Документооборот — это регламентированный процесс движения документов внутри организации и за ее пределами.
Документооборот охватывает весь жизненный цикл документа: от создания или получения до списания в архив или уничтожения. Основная цель документооборота заключается в обеспечении оперативного, точного и безопасного движения информации для поддержки бизнес—процессов, повышения эффективности и управляемости компании.Документооборот может быть:
- внутренним — обращение документов внутри организации (приказы, служебные записки, протоколы),
- внешним — обмен документацией с внешними контрагентами — партнерами, клиентами, госорганами (договоры, счета, акты, официальные письма).
По форме представления документооброт может быть:
- бумажным — традиционный обмен документами на физических (бумажных) носителях
- электронным (ЭДО — автоматизированный оборот электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Для автоматизации процессов документооборота используются специализированные системы — СЭД (Системы Электронного Документооборота). Они позволяют создавать, редактировать и хранить документы в цифровом виде, организовывать маршрутизацию и согласование, обеспечивать контроль исполнения поручений и вести архив документов с функциями быстрого поиска.
