- 140 - сумма исчисленного НДФЛ;

- 160 - сумма удержанного НДФЛ;

- 161 - 166 - сумма налога по сроку удержания.

Правильно отражаем излишне удержанный НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ может возникнуть по разным причинам: бухгалтер допустил ошибку, у работника изменился налоговый статус, работнику не предоставили налоговый вычет, перерасчет отпускных и т.д. Для сумм такого НДФЛ есть свои правила отражения в отчете 6-НДФЛ. Вопросов по излишне удержанному налогу тоже очень много.

При отрицательном НДФЛ ст. 231 Налогового кодекса предоставляет работодателю два варианта: либо вернуть переплату, если сотрудник напишет заявление, либо зачесть при последующих выплатах.

Если остался остаток налога после зачета, то его нужно показать по строке 180 разд. 2 формы 6-НДФЛ. Также эта сумма попадет в справку о доходах работника, но это когда будете сдавать годовой отчет.

В расчете 6-НДФЛ излишне удержанный налог отражают:

- в строках 020 - 026 - удержанные суммы НДФЛ без уменьшения на возвращенный налог;

- в строках 030 - 036 - возвращенный налог;

- в строке 160 - удержанный НДФЛ без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;

- в строке 180 - сумму излишне удержанного НДФЛ, если излишне удержанный налог не вернули. Эта сумма излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчетного периода;

- в строке 190 - сумму НДФЛ, которую вернули с начала года.

Обратите внимание: возвращенный налог включают в строки 030 - 036 разд. 1 и строку 190 раздела 2 расчета за период, в котором его вернули. Строку 180 разд. 2 корректируют на сумму возвращенного налога.

Излишне удержанный НДФЛ 2023 года

Излишне удержанный НДФЛ 2023 года, обнаруженный в 2024 году, нужно вернуть. Для этого с сотрудника нужно взять заявление на возврат налога.

Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, зачет возможен только в пределах текущего налогового периода. Поэтому в данном случае возврат НДФЛ нужно делать обязательно.

Если возврат провели до сдачи годового 6-НДФЛ, то в поле 180 указывают ноль (0). В противном случае нужно подавать корректировку 6-НДФЛ.

Обратите внимание: специальная строка 180 "Сумма налога, излишне удержанная" предназначена для указания в ней излишне удержанного НДФЛ, если он еще не возвращен работнику. Причем отражать нужно обобщенные суммы по всем работникам и нарастающим итогом. Если налог возвращен, то он уже попадает в строку 190.

Какую сумму отражать в 6-НДФЛ, если удержаны алименты

Бухгалтер удерживает алименты с работника только после удержания НДФЛ, т.е. с суммы, которую работник получает на руки.

Поэтому эти удержанные алименты уже автоматически попадают в общую базу, которая облагается НДФЛ и отражается в 6-НДФЛ как доходы работника.

Доходы работника без вычета алиментов отражать нужно в строке 120 разд. 2 расчета 6-НДФЛ. Это весь фактически начисленный работнику доход, из которого не вычтены никакие удержания.

В разд. 2 расчета 6-НДФЛ отражают нарастающим итогом с начала налогового периода:

- по строке 120 - сумму начисленного дохода;

- по строке 140 - сумму исчисленного НДФЛ;

- по строке 160 - сумму удержанного НДФЛ.

Как в 6-НДФЛ отражать доходы

высококвалифицированных специалистов?

Ошибки в расчетах 6-НДФЛ возникают и при отражении доходов, полученных высококвалифицированными специалистами.

У высококвалифицированных специалистов особый статус. Это иностранные граждане, имеющие опыт работы, навыки или достижения в конкретной области деятельности, если условия привлечения их к трудовой деятельности в Российской Федерации предполагают получение им заработной платы (вознаграждения).

Доходы, получаемые иностранцем - высококвалифицированным специалистом от осуществления трудовой деятельности в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 13%. Доходы свыше пяти миллионов рублей - по ставке 15%. Иные виды доходов облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 30%.

В каких строках 6-НДФЛ нужно отражать ВКС

НДФЛ, уплаченный с доходов ВКС, попадает в разд. 1 расчета 6-НДФЛ. Тут по общим правилам.

В разд. 2 для высококвалифицированных специалистов отведены специальные поля:

- строка 111 - общее количество высококвалифицированных специалистов, которым в отчетном периоде начисляли доходы;

- строка 121 - обобщенная сумма дохода по всем высококвалифицированным специалистам;

- строка 141 - исчисленный НДФЛ по всем высококвалифицированным специалистам с начала года.

Кроме того, доходы ВКС и НДФЛ с них попадает в "общие" строки разд. 2 расчета 6-НДФЛ: 110, 120, 140, 160.

В справках о доходах (Приложение N 1) для работников-ВКС есть свои специальные статусы: "3", если он на конец года нерезидент РФ, и "7", если он на конец года резидент РФ.

Выплаты по лицензионному договору в 6-НДФЛ

Выплата вознаграждения по лицензионному договору может быть предусмотрена в форме фиксированных разовых или периодических платежей, процентных отчислений от дохода (выручки) либо в иной форме.

Выплаты по лицензионному договору облагаются НДФЛ, поэтому их тоже отражаем в отчете 6-НДФЛ.

Как отражать выплаты по лицензионному договору

в расчете 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в разд. 1 и 2 расчета 6-НДФЛ. Как и по иным выплатам, неважно, за какой период начислены лицензионные платежи. Важна дата выплаты. От нее зависит, в какой отчет попадают выплаты.

В разд. 2 выплаты по лицензионному договору должны быть отражены по следующим строкам:

- строка 110 - общее количество физлиц, получивших в отчетном периоде облагаемый налогом доход, включая лицензиара;

- строка 120 - это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом, включая выплаты по лицензионному договору;

- строка 130 - общая по всем физлицам сумма вычетов и расходов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом - если предоставлен профессиональный вычет лицензиару;

- строка 131 - общая по всем физлицам налоговая база нарастающим итогом;

- строка 140 - общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;

- строка 160 - общая сумма налога удержанная нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;

- строки 161 - 166 - НДФЛ по срокам перечисления.

Должен ли отчет 6-НДФЛ сходиться с РСВ?

Налоговые инспекторы не вправе требовать пояснений по расхождениям отчетов 6-НДФЛ и РСВ. Расчетные периоды и даты получения доходов разные. Датой получения дохода для НДФЛ является дата выплаты дохода (ст. 223 НК РФ). А по страховым взносам дата осуществления выплат определяется как день их начисления в пользу работника (ст. 424 НК РФ). В связи с этим 6-НДФЛ и РСВ не должны сходиться в показателях (Письмо ФНС России от 15.04.2024 N БС-4-11/4421@). Но на практике инспекторы нередко запрашивают такие пояснения. Их составляют в свободной форме с указанием соответствующих статей.

Вот образец пояснений по расхождениям из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря 2023 года в январе 2024 года:

"ООО "НАЗВАНИЕ" получило требование представить пояснения о причинах расхождений выплат в пользу сотрудников по данным расчета 6-НДФЛ за I квартал 2024 года с данными расчета страховых взносов. В ответ на требование сообщаем, что расхождение в доходах возникло в связи с тем, что зарплата за вторую половину декабря 2023 года была выплачена в январе 2024 года.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ датой получения дохода в виде заработной платы по НДФЛ считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме. База для исчисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период. Дата осуществления выплат и иных вознаграждений определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (ст. 424 НК РФ).

В соответствии с нормами статей 223 и 424 НК РФ зарплата за декабрь 2023 года (указать сумму) отражена в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 года и в расчете по страховым взносам за 2023 год".

Подписано в печать

06.05.2024