Ответ:
По нашему мнению, организации надо оформлять путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц. В этих случаях организация путевыми листами также подтвердит расходы на ГСМ. В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить путевыми листами или иными документами, предусмотрев это в учетной политике.
Правовое обоснование:
При перевозке пассажиров и багажа, грузов на автомобильном транспорте, в том числе для собственных нужд, оформление путевых листов обязательно (ч. 1, 2 ст. 1, пп. 13 ч. 1 ст. 2, ч. 1, 3 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, пп. 2 п. 7 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора, в случае когда он перевозит в служебных целях на личном или служебном автомобиле грузы и (или) других лиц (кроме себя).
Таким образом, чтобы избежать возможных споров с контролирующими органами, если директор управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц), то в целях подтверждения расходов на ГСМ стоит оформлять путевой лист.
В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@):
-
путевыми листами;
-
иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км. При составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Выбранный порядок подтверждения нужно закрепить в учетной политике.
{Вопрос: Нужно ли оформлять путевой лист директору? (Консультация эксперта, 2025) {КонсультантПлюс}}
