Ответ:
При отсутствии первичных документов расходы в целях налогообложения прибыли не учитываются. Однако расходы могут быть подтверждены надлежащим образом заверенными копиями первичных документов.Правовое обоснование:
Пунктом 1 статьи 252 Кодекса предусмотрено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с подпунктами 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно пункту 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом "подпись" указываются: слово "Верно"; должность лица, заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения копии.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год"), и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Таким образом, расходы, указанные в пункте 1 статьи 346.16 Кодекса, должны быть документально подтверждены. В целях документального подтверждения данных расходов могут выступать копии документов, заверенные согласно указанному порядку.
Согласно позиции Минфина России копии документов для подтверждения расходов в целях налога на прибыль должны быть заверены в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (Письма от 25.10.2019 N 03-03-06/1/82236, от 22.04.2019 N 03-11-11/28986).
При этом факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).
Согласно более поздней позиции Минфина России и ФНС России правомерно использование в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом N 402-ФЗ (Письма Минфина России от 20.11.2020 N 03-03-06/3/101451, ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476).
Отметим, что в арбитражной практике такая позиция подтверждается.
Так, например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 по делу N А41-39387/14, признавая недействительным решение налогового органа в части доначисления налога на прибыль организаций, соответствующих пеней и штрафа, судьи отклонили доводы налогового органа относительно недоказанности заявленных расходов по налогу на прибыль, указав, что законодательство о бухгалтерском учете не содержит запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии. При этом суд отметил, что полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем признал заявленные спорные расходы подтвержденными. При этом судом учтено, что в дальнейшем налогоплательщиком в инспекцию представлены на бумажных носителях ранее полученные по факсу все первичные учетные документы с контрагентами.
Обратите внимание! Отсутствие первичных документов может повлечь привлечение налогоплательщика к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ. Должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Также организации могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ).
Таким образом, расходы в целях налога на прибыль могут быть подтверждены надлежащим образом заверенными копиями первичных документов. При отсутствии первичных документов налоговый орган может доначислить налог на прибыль, начислить пени и привлечь организацию к ответственности по ст. 120 НК РФ.
{Вопрос: Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле? (Консультация эксперта, 2021) {Консультант Плюс}}
