Ответ:
Полагаем, если первичные учетные документы вы и ваш контрагент подписываете квалифицированной электронной подписью, то соглашение об электронном документообороте не обязательно. Такие документы в силу Закона об электронной подписи считаются равнозначными документам, подписанным собственноручно (кроме случаев, когда документ можно составить только на бумаге).
Если же первичные документы подписываете простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то нужно оформить соглашение.Правовое обоснование:
Письменное соглашение при использовании квалифицированной электронной подписи на первичных документах не обязательно.
Электронные документы, подписанные КЭП, в силу Закона об электронной подписи равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Их можно применять в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (кроме случаев, когда законом или принятым в соответствии с ним НПА предусмотрено обязательное составление бумажного документа) (ч. 1 ст. 6 данного Закона).
Поэтому дополнительно придавать юридическую силу электронным документам с КЭП с помощью соглашения не нужно.
Это справедливо и для первичных учетных документов, подписанных КЭП. Их можно использовать для подтверждения доходов и расходов при налогообложении, в том числе в целях налога прибыль, УСН, ЕСХН. Это следует из ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи, п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252, ст. 313, п. п. 1, 3 ст. 346.5, п. 1 ст. 346.15, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина России от 13.02.2020 N 03-03-07/9888).
Однако мы рекомендуем иметь соглашение с контрагентом, особенно если вы хотите использовать электронный документооборот (ЭДО) с ним постоянно и без участия оператора ЭДО.
В соглашении можно урегулировать технические вопросы обмена документами, назначить ответственных лиц с каждой стороны, определить порядок работы при возникновении внештатных ситуаций и др. Это позволит избежать возможных споров с контрагентом.
Письменное соглашение при использовании простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи на первичных документах обязательно.
Первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но для того, чтобы придать им юридическую силу и использовать в том числе для целей налогообложения, нужно соответствующее соглашение с контрагентом. Это следует из ч. 1 ст. 5, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи, ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Писем Минфина России от 22.01.2021 N 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 N 03-03-07/32128, ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904.
Если у вас с контрагентом не будет соглашения о признании документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной ЭП, равнозначным документам, подписанным собственноручно, инспекторы могут посчитать такие документы недействительными.
Соответственно расходы, которые подтверждены такими документами, исключат из расчета налоговой базы. Это может привести к доначислению налогов и пеней, а также привлечению к ответственности.
Если используете усиленную неквалифицированную ЭП, то соглашение должно предусматривать порядок проверки этой подписи. А если решили пользоваться простой ЭП, то соглашение должно соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи. Это следует из ч. 2 ст. 6 данного Закона, Письма ФНС России от 21.06.2021 N ЕА-3-26/4451@.
