Документация — это систематизированный набор документов, содержащих информацию, необходимую для управления, эксплуатации и поддержки различных процессов, продуктов и систем.
Документация может существовать в бумажном или электронном виде и предназначена для широкого круга пользователей: сотрудников, клиентов, партнёров и регуляторных органов.
Основные цели документации: обеспечение точного и безошибочного выполнения задач, систематизация знаний и облегчение доступа к критически важной информации.
Виды документации: техническая (пользовательские инструкции, технические спецификации, руководства по монтажу и обслуживанию), пользовательская документация (ориентирована на конечного потребителя, содержит руководства по настройке, использованию и устранению типовых неисправностей и тд.), административная документация (должностные инструкции, регламенты, корпоративные политики и тд.), правовая документация (договоры, соглашения, юридические заключения и тд.)
В организациях работа с документацией регламентируется локальными нормативными актами — положениями и инструкциями, которые определяют порядок создания, обращения и хранения документов на всех этапах их жизненного цикла. Например, в положении о документообороте фиксируются:
Деятельность в области документации регулируется государственными стандартами и нормативными правовыми актами, среди которых: ГОСТ Р 7.0.97—2016 (устанавливает требования к оформлению организационно—распорядительных документов), ГОСТ Р ИСО 15489—1—2019 (определяет принципы и основные требования к системе управления документацией).
