Ответ:
С учетом положений законодательства РФ, самостоятельно работодатель может удержать не более 20 % причитающихся выплат. Однако, полагаем, если удерживаемой суммы недостаточно, работник может написать заявление об удержании всей суммы долга.Правовое обоснование:
Излишне выплаченные отпускные при соблюдении определенных условий можно удержать с выплат, причитающихся работнику. Для удержания заявление от работника или его согласие не требуются.
Возможность удержать излишне выплаченные отпускные зависит от двух обстоятельств:
1) от причины увольнения.
При увольнении по большинству оснований сумму отпускных, приходящуюся на неотработанные дни отпуска, удержать можно (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Но есть такие основания для прекращения трудового договора, при увольнении по которым удержания за неотработанные дни отпуска запрещены (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Их немного, и большая их часть - это основания, когда трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, но есть и другие;
2) от величины удержания.
Сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 N 59-КГ17-19). Обратите внимание: есть такие выплаты, из которых удерживать отпускные нельзя (ч. 4 ст. 138 ТК РФ). Например, к ним относятся: возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. "а", "б" п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона об исполнительном производстве).
Размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). И если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.
Но при наличии в отношении работника исполнительных документов удержать с него излишне выплаченные отпускные скорее всего не удастся, даже если отпускные не превышают 20%-ное ограничение и нет других сумм, удерживаемых с работника по решению работодателя.
Дело в том, что удержания по исполнительным документам имеют приоритет перед удержаниями по решению работодателя: сначала нужно в полном объеме погасить требования по исполнительному документу, и только потом можно будет удерживать отпускные (ч. 2 ст. 99 Федерального закона об исполнительном производстве). Увеличенные лимиты удержаний в 50% и 70% действуют только в отношении удержаний по исполнительным документам (ч. 2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Закона об исполнительном производстве). Если сумма удержания по исполнительному листу меньше установленного для него лимита, оставшуюся часть лимита нельзя использовать для удержания отпускных. Нельзя также суммировать любые установленные лимиты (20%, 50%, 70%) в целях удержаний по разным основаниям. Такие выводы следуют из Письма Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1.
|
Примеры определения размера удержания отпускных за неотработанное время при увольнении работника Работник увольняется в декабре 2021 г. На дату увольнения сумма излишне выплаченных работнику отпускных составила 3 052 руб. Заработная плата работника за декабрь 2021 г. - 18 571,43 руб. Исполнительных документов в отношении работника в организацию не поступало. Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются. В данной ситуации расчет суммы отпускных, которую можно удержать из заработной платы работника, следующий: · сумма НДФЛ, подлежащего удержанию из заработной платы работника, равна 2 414 руб. (18 571,43 руб. x 13%); · сумма заработной платы после удержания НДФЛ - 16 157,43 руб. (18 571,43 руб. - 2 414 руб.); · максимальная сумма удержания равна 3 231,49 руб. (16 157,43 руб. x 20%); · удерживаемая сумма отпускных составляет 3 052 руб. |
Если при увольнении у вас не получается удержать сумму излишне выплаченных отпускных, можно предложить работнику добровольно погасить задолженность. Взыскать с него эту сумму в судебном порядке нельзя. Учтите, что возможность удержания данной задолженности является вашим правом, но не обязанностью (Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 г., Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3, Письмо Минтруда России от 30.03.2021 N 14-3/ООГ-2784).
Если удержать сумму излишне выплаченных отпускных при увольнении возможно, обычно оформляют приказ.
Приказ об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении составьте в произвольной форме (нормативной нет). Он не обязателен по закону, но будет полезен, в частности, чтобы зафиксировать причины и размер удержания из зарплаты работника. В нем укажите, в частности:
-
Ф.И.О. работника, из заработной платы которого производите удержание;
-
период отпуска, за неотработанные дни которого производите удержание;
-
количество дней отпуска, за которые удерживаете излишне выплаченные отпускные;
-
сумму удержания.
С приказом рекомендуем ознакомить под подпись тех, кого он касается.
Вопрос: Сотрудник отгулял отпуск авансом, а сейчас увольняется. Зарплаты недостаточно, чтобы удержать неотработанные отпускные. Мы простим эту сумму, но нужно ли в день увольнения признавать доход работника в виде неотработанных отпускных и исправлять расчет 6-НДФЛ? Нужно ли исключать часть отпускных из расходов?
Ответ: Отражать дополнительный доход не нужно. Работодатель вправе вычесть из зарплаты отпускные за неотработанные дни, если сотрудник увольняется (ст. 137 ТК РФ). Но если деньги удержать не удалось, дополнительного дохода у сотрудника не возникает. Исправлять отчетность не потребуется. В справке 2-НДФЛ покажите доход работника на дату выплаты отпускных с кодом 2012. Что касается расходов, по мнению налоговиков, траты на отпускные за неотработанные дни необоснованные. Если зарплаты сотрудника не хватило для удержания, у компании нет возможности взыскать неотработанные отпускные даже через суд. Такого основания для взыскания нет в ст. 137 ТК РФ. А значит, можно не исключать расходы на лишние отпускные. Если вы не хотите споров, восстановите расходы. Исправлять отчетность за прошлый период не нужно, ведь ошибки вы не допускали. Отразите внереализационные доходы в квартале, когда сотрудник уволился. Неудержанные отпускные можно признать дебиторской задолженностью, а затем списать в периоде, когда она станет безнадежной.
Если у вас не получается удержать переплаченные отпускные, например, когда недостаточно суммы выплат при увольнении, можете предложить работнику возместить их добровольно. Если он согласен, рекомендуем, попросить его написать заявление об этом. Как оно должно быть оформлено, расскажем далее.
Как должно быть оформлено заявление работника о согласии на удержание за неотработанные дни отпуска
Работник пишет заявление в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Такое заявление не обязательно, но желательно, чтобы работник его оформил. Оно будет подтверждать, например, что он знал об удержании и согласен с ним. Рекомендуем, чтобы работник указал в заявлении, в частности:
-
свои Ф.И.О. и должность;
-
основание удержания - в связи с увольнением до окончания того рабочего года, в счет которого уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ);
-
количество неотработанных дней отпуска и размер отпускных, которые необходимо удержать;
-
основание увольнения - убедитесь, что оно не относится к тем, при которых производить удержание нельзя;
-
дату и подпись.
Размер удержаний в таком случае не может превышать 20% полагающейся вам суммы. Однако при наличии письменного согласия работника на произведение удержаний размер таких удержаний нормами действующего законодательства не ограничен.
Обратите внимание! У работника можно удержать только 20% от заработной платы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Поэтому на остаток суммы надо попросить у него заявление об удержании. Тогда из зарплаты можно вычесть всю сумму (Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Ведь в данном случае речь идет не об удержании, а о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой.
Статья: Задолженность за неотработанный отпуск (Орлова Е.) ("Налоговый вестник", 2015, N 8) {КонсультантПлюс}
