"Делопроизводство", 2024, N 4
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА АО "ЦЕНТРАЛЬНАЯ ППК"
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.
Документы регулируют управленческую деятельность в любой организации независимо от направления ее деятельности и организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в деятельности учреждений, организаций и предприятий <1>. Не исключение и рассматриваемое АО "Центральная ППК".
--------------------------------
<1> Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2023. 304 с.
АО "Центральная ППК" является крупнейшим пригородным железнодорожным перевозчиком России, который осуществляет перевозку пассажиров в 11 регионах Российской Федерации.
АО "Центральная ППК" имеет долгосрочные контракты на обслуживание пассажиров в Москве, Московской, Рязанской, Калужской, Владимирской областях. АО "Центральная ППК" обеспечивает 91,4% пригородных пассажирских перевозок в Московском железнодорожном узле.
Основной целью деятельности Общества является получение прибыли, в том числе:
- перевозка пассажиров, багажа железнодорожным транспортом в пригородном сообщении;
- производство и реализация продовольственных и промышленных товаров;
- посредническая, торгово-закупочная и снабженческо-сбытовая деятельность;
- информационная, рекламно-издательская и полиграфическая деятельность;
- оказание консультационных услуг;
- организация и проведение мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- обеспечение защиты государственной тайны;
- организация и проведение мероприятий по обеспечению безопасности;
- организация и проведение мероприятий по защите коммерческой тайны.
Делопроизводство в Обществе организовано на основе сочетания принципов централизации и децентрализации: подразделения Общества ведут делопроизводство самостоятельно, за исключением функций, централизованно выполняемых ОАУ (Организационно-аналитическое управление Общества). Состав указанных функций определяется Инструкцией и иными внутренними нормативными документами Общества. Делопроизводство в Обществе - прием, регистрация и учет документов, их отправка, контроль за прохождением документов и исполнением поручений и другие операции с документами - осуществляется с использованием автоматизированной системы документооборота "1С: Документооборот". Порядок использования в Обществе системы "1С: Документооборот", а также контроль за ее использованием регулируется соответствующими инструкциями.
Организация ведения делопроизводства, методическая помощь подразделений в процессах работы с документами, совершенствование и контроль соблюдения требований Инструкций в Обществе возлагается на ОАУ.
Согласно регламенту "Работа в системе электронного документооборота АО "Центральная ППК" можно выделить следующее:
1. Общество ведет как электронный, так и бумажный документооборот. Документ, который требуется оформить на бумажном носителе, создается и обрабатывается в "1С: Документообороте".
2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в "1С: Документообороте" по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией АО "ЦППК", а, следовательно, документы, поступающие в Общество на бумажном носителе, включаются в "1С: Документооборот" путем сканирования.
3. Электронные образы документов подлежат верификации (подтверждению соответствия электронного образа документа подлиннику документа). Верификация осуществляется работником сектора по ДОиОКР ОАУ, исполнителями документов.
4. Основной единицей хранения информации в "1С: Документообороте" является учетная карточка документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документов. Документы Общества готовятся с помощью программных средств MS Office с использованием электронных шаблонов бланков документов, размещенных в "1С: Документообороте".
5. Регистрация документов в "1С: Документообороте" является однократной. Однажды зарегистрированный в "1С: Документообороте" документ при поступлении в подразделения Аппарата управления и подразделения Общества повторно не регистрируется. Документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
6. "1С: Документооборот" позволяет создать единую базу данных с информацией:
- о всех входящих, внутренних и исходящих документах;
- движении подлинников и копий документов в Обществе;
- ходе исполнения документов и поручений по ним;
- списании документов в дело и передаче их на архивное хранение <2>.
--------------------------------
<2> Регламент работы в системе электронного документооборота в ОАО "Центральная ППК", утв. Приказом от 09.09.2013 N 335-А "О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота на базе "1С: Документооборот 8 КОРП" в ОАО "Центральная ППК".
7. Исполнитель несет ответственность за надлежащее исполнение поручений в установленные сроки, за содержание, полноту согласования и правильность оформления подготовленного во исполнение этих поручений документа и своевременный перенос сроков исполнения.
8. Контроль исполнительской дисциплины работы в СЭД в АО "Центральная ППК" состоит в обеспечении качественного и своевременного исполнения поручений. Контроль ведется по всему массиву подконтрольных документов и процессов исполнения в качестве постоянной деятельности.
Контроль исполнения документов включает:
- постановку документа на контроль;
- оперативное доведение документа до исполнителя;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие исполненного документа с контроля;
- информирование должностного лица о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплины.
9. Схема порядка работы с входящими документами и контроля исполнения в АО "ЦППК" представлена в Приложении N 1 (не приводится) <3>.
--------------------------------
<3> Инструкция по делопроизводству в АО "Центральная ППК" (с изменениями согласно Приказу N 954-А от 27.12.2019).
Распределение полномочий по регистрации документов в Обществе приведено в табл. 1.
Таблица 1
Распределение полномочий по регистрации документов
| Регистрирующее подразделение/работники Общества | Виды регистрируемых документов | Информационная система, в которой производится регистрация |
|---|---|---|
| Организационно-аналитическое управление | - приказы; - распоряжения; - поручения, подписанные генеральным директором, исполнительным директором, директором по операционной деятельности; - протоколы; - входящие документы (все, кроме обращений граждан, поступивших в Общество по электронным каналам связи, и заявлений о возврате денежных средств по претензиям); - исходящие документы (все, кроме ответов на обращения граждан) |
1С: Документооборот |
| Юридический департамент | - доверенности, выданные от имени Общества (за исключением доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оформляемых по установленной форме); - договоры (контракты, соглашения) (кроме трудовых), а также приложения к ним, дополнительные соглашения, спецификации, инициированные исполнителем и подписанные уполномоченными лицами Общества |
Excel, 1С: Документооборот (на основании реестра Excel) |
| Исполнители документов | - внутренние документы соответствующего подразделения (включая служебные записки, поручения и пр.) | 1С: Документооборот |
Организация работы документационного обеспечения управления и архивного дела в Обществе регулируется в соответствии с законами Российской Федерации, нормативными правовыми актами и нормативно-методическими документами в области делопроизводства и архивного дела, представленными в таблице 2.
Таблица 2
Нормативная база, регулирующая работу
ДОУ АО "Центральная ППК"
| N | Нормативная база АО "Центральная ППК" (действующая) | Примечание (изменения, редактирование, отмены) |
|---|---|---|
| Федеральные законы | ||
| 1 | Часть четвертая Гражданского кодекса Российской Федерации от 18.12.2006 N 230-ФЗ. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" |
Редакция от 13.06.2023 (с изм. и доп., вступ. в силу с 29.06.2023). Изменения, внесенные Федеральным законом от 04.08.2023 N 456-ФЗ |
| 2 | Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" | Изменения, внесенные Федеральными законами от 11.06.2022 N 182-ФЗ, от 28.12.2022 N 569-ФЗ |
| 3 | Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" | Изменения, внесенные Федеральным законом от 31.07.2023 N 408-ФЗ. Редакция от 31.07.2023 (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2023) |
| 4 | Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" | Изменения, внесенные Федеральным законом от 14.07.2022 N 311-ФЗ |
| 5 | Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" | Изменения, внесенные Федеральным законом от 06.02.2023 N 8-ФЗ |
| 6 | Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" | Редакция от 04.08.2023 (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023). Изменения, внесенные Федеральным законом от 04.08.2023 N 457-ФЗ |
| 7 | Федеральный закон от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" | Действующий |
| Нормативные правовые акты Президента, Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти | ||
| 8 | Перечень сведений конфиденциального характера, утв. Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188 | Изменения, внесенные Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 N 1111, Указом Президента Российской Федерации от 13.07.2015 N 357 |
| 9 | Постановление Правительства РСФСР "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" от 05.12.1991 N 35 | Изменения, внесенные Постановлением Правительства РФ от 03.10.2002 N 731 |
| 10 | Правила оказания услуг почтовой связи, утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 N 234 | Недействующий. С 1 сентября 2023 г. утратили силу Правила, утв. Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234, вступили в силу новые Правила оказания услуг почтовой связи (см. Приказ Минцифры России от 17.04.2023 N 382) |
| 11 | Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс | Действующий |
| 12 | Основные правила работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 | Не применяется. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях |
| 13 | Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 | Утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 |
| 14 | Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182 | Утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 28.12.2021 N 2228 |
| 15 | Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 |
Утратил силу в связи с вступлением в силу Приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления". Зарег. Минюстом России 27.12.2019, рег. N 57023 |
| 16 | Государственная система документационного обеспечения управления, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 N 33 | Приказ Федерального архивного агентства от 08.10.2020 N 131 "О признании не подлежащими применению актов Главного архивного управления при Совете Министров СССР, решений коллегии Главного архивного управления при Совете Министров СССР и актов Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР". Признан не нуждающимся в гос. регистрации. Письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 06.11.2020 N 01/126945-АВ |
Международные и национальные стандарты, общероссийские классификаторы, методические рекомендации |
||
| 17 | ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" | Заменен. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст взамен настоящего ГОСТа с 01.01.2020 введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 |
| 18 | ГОСТ Р 50922-2006 "Защита информации. Основные термины и определения" | Действующий |
| 19 | ГОСТ Р 52294-2004 "Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности" | Действующий |
| 20 | ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" | Заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
| 21 | ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" | Действующий |
| 22 | Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 | Приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". Утратил силу в связи с Приказом Росархива от 19.12.2021 N 7 "О признании утратившим силу Приказа Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76" |
| 23 | ГОСТ Р ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования" | Действующий |
Также при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов Общества АО "Центральная ППК" руководствуется локальными нормативными актами и типовыми перечнями.
К локальным нормативным актам в данном случае относятся:
- Устав Общества;
- положения о структурных подразделениях;
- номенклатуры дел за предшествующие годы.
К типовым перечням относятся:
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс);
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236; зарег. Минюстом России 06.02.2020 N 57449);
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142; зарег. Минюстом России 02.02.2022 N 67095).
Но законодательная база, регулирующая деятельность документационного обеспечения управления, как мы видим из представленной таблицы, не стоит на месте. Так, в настоящее время были внесены изменения в ряд нормативных актов, регулирующих работу ДОУ и архивного дела, в том числе:
1) Постановление Правительства Российской Федерации от 10.02.2022 N 146 "Об утверждении Положения о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в том числе до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов), а также Положения о хранении и сроках хранения разделов Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, ведение которых осуществлялось на бумажном носителе";
2) Постановление Правительства Российской Федерации от 26.11.2021 N 2061 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации";
3) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, зарег. Минюстом России 06.09.2023, рег. N 75119);
4) Приказ Федерального архивного агентства от 10.02.2023 N 17 "Об утверждении ведомственной программы цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2023 - 2025 годы";
5) Приказ Федерального архивного агентства от 11.01.2023 N 2 "О внесении изменения в Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 27 июня 2022 г. N 72".
Таким образом, проанализировав нормативные документы, регламентирующие организацию работы по документационному обеспечению управления Общества и в связи с последними изменениями ряда нормативно-правовых актов в области работы ДОУ и архивном деле, было бы целесообразно предложить актуализировать список локальных нормативных актов, регламентирующих организацию работы ДОУ в АО "Центральная ППК", а также осуществить корректировку номенклатуры дел АО "Центральная ППК".
Подводя итог, нужно отметить, что совершенствованию документационного обеспечения управления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделять большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом.
Е.В. Колосова
Е.В. Карпычева
К. и. н.,
доцент
Институт международных
транспортных коммуникаций
Российского университета транспорта
(ИМТК РУТ МИИТ)
Подписано в печать
30.10.2024
