Готовое решение_ Как предоставить ежегодный основной оплачив

Готовое решение: Как предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск работнику (оформить уход в отпуск) (Консультант Плюс, 2025)

Документ предоставлен Консультант Плюс www.consultant.ru Дата сохранения: 14.06.2025

Как предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск работнику (оформить уход в отпуск)

Оглавление:

1. Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (срок отпуска в календарных днях)

2. В какой срок работнику нужно предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск

3. Какими документами оформить предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику

4. Есть ли особенности выплаты отпускных при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска

5. Какие возможны риски, если нарушен порядок предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

1. Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (срок отпуска в календарных днях)

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск полагается всем работникам. У большинства его продолжительность составляет 28 календарных дней, но есть исключения. Так, у некоторых работников удлиненный отпуск (ст. 115 ТК РФ). Например, у несовершеннолетних. В редких случаях продолжительность ежегодного основного отпуска установлена в рабочих днях.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск полной продолжительности полагается работнику за каждый его рабочий год. Исключение, в частности, - сезонный работник, которому отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени. При определении продолжительности отпуска неважно, является работник основным или совместителем, трудится в офисе или на дому, полное рабочее время или неполное (ч. 4 ст. 93, ст. 115, ч. 1, 4 ст. 122, ч. 2 ст. 287, ст. 295, ч. 4 ст. 310 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519).

Учтите также, что за работником сохраняются все дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска, не отгулянные им за прошлые рабочие годы, а значит, общая продолжительность предоставляемого работнику отпуска за несколько лет увеличится (Письмо Роструда от 08.06.2007 N 1921-6).

В свою очередь, количество календарных дней используемого за один раз отпуска может быть меньше установленной продолжительности при разделении его на части.

Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 18 рабочих дней (менее установленной законом минимальной продолжительности) предоставляется администрацией организации, в которой работает осужденный, по согласованию с уголовно-исполнительной инспекцией в период исправительных работ (ч. 6 ст. 40 УИК РФ).

См. также: Как различается продолжительность ежегодного отпуска при срочном трудовом договоре Как рассчитать рабочий год для ежегодного очередного отпуска Как рассчитать продолжительность ежегодного отпуска Сгорает ли неиспользованный ежегодный отпуск работника

1.1. Кому предоставляется удлиненный оплачиваемый отпуск

Лишь некоторым категориям работников, которые определены федеральным законом, нужно предоставлять удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Например, несовершеннолетним, инвалидам. Также на практике под удлиненным подразумевают отпуск после суммирования основного и дополнительного ежегодных отпусков. Отметим, что вы сами не можете установить работнику удлиненный основной оплачиваемый отпуск. Если хотите, чтобы работник был в отпуске дольше обычного, вы можете предусмотреть дополнительный оплачиваемый отпуск. Это следует из ч. 2 ст. 115, ч. 2 ст. 116, ст. 120 ТК РФ.

Например, нельзя закрепить в коллективном договоре увеличенную продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (удлиненный основной отпуск) всем работникам данного работодателя. Такой отпуск предоставляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Но в коллективном договоре можно предусмотреть, что наряду с основным ежегодным оплачиваемым отпуском работникам полагается и дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за работу у данного работодателя. Причем продолжительность такого дополнительного отпуска максимальным пределом не ограничена. Тогда любому работнику в соответствии с положениями коллективного договора ежегодно суммарно может предоставляться оплачиваемый отпуск увеличенной продолжительности по сравнению, например, с обычным основным оплачиваемым отпуском в 28 календарных дней. Это следует из ст. 115, ч. 2 ст. 116, ст. 120 ТК РФ.

Увеличение продолжительности отпуска до 29 календарных дней и более из-за прохождения работником диспансеризации законодательством не предусмотрено. Для прохождения диспансеризации в порядке, установленном законодательством в сфере охраны здоровья, работники освобождаются от работы с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка в соответствии со ст. 185.1 ТК РФ. Периодичность и продолжительность освобождения от работы определяются возрастом работника.

Помимо упомянутых выше работников, ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск предоставляется также некоторым другим категориям работников.

Отпуска 30 календарных дней и (или) более предоставляются, например, следующим категориям работников:

• педагогическим работникам - его продолжительность определяется в специальном порядке;

• лицам, занятым на работах с химическим оружием, - 56 и 49 календарных дней (в зависимости от группы работ с химическим оружием) (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 N 136-ФЗ);

• судьям - от 30 рабочих дней (абз. 1, 2 п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1);

• спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований - от 30 до 40 суток (в зависимости от стажа) (п. 5 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ);

• докторам наук - 48 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949). Такие отпуска вправе предоставлять научные учреждения (организации), финансируемые из федерального бюджета. Их научные работники должны занимать штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями;

• кандидатам наук - 36 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949). Эти отпуска могут предоставлять научные учреждения (организации), финансируемые из федерального бюджета. Их научные работники должны занимать штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями;

• государственным гражданским служащим - 30 календарных дней (ч. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ);

• прокурорам, научным и педагогическим работникам системы прокуратуры РФ - от 30 календарных дней (ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);

• сотрудникам Следственного комитета - от 30 календарных дней (ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ);

• сотрудникам таможенных органов - 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно (ст. 36 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ)

См. также: Какова продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого (льготного) отпуска для различных категорий работников

1.1.1. Кому полагается ежегодный отпуск продолжительностью 56 календарных дней

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 56 календарных дней (удлиненный отпуск) полагается, в частности, некоторым педагогическим работникам, руководителям образовательных организаций и их заместителям, а также руководителям структурных подразделений этих организаций и их заместителям. Категории таких работников определены в Приложении к Постановлению Правительства РФ от 03.04.2024 N 415.

Также ежегодный отпуск продолжительностью 56 календарных дней может получиться при суммировании разных видов отпусков. Например, главной медсестре, участвующей в оказании психиатрической помощи, полагается 28 календарных дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (разд. I Приложения к Постановлению Правительства РФ от 06.06.2013 N 482). У нее 56 календарных дней ежегодного отпуска получается путем суммирования с основным отпуском 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115, ч. 2 ст. 120, ч. 3 ст. 350 ТК РФ).

1.2. Можно ли предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней, не разделяя его на части

Да. Более того - это основное правило, что ежегодный отпуск должен быть предоставлен работнику полностью (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Только по соглашению с работником его можно разделить на части, а значит, если вы или работник не согласны на разделение отпуска, то он предоставляется полностью.

2. В какой срок работнику нужно предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Предоставьте работнику ежегодный основной оплачиваемый отпуск либо часть отпуска (если он разделен на части) в срок, запланированный графиком отпусков, поскольку он одинаково обязателен и для вас, и для работника (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ). По мнению Роструда, в графике отпусков должны стоять конкретные даты начала и окончания отпуска (Письмо от 24.12.2020 N ПГ/59141-6-1).

Если отпуск (его часть) предоставляете не по графику, например, при переносе на другой срок, то обычно новые даты отпуска согласовываете с работником.

Обратите внимание, что есть категории работников, которым вы обязаны предоставить отпуск в удобное для них время.

Если вы относитесь к микропредприятиям или некоторым некоммерческим организациям и отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков, отразите в трудовом договоре по типовой форме, что отпуск предоставляется работнику по письменному соглашению между вами и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Оформите такое соглашение с указанием сроков отпуска. Но все же рекомендуем вам не отказываться от графика отпусков и утвердить его. Тогда не понадобится заключать с работниками новые письменные соглашения каждый раз, когда меняются даты их отпусков. Достаточно будет отразить эти изменения в графике. Это следует из ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189, ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Писем Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1, Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 N 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.

См. также: Как заполнить график отпусков Когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику Как оформить (согласовать) ежегодный отпуск не по графику отпусков Нужно ли учитывать пожелания работника при переносе не использованных из-за отзыва дней ежегодного оплачиваемого отпуска

3. Какими документами оформить предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику

Порядок документального оформления предоставления работникам ежегодного основного оплачиваемого отпуска рекомендуем закрепить внутренним документом (например, в Положении об отпусках), так как законом он не конкретизирован.

Вам нужно уведомить работника о времени начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска. В некоторых случаях необходимо получить от работника заявление на отпуск. Затем издайте приказ об отпуске (если у вас принято оформлять такие приказы). Отразите сведения о нем в табеле учета рабочего времени и личной карточке работника.

В графике отпусков укажите фактическую дату предоставления отпуска, например в графике отпусков по унифицированной форме N Т-7 в графе 7.

3.1. Как отразить в табеле учета рабочего времени предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику

Если вы используете унифицированную форму табеля N Т-12 или N Т-13, то для обозначения дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска используйте буквенный код "ОТ" или цифровой "09".

Если вы используете свою форму табеля или собственные коды, отразите тот код, который предусмотрен у вас для такого отпуска.

См. также: Как заполнить табель учета рабочего времени по форме N Т-12 Как заполнить табель учета рабочего времени по форме N Т-13

Образец заполнения ежегодного отпуска в табеле учета рабочего времени

4. Есть ли особенности выплаты отпускных при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Нет, особенности законом не предусмотрены.

Выплатите работнику отпускные в обычном размере в установленный срок.

Для расчета причитающихся работнику отпускных обычно составляют записку-расчет (например, по форме N Т-60). В ней отражают такое же количество дней отпуска и его период, как и в приказе (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

См. также: Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков Можно ли выплатить работнику зарплату раньше установленного срока вместе с отпускными

Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику

5. Какие возможны риски, если нарушен порядок предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Для вас возможны, в частности, следующие риски:

• ответственность за непредоставление отпуска;

• ответственность за невыплату отпускных.

См. также: Какая предусмотрена ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками