Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом

Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов. Вместе с тем он должен быть правильно составлен и подписан, чтобы быть пригодным для всех целей, в которых его можно использовать.

В частности, чтобы акт свидетельствовал о признании долга, он должен содержать размер долга на конкретную дату, данные сторон и другие сведения, которые позволяют достоверно установить, к каким именно обязательствам он относится.

Подписать акт может генеральный директор организации или лицо, у которого есть соответствующая доверенность.

1. В какой форме составить акт сверки взаимных расчетов

Составить акт сверки вы, как правило, можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Но если вы утвердили форму акта как приложение к договору, нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).

Рекомендуем разработать собственную форму акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить ее в виде приложения к учетной политике вашей организации.

Обычно акт сверки оформляется в виде таблицы, содержащей данные двух сторон договора. На практике бухгалтерия использует те формы акта сверки, которые заведены в бухгалтерских программах. Программист организации может доработать эти формы под ваши нужды.

2. Что включить в акт сверки взаиморасчетов

Вы не обязаны включать в акт сверки реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Это связано с тем, что акт сверки не является первичным учетным документом ( Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 N Ф03-3725/2017). Вместе с тем, если из вашего акта сверки не будет понятно, к каким именно расчетам он относится, суд может не принять его в качестве относимого доказательства ( Определение ВС РФ от 02.02.2016 N 308-ЭС15-18441).

Рекомендуем включить в акт сверки:

• наименование документа;

• дату его составления;

• период сверки;

• номер и дату договора, по которому идет сверка;

• наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН;

• информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;

• информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных средств между контрагентами;

• валюту платежа, если вы имеете дело с иностранным контрагентом;

• ссылки на первичные документы;

• информацию об исходящем сальдо;

• информацию о наличии, размере и основаниях задолженности, если она есть;

• должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;

• номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности. Копию этой доверенности вы можете передать вместе с актом.

Печать на акте сверки ставить необязательно. Однако при ее наличии рекомендуем сделать это. Использование печати принято в деловой практике и считается дополнительным подтверждением того, что документ подписан уполномоченным лицом и экземпляр подлинный.

Образец акта сверки взаимных расчетов

3. Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов

Подписывать акт сверки от имени организации без доверенности вправе ее руководитель - генеральный директор, президент и т.д. ( п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2 ст. 69 Закона об АО, п. 3 ст. 40 Закона об ООО).

Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписать документ от имени организации, только если у него есть на это полномочия по доверенности. В противном случае такой акт не будет создавать права и обязанности для юрлица ( п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ). В связи с этим рекомендуем не принимать от контрагента акт сверки, подписанный его главным бухгалтером, если он одновременно не передаст вам доверенность или ее заверенную копию.

Вместе с тем, если на таком акте стоит печать контрагента, вы можете попытаться использовать его в суде. В случае спора суд исследует конкретные обстоятельства дела и может признать надлежащей подпись главного бухгалтера на акте сверки. Например, посчитать, что полномочия главного бухгалтера явствовали из обстановки, в которой он действовал, когда заверял акт сверки, скреплял свою подпись печатью организации (Определение ВС РФ от 30.11.2016 N 304-ЭС16-15613).

3.1. Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки

Закон не предписывает порядок действий на такой случай, в частности, не предусматривает ни обязанности контрагента его подписать, ни возможности понудить его к этому. Однако такие действия и меры могут быть предусмотрены вашим договором, как и, например, обязанность контрагента представить мотивированные возражения на акт, санкции за уклонение от подписания и т.п. В таком случае следуйте оговоренным в договоре процедурам.

Если договором ситуация не урегулирована, можно действовать различными принятыми в деловом обороте способами в зависимости от конкретной ситуации и ваших целей.

Например, если контрагент не согласен с актом сверки в вашей редакции и представляет подтверждающие его расчет документы, можно предложить ему подписать акт с протоколом разногласий. Так вы сохраните возможность сделать взаимную сверку и подписать акт в неоспариваемой части. Оставшиеся разногласия можно затем решить в претензионном или судебном порядке.

Обратите внимание, чтобы взыскать с контрагента задолженность, вам необходимы подтверждающие ее документы, акт сверки не является необходимым. Он не является первичным учетным документом и сам по себе не подтверждает обязанности должника уплатить вам спорную сумму. Такая позиция встречается в судебной практике (Постановления Арбитражного суда Уральского округа от 23.11.2020 N Ф09-6794/20, Дальневосточного округа от 30.10.2017 N Ф03-3725/2017).

См. также: В каких целях можно использовать акт сверки взаимных расчетов

Документ предоставлен КонсультантПлюс